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河北工业大学档案实体分类法

序言---------------------------------------------------------

第一章 档案实体分类

  • 档案类目的划分与标识---------------------------------------
  • 档号的编制-------------------------------------------------
  • 档案的实体排架-------------------------------------------

第二章 实施细则

  • 党群行政类档案管理实施细则---------------------------------
  • 教学类档案管理实施细则-------------------------------------
  • 学生类档案管理实施细则------------------------------------
  • 科研类档案管理实施细则------------------------------------
  • 产品类档案管理实施细则------------------------------------
  • 基建类档案管理实施细则------------------------------------
  • 仪器设备类档案管理实施细则-------------------------------
  • 出版类档案管理实施细则-----------------------------------
  • 外事类档案管理实施细则----------------------------------
  • 财会类档案管理实施细则-----------------------------------
  • “211工程”类档案管理实施细则------------------------------
  • 声像类档案管理实施细则------------------------------

十三、  电子类档案管理实施细则---------------------------------

第三章 业务规范

  • 立卷归档要求------------------------------
  • 立卷归档分工----------------------------------------------
  • 案卷的质量要求--------------------------------------------
  • 归档时间和手续--------------------------------------------

第四章  各业务部门具体归档范围

  • 学校办公室归档范围------------------------------------------

二、    组织部、党校归档范围-------------------------------------------

三、    宣传部归档范围-----------------------------------------

四、    纪检监察处、审计处归档范围-------------------------------

五、  统战部归档范围--------------------------------------------

六、  工会归档范围--------------------------------------------

七、  校团委归档范围--------------------------------------------

八、  国际交流与合作处归档范围----------------------------------

九、  人事处归档范围----------------------------------------------

十、  财务处归档范围-------------------------------------------

十一、教务处归档范围------------------------------------------

十二、科研处归档范围-----------------------------------------

十三、国有资产管理处归档范围------------------------------

十四、学生处归档范围----------------------------------

十五、211工程办公室归档范围-------------------------

十六、校园规划处归档范围---------------------------------

十七、现代教学中心归档范围-------------------------------

十八、图书馆归档范围------------------------------------

十九、老干部处归档范围---------------------------------

二十、保卫处归档范围-------------------------------------

二十一、各学院、中心、廊坊分校归档范围---------------------

二十二、城市学院归档范围---------------------------------

二十三、继续教育学院归档范围-----------------------------

二十四、体育部归档范围-----------------------------

二十五、研究生学院归档范围-------------------------------

二十六、后勤管理处归档范围----------------------------

二十七、校办产业管理办公室归档范围----------------------------

第五章 制度建设

一、    分管领导及专兼职档案人员岗位责任制---------------------

二、    档案系统整理制度------------------------------------------

三、    档案鉴定销毁制度-------------------------------------------

四、    档案统计制度--------------------------------------------

五、    档案保管和库房管理制度----------------------------------

六、    档案接收制度-----------------------------------------------

七、    档案修改补充制度-------------------------------------------

八、    档案借阅制度--------------------------------------------

九、    档案保密及密级划分制度----------------------------

十、    计算机使用管理制度---------------------------------

第六章  附则

   

序  言

为使我校档案工作适应学校日益发展的需要,实现学校档案实体分类、编号排架、检索的标准化和规范化,加强我校档案工作的科学管理,促进整体化业务建设,有效保护和利用档案,更好的为学校各项工作服务,根据中华人民共和国教育部、国家档案局令第27号关于《高等学校档案管理办法》(2008年9月1日施行)、国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》(1994年10月施行)、《中华人民共和国档案法》及其实施办法、有关专门档案管理办法、管理条例等,结合我校实际情况,特制定本管理制度汇编。

 

第一章     档案实体分类

一、档案类目的划分与标识

1、一级类目的划分与标识

一级类目是学校档案实体分类的最高层位。根据我校档案产生的领域范围,结合我校档案记述的内容、性质,确定为十三个一级类目,其名称、标识符号和主要内容如下:

(1)DQ 党群

主要包括学校党群各部门在日常工作中形成的文件材料。

(2)XZ 行政

主要包括学校行政职能部门(教务处、科研处、规划处、国资处、国际交流与合作处、财务处等部门除外)工作中形成的文件材料。

(3)JX 教学

主要包括学校在教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料。

(4)XS学生

主要包括学生在校期间形成的登记表、学籍表、奖惩材料、加入党团组织材料等。

 

(5)KY 科学研究

主要包括学校在科学研究管理和科学研究实践活动过程中形成的文件材料。

(6)CP 产品生产和科技开发

主要包括学校在产品生产、科技开发、管理及活动中形成的文件材料。

(7)JJ 基本建设

主要包括学校在校园规划、基本建设管理和基建项目建设中形成的文件材料。

(8)SB 仪器设备

主要包括学校在仪器设备管理和各项仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

(9)CB 出版

主要包括学校在出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

(10)WS 外事

主要包括学校在外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。

(11)CK 财会

主要包括学校在财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

(12)SX 声像

主要包括反映学校各项活动和历史发展的具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体(照片、录音带、幻灯片、影视胶片、缩微胶片、光盘、磁盘等)及其相配套的文字材料。

(13)JY机要

主要包括学校各个部门在公文处理、会议记录、工作过程中形成的有密级的文件材料,或意义重大、影响深远的重要事件、论文、论著,或未完成、已完成的科研项目、科研成果、重要课题等.

2、二级类目的设置和标识

二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容、性质等进行设置。

二级类目的标识,采用“双位制”。如:“综合”为“11”,其余二级类目一次累计为12、13……99,但10、20……等带有“0”的数字不用。

3、三级类目的扩展与标识

在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上,由学校根据需要和可能自行决定是否扩展三级类目,其标识方法与二级类目相同。

二、档号的编制

1、档号:档号是存取档案的代号,是排架的依据,必须反映学校档案的分类体系和物理位置。

2、档号编制的原则:必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求,即同一档案部门内的档案不得重号;方便插卷,使其有充分扩展的余地;不能随意变动;能适应计算机管理的需要,发挥排架、检索的双向功能。

3、档号结构、模式和标识:

(1)档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

年度号由四位阿拉伯数字组成。

分类号是档号的主体,一般由一、二级类目代号组成,也可仅由一级类目组成。少数扩展到三级类目的,还应把三级类目代号包括进去。比如:“党委会议记录”的分类号,由一级类目组成的为“DQ”;由二级类目组成的为“DQ11”;由三级类目组成的为“DQ11XX”。

案卷号同样有特定的含义,它是按所选择的分类号最下位顺序编码。由于案卷数量不同,案卷号可不限级数。

(2)档号的模式。档号的模式规定为:年度号+分类号+案卷号。

(3)档号的标识。采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间,用连接符号“—”连结。例如:1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案,可标为:1990—JX13—23。

三、档案的实体排架

从维护档案的整体性和方便查找考虑,可不考虑保管期限(即可不按过去永久、长期两个保管期限分别排架的方法)。但编定档号前,在不影响案卷之间有机联系的前提下。将永久的排在前面,长期的排在最后。在按档号排架时,按年代---- 一级类目纵向排列。例如:1996—DQ11、1996—DQ12、1996—DQ13……17的永久卷按二级类目的先后顺序排列,其次是1996—DQ11、1996—DQ12、1996—DQ13……17的长期卷,仍按二级类目的先后顺序排列。党群类排完排行政类,方法与党群类相同,即党群、行政类统一按先党群后行政,按一级类目----年代纵向排架。其他各类均分别按一级类目----年代纵向排架。如同一年的教学类首先排永久卷,其次排长期卷。永久、长期每个保管期内的案卷顺序按二级类目代号的先后顺序排列。

第二章 实施细则

一、党群行政类档案管理实施细则

第一条 学校各党政职能单位在党政管理活动中形成的各种载体的具有保存利用价值的文件材料,要立卷归档,集中保存,以备考查和利用。

第二条 档案是历史的真实记录,是党和国家的宝贵财富,任何单位和个人不得私自保存,应立卷归档,按规定移交综合档案室集中管理,更不能随工作调动擅自带走或销毁。

第三条 各文书处理部门都应建立健全文件材料立卷归档制度,明确主管领导,配备兼职档案人员,及时收集整理,按时立卷归档。

第四条 综合档案室负责督促、指导、检查、帮助立档单位立卷归档,负责接收、整理、分类、鉴定、保管、提供利用档案和档案的统计及销毁工作。

第五条 归档范围

主要包括党委系统、行政系统、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录;各党政部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。具体如下:

1、上级机关颁发的各种指示、规定、办法、通知、批示和重要的文件、函件等;

2、各种决议、决定、规定、办法、布告、公告、通知等;

3、本部门工作规划、计划、总结、简报等;

4、会议记录、纪要、各种会议文件等;

5、向上级机关的请示、报告及批复等;

6、学校历史沿革、大事记、机构变迁、更改名称、启用印章等文件材料;

7、重要的人民来信来访及其处理结果等;

8、重要的来往信件、函件,重要的电话记录等;

9、收发文登记簿等;

10、各类人员编制、人员名册、各项统计报表等;

11、干部任免、奖惩程序等;

12、教职工录用、转正、定级、离职、退职、离退休、工伤、抚恤材料等;

13、教职工工资、福利待遇等;

14、重要活动的照片、题词、实物、纪念品等;

15、其他有查考利用价值的文件材料;

16、不归档的文件材料:

(1)上级机关普发的供参阅、不要求办理的文件材料;

(2)上级机关征求意见未定稿的文件材料;

(3)无考查利用价值的事务性、临时性文件材料;

(4)重份文件材料;

(5)未经学校领导审阅签发的未生效的文件、草稿、一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件除外),文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外)等;

(6)校内各部门互相抄送的,不需要履行的文件;

(7)无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问、一般性问题、提出一般性建议或意见的来往信件;

(8)以参考为目的从各方面收集的文件材料;

(9)本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料;

(10)同级机关和非隶属机关的文件材料,包括参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料;非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料;

(11)下级机关的文件材料,包括下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料;越级抄送的一般性的、不需要办理的文件材料;下级机关抄报备案的一般性文件材料。

第六条 归档要求

归档的文件材料,应该遵循其自然形成规律,保持文件之间的有机联系,分类立卷,使其既能正确反映本单位主要工作职能,又便于查找、利用和鉴定。

第七条 案卷质量要求

1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变色的文件应予以复制,应去掉文件上的金属物。

2、案卷分类清楚,卷内文件排列有序,一般应按照卷内文件材料的重要程度或时间顺序排列。应批复在前,请示在后;正本在前,附件在后;转发件在前,被转发件在后。

3、卷内文件有字迹和图表的画面应一面编写一个页号,空白面不编号,页号位置在每页文件材料正面的右上角、背面的左上角。

4、填写卷内文件目录(卷内文件目录装订在案卷文件之前),主要包括:

(1)序号:卷内文件件号;

(2)文件编号:文件的发文字号,没有文号不填写;

(3)责任者:制发文件的组织和个人,即文件的发文机关或署名者;

(4)题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[]”号;

(5)日期:文件形成的时间,以8位阿拉伯数字标注年、月、日;

(6)页号:卷内文件每页顺序号,同一卷内不能出现相同的页号;

(7)备注:注释文件应说明的情况。

5、填写备考表(备考表置于案卷中文件之后),主要包括:

(1)本卷情况说明:填写本卷文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

(2)立卷人:负责整理归档文件的人员姓名;

(3)检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名;

(4)立卷时间:归档文件整理完毕的日期。

二、教学类档案管理实施细则

第一条 教学档案的收集、整理、立卷、归档工作是教学管理的重要环节。学校教学档案实行预立卷制度,即实行由教务处、研究生学院、继续教育学院、学生处及各学院(系、部)、中心等教学管理部门立卷的制度。要求将档案工作纳入本单位发展规划、纳入工作计划、纳入工作人员考核范围;布置、检查、总结、验收教学工作及管理的同时,布置、检查、总结、验收教学档案工作。

第二条 各教学立档单位应明确有关人员分管教学档案工作(即兼职档案员),具体负责教学档案的收集、整理、立卷、归档、移交工作,并对工作范围内形成的档案材料的完整性负有重要责任。

第三条 归档范围

主要包括反映我校教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。具体范围如下:

1、 综合

(1)上级下达的有关教学工作的文件材料;

(2)教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示规定等;

(3)学校规划、实施计划、有关教学的规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结等;

(4)教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖材料等;

(5)统计报表;

(6)学生运动会材料等。

2、 学科与实验室建设

(1)上级有关学科、专业设置及建设、实验室设置及建设的文件材料等;

(2)学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料等;

(3)重点学科、专业、实验室建设材料等;

(4)学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料等;

(5)学科、专业、实验室建设统计报表等。

3、 招生

(1)上级有关招生工作的文件材料等;

(2)招生计划、规定、生源计划;

(3)新生录取材料;

(4)招生简章。

4、 学籍管理

(1)学生学籍卡片;

(2)学生成绩单;

(3)学生学籍变更材料(升级、留级、休学、复学、转学、退学);

5、 课堂教学与教学实践

(1)各专业教学计划、教学大纲;

(2)课程建设要求及安排、校历表、课表;

(3)社会调查、社会实践计划、总结及有关材料。

6、 学位

(1)上级有关学位工作的文件材料;

(2)学校学位评定条例、办法及计划、总结等;

(3)学位委员会会议记录、决议等;

(4)学位委员会授予各层次学位清册;

(5)本科生优秀学士学位论文;

(6)博士、硕士研究生论文及答辩材料。

7、 毕业生

(1)上级有关毕业生就业的文件材料;

(2)毕业生工作计划、简报、总结;

(3)毕业生供需统计、计划、合同;

(4)毕业生就业名册;

(5)毕业生注册名册。

8 教材

(1)自编、主编教材及著作等;

(2)各专业使用教材目录。

第四条 归档要求

1、移交目录手工书写一份,应用不褪色的黑色或蓝色钢笔,字迹要求工整清晰;

2、每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录。对材料原有题名不要随意更改和简化,若原有题名无实质内容或无题名的,要重新拟定并在前后加“[]”;

3、每一案卷不得超过200页;

4、 卷内材料情况说明,应填写在备注表内,若无说明,也应该将立卷人、检查人姓名、立卷检查时间填写上。检查人应是立卷单位负责人。

第五条 归档时间

一般在每学年结束后(即年底前),将上一学年形成的档案材料全部归档齐全。有特殊要求的档案材料可随时归档。

第六条 案卷质量要求

应按问题大致相同的规律组卷,其中批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

三、学生类档案管理实施细则

第一条  学生类档案是高校档案的重要组成部分,是每个学生在校期间成长的真实记录。

第二条  学生类档案从德、智、体、能等各个方面全面反映学生在校期间的表现与成长情况,同时,记载了学生家庭、社会关系及政治、经济等情况,对于学校管理学生、指导就业和用人单位选拔人才极具查考价值。

第三条  教务处、学生处、团委、各学院、高中毕业学校是学生类档案文件材料的形成单位,都要建立健全立卷归档制度,明确主管领导,配备兼职档案人员,及时收集、整理、立卷、归档并按时移交。

第四条  应建立严密的监督机制。学校应在校档案部门集中统一管理基础上,建立由学生处、各学院或系组成的管理监督机构,对接收进来的学生档案进行层层审核。如学生类档案中个人文字材料必须有本人签字。凡规定由有关部门审查盖章的材料, 相关部门必须加盖公章。材料装入档之前, 要认真核对,保证档案材料不错、不漏。

第五条 综合档案室负责监督、指导、检查、帮助立档单位立卷归档;负责接收、整理、分类、鉴定、保管、提供利用档案;负责档案统计、销毁工作。

第六条 归档范围

主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

第七条  归档要求

1、归档的文件材料应该遵循文件、材料的自然形成规律,保持文件、材料之间内在有机联系,便于查找与利用。

2、归档材料交接时, 交接双方经办人要履行签字手续,注明承办单位及时间。

3、接收档案必须填写移交清册,一式二份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间、交接双方要签名盖章,并同时移交电子载体(版本)。

四、科研类档案管理实施细则

第一条 科研档案是指本校在科学技术活动中直接形成的具有保存价值的科技文件材料(包括文字材料、电子材料、图纸、影片、录音带、录像带、标本等)。

第二条 档案是历史的真实记录,是党和国家的宝贵财富,必须集中统一管理,确保完整、准确、系统、安全、便于开发利用,科研处、各学院、各科研院(所)、重点实验室在教学、科研活动中形成的科技文件材料应立卷归档,按规定移交综合档案室集中管理,任何单位和个人不得擅自留存或销毁。

第三条 科研处、各学院、各科研院(所)、重点实验室等是科技文件材料的形成单位,都要建立健全立卷归档制度,明确主管领导,配备兼职档案人员,及时收集、整理、立卷、归档并按时移交。

第四条 综合档案室负责监督、指导、检查、帮助立档单位立卷归档;负责接收、整理、分类、鉴定、保管、提供利用档案;负责档案统计、销毁工作。

第五条 归档范围

1、科研综合管理、科研课题(科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用)等方面对学校和社会当前和长期具有参考价值和凭证作用的科技文件材料。

2、研究课题(项目)的依据性材料、试验过程中形成的数据、调查记录、原始性材料和成果性材料以及重要学术论文、报告、专著等有保存价值的科技文件材料。

第六条 科技文件材料由科研文件材料形成部门和课题组立卷、归档,应该遵循科技文件材料的自然形成规律,保持文件材料之间内在有机联系,便于查找与利用。

第七条 案卷质量要求

1、将每个研究课题的科研文件材料进行系统整理,视其材料多少,组成一题一卷或一题数卷。

2、内容不可分的科研文件材料按以下要求排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。

3、接受档案必须填写移交清册,一式二份,写明案卷标题,卷内文件页数,移交时间等,交接双方要签名盖章同时移交保存数据的电子载体(版本)。

4、课题组负责归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和划分密级。

四、产品类档案管理实施细则

第一条 产品档案系指我校自行设计、试制、生产、经营和销售过程中直接形成的,对学校和社会有保存价值的文字材料、图纸、图表、录像带、样品或样品照片等。

第二条 档案是历史的真实记录,是党和国家的宝贵财富,必须集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全、便于开发利用、校办产业各单位在生产活动中形成的有保存价值的文件、材料应立卷归档,按规定移交档案室集中保管,任何单位和个人不得擅自留存或销毁。

第三条 校办产业各单位是产品档案的形成单位,要建立健全立卷归档制度,明确主管领导,配备兼职档案员,及时收集、整理、立卷、按时归档。

第四条 档案室负责督促、指导、检查、帮助立档单位立卷归档;负责接收、整理、分类、鉴定、保管、提供利用档案;负责档案统计销毁工作。

第五条 归档范围

产品综合管理性文件,产品研制、产品生产试制与鉴定、产品生产、产品销售技术服务各阶段对学校和社会当前与长远具有参考和凭证作用的文件、材料等。

第六条 归档时间

管理性文件材料在次年六月底以前归档。产品研制、产品鉴定、产品生产类材料在产品正式投产后两个月内归档。

第七条 归档要求

1、归档的文件材料应该遵循文件、材料的自然形成规律,保持文件、材料之间内在有机联系,便于查找与利用。

2、产品在投产过程中形成的档案可暂不装订或部分装订,装盒后编号上架,以利于档案的续补,待整个产品停产后全部装订。

3、接受档案必须填写移交清册,一式二份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间、交接双方要签名盖章,并同时移交保存数据的电子载体(版本)。

4、校办产业管理部门负责归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和划分密级。

五、基建类档案管理实施细则

第一条 基建档案是基建工作的真实记录,是基建项目工程从提出、立项、审批、勘察设计、施工、生产准备到竣工投产(使用)的全部过程中形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的历史记录。它是学校基本建设工作的重要依据。必须充分发挥基建档案资料在工程建设、规划、勘测、设计、施工、管理、科研、抗灾、战备、改建、扩建和维修等工作中的作用,使基建档案完整、准确、安全保管并有效利用。

第二条 归档范围

包括建设文件、施工技术文件和竣工图三部分。完整、准确、系统地编制竣工图和整理出有关技术文件材料是各工程管理部门、建设单位、施工单位和设计单位的共同职责。基建档案工作要做到两个同步,即:档案工作一开始就与工程建设同步进行;竣工材料的积累、整编、审定工作与施工的进展同步进行。工程竣工验收时,要提交一整套合格的工程竣工档案资料,并作为竣工验收的必要条件之一。

第三条 归档时间

1、各项工程验收时,竣工档案不完整、不准确、不符合要求的,不予验收。竣工档案在工程验收合格后两个月内向档案室报送。

2、按项目的是工作阶段或子项目结束归档,停、缓建工程技术档案应在工程停、缓建后立即归档。

3、归档的竣工资料,一式二份(一份交城建档案管,一份学校档案室保存)。

第四条 归档要求

1、基建档案必须实行集中统一管理的原则,全校的基建档案由档案室集中统一管理。工程竣工档案,必须真实地反映工程竣工后的实际情况,具有永久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、系统,需签章的手续必须齐全。所归档的文件整理应为原始件,存复印件的需注明原始件的去向。今后编研、维修、改建、扩建、凭证利用,不论是否原件,均应具有法律效用。

2、基建部门要由一名主管领导分管基建档案工作,并配备一名兼职档案员负责基建文件的收集、整理、立卷、归档工作。

3、编制工程竣工档案,必须采用不易褪色的具有较长保管期限的黑色、蓝黑绘图、书写墨水,不得使用红色墨水、复写纸和一般圆珠笔等。竣工图要在新施工图纸上修改,必须图面整洁,反差明显,文字材料字迹要工整、清楚。凡是归档的照片(含底片)及声像档案,要求图像清晰,声音清楚,文字说明准确。

第五条 组卷要求

1、组卷原则

竣工档案要遵循工程竣工文件的自然形成规律,并保持案卷内基建文件、施工技术文件和竣工图之间的有机联系,符合其专业特点,便于管理和利用。

一般要求是:建设项目按单项工程组卷;单项工程按先文字、后图纸组卷;文字材料和图纸均按专业分类。

2、质量要求

组卷前要详细检查基建文件、施工技术文件和竣工图是否按要求收集齐全、完整,做到不丢项不漏项,图实相符。文字材料的抄写件要字迹工整;复印件要字迹清楚、牢固,能适应长期保存。编绘的竣工图应是新蓝图,图面整洁、线条字迹清楚,修改符合技术要求,图纸反差良好。竣工图主张加盖竣工图章。

3、卷内文件材料排列顺序要依据卷内的材料构成而定。一般顺序为:封面、目录、文件材料部分、备考表、封底。组成的案卷力求美观、整齐。

4、图纸折叠采用图面折向里方“手风琴风箱式”,标题、栏、竣工图章应露在外面,图纸折叠以后大小应以4#图基本幅面的尺寸(297*210毫米)为准。小于5#图纸的文件材料要用4#白纸衬托。

5、编写页号以独立卷为单位。有书写内容的页面均需编写页号。页号编写位置在文字材料的左下角,双面书写的文字材料页号编写为正面在右下角,背面在左下角。图纸折叠后无论何种形式,一律编写在右上角。

六、仪器设备档案管理实施细则

第一条 仪器设备档案是指作为学校固定资产管理的仪器、设备,在其购置、验收、调试、运行、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图样、声像、记录等不同载体的材料,以及随机文件材料。主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

第二条 仪器设备档案属于国家的重要技术储备,是学校仪器设备管理工作的组成部分和重要环节,任何个人不得据为己有,必须坚持集中统一管理的原则,确保档案完整、准确、系统、安全。

第三条  档案室负责督促、指导、检查、帮助立档单位立卷归档。立档单位配备兼职档案员,负责档案材料的接受、整理、分类、鉴定、管理和移交档案工作。

第四条 归档范围

1、设备申购报告、计划、论证报告及上级批复;设备订购合同和会谈纪要、记录;进口设备购置过程中有关技术、商务文件等;

2、设备开箱记录、装箱单、发票、质量证书、报关单、运费、保险单、结算单;设备安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单;验收报告及文字材料;索赔来往函件及结果文件;设备说明书、图纸及全套随机文件;设备使用、检修、故障、事故记录;事故调查分析及处理意见;设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料等。

第五条 归档要求

设备管理部门负责设备文件材料的立卷工作。设备开箱、调试过程中,随机文件和形成的文件以及运行记录,维修记录、事故报告由设备管理人员收集。归档的设备管理文件、仪器设备文件必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,必须与实物一致并有成套性,便于查找和利用。设备索赔过程中形成的文件材料,由负责索赔的工作人员收集。

七、出版类档案管理实施细则

第一条 学校在编辑出版报纸、刊物等出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料,均属出版档案。出版档案是国家科学文化和学校教学科研发展的历史纪录,是学校档案的重要组成部分。出版档案工作要纳入出版编辑单位的管理制度,纳入出版工作和规划,纳入各部(室)负责人和负责编辑、出版印刷人员的职责范围。出版、编辑部门在布置计划、检查、总结、验收工作时,要同时布置计划、检查、总结、验收出版档案工作。

第二条 有出版物的部门要有一位负责人分管出版物的档案工作,并确定适当的专、兼职档案人员,协同校档案部门认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

第三条 归档范围

归档的主要内容涉及综合管理、出版物的编审、出版等方面,重点是出版活动各个阶段形成的文件材料,尤其是出版物本身。包括学校自行编辑出版的学报、学术刊物、我校及有关部门正式批准的出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

第四条 归档要求

1、出版物档案以出版物名称立卷,一书(刊)组成一卷,期刊视情况几期一卷,注意分清年度,不可混年立卷。

2、跨年度的出版物档案,放在出版物的出版年度立卷。

3、出版物档案内的原稿、样书均须去除金属物,修补破损处。

4、页、件号的编制,凡有字的页均在非装订一侧右上角编写页码,样书只编件号。

5、出版物档案案卷标题以书籍著(译)者、书名为标题,刊物以刊名加刊期为标题。

八、外事类档案管理实施细则

第一条 学校与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的且具有保存价值的文字、图表以及声像载体材料等。

第二条 外事档案由档案室集中管理,确保完整、系统、准确和安全,以便于学校今后各项工作考查和开发利用。档案室负责督促、指导、检查、帮助立档单位归档。努力实现外事档案科学化管理,大力开发信息资源,为学校教学、科研、人才交流服务。

第三条 外事部门应明确主管领导,配备兼职档案人员,及时收集、整理、立卷,按时归档。

第四条 归档范围

1、上级关于外事工作的文件;

2、学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的不同载体的文件材料等。

3、本校人员在国外获得的证书、奖状、奖品等的复印、影印件等;

4、外国赠送学校的纪念礼品。

5、不用归档的文件材料:

(1)上级关于外事工作普法、不要求办理的文件;

(2)未生效的合同、协议书;

(3)无查考利用价值的一般性,临时性函件等。

第五条 归档要求

同党群类、行政类档案归档要求相同。

九、财会类档案管理实施细则

第一条 财会档案是指在财会管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的凭证、账簿、报表及财务管理等文件材料。

第二条 归档范围

1、财务管理文件材料。

2、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证等。

3、会计账簿类:总账、明细账、日记账等。

4、财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明等。

5、其他类:银行存款余额调节表,银行对账单等。

第三条 归档要求

1、财会档案应当有会计机构按照归档要求,负责整理归档,立卷,成册,编制财会档案保管清册。

2、按照会计年度时间进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

3、财会部门将各种记账凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷,每卷不超过200页,厚度不超过2cm为宜。

4、财会部门移交会计档案时间:当年财会档案,在会计年度终结后可能暂时由财会部门保管1-2年,期满后的次年6月前,由财会部门的档案人员,将应归档的财会档案编制移交目录一式二份,连同案卷集中向学校档案部门办理手续。

5、采用电子计算机所进行会计核算的单位,应保存打印出纸质档案。

6、综合档案室接受保管的档案,原则上应保持原有封装,特殊情况的应当与会计部门经办人员共同整理,分清责任。

十、“211工程”档案管理实施细则

第一条 “211工程”建设项目档案是指从建设项目的提出、立项、审批、建设到项目竣工验收的全过程中直接形成的、具有保存价值的各种文件材料,是“211工程”项目建设的真实记录和原始凭证,是检查、验收“211工程”建设项目的重要依据。
   第二条 “211工程”建设项目档案工作是“211工程”建设项目的重要组成部分,必须纳入项目建设计划、纳入管理制度、纳入有关人员的岗位责任。实行“211工程”项目建设与档案工作同步管理,即在布置、检查、验收、总结“211工程”建设项目时,同时布置、检查、验收、总结“211工程”建设项目档案工作。
    第三条 “211工程”建设项目领导小组,负责监督、检查、协调学校“211工程”建设项目开展及其档案工作;项目管理职能部门和子项目建设单位、子项目领导小组必须明确档案工作负责人,并确定适当的专(兼)职档案人员,做好档案材料的收集整理和归档工作。
    第四条 “211工程”建设项目档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
    第五条“211工程”建设项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作,由文件材料的经办部门和经办人员负责。
    第六条 我校“211工程”建设项目档案涉及的主要部门及责任:
    1、“211工程”办公室:负责学校“211工程”总体规划、申报立项、项目审定、实施管理以及项目检查、评估、总结、验收等工作中形成的文件材料的收集整理归档,并向档案室移交;监督指导各项目组按照“211工程”建设的有关规定,使形成的材料规范化,确保验收时档案文件材料齐全、完整。
    2、规划处:负责“211工程”项目建设基建类文件材料的收集整理归档,并向档案室移交。
    3、国资处:负责“211工程”项目建设仪器设备招标、购置、使用的有关管理和服务工作文件材料的收集整理归档,并向档案室移交(按照财务有关规定,需存财务处的原件由财务处保存归档)。

4、财务处:负责“211工程”项目建设专项资金的财务管理、使用情况文件材料的收集整理归档,并向档案室移交。

5、人事处:负责“211工程”建设项目师资队伍建设有关文件材料的收集整理归档,并向档案室移交。
    6、研究生学院:负责“211工程”建设“创新人才培养计划”有关文件材料的收集整理归档,并向档案室移交。
    7、科研处:负责“211工程”项目建设科研成果文件材料的收集整理归档,并向档案室移交。
    8、审计处:负责“211工程”项目建设中期和终了的审计及日常抽查工作文件材料的收集整理归档,并向档案室移交。
    9、子项目建设单位和子项目负责人:共同负责本项目建设文件材料的收集整理并及时归档。项目年度自查、中期自查、结题总结报告应及时向“211工程”办公室移交,由“211工程”办公室整理、组卷后向档案室移交;负责在项目建设中按要求及时向项目管理部门上报有关材料;安排专人负责项目建设中原始资料的收集整理保管;安排专人负责大型仪器设备资料的管理和认真做好设备使用、维修记录。
    10、档案室:负责学校“211工程”建设项目档案工作的管理、监督与指导;做好日常的业务咨询、指导工作和项目档案的检查、验收工作;负责接收“211工程”建设项目档案材料,并按国家规定进行科学管理。
    第七条 归档材料的质量要求
    1、文件材料必须准确反应项目建设的真实内容,手续完备,制作和书写材料利于长期保存。
    2、凡归档的本校形成的文件及与外单位签定的合同、协议书等文件材料,均需加盖公章。
    3、对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况必须及时进行核实,并按要求修改到相应的文件或图纸上。
    4、归档的文件材料必须是原件。
    第八条 组卷基本原则
    1、遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。
    2、仪器设备可按阶段、结构、部件等分别组卷。
    3、基建类档案按工程项目组卷。
    4、管理内容的文件材料按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列:正件在前,附件在后;正稿在前,原稿在后;批复在前,请示在后。
    5、为保证一个项目档案的完整性、系统性、科学性,在组卷时应标识“河北工业大学211工程建设项目××项目××(子项目名称)××(内容)材料”。
    6、各项目建设单位和项目管理部门,应通过年度自查自评、中期检查和项目结题总结,对项目档案进行检查,及时处理档案工作中的有关问题。

十一、声像类档案管理实施细则

第一条 声像档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的,对国家和社会有保存价值的,以感光材料为载体,以影像为主要反映方式,辅以文字叙述的历史纪录。声像档案是高校档案的一个重要的组成部分,它具有客观、形象和真是的特点,能生动、具体地再现学校教学、科研及各方面工作成果,真实记录学校各个时期发展的面貌。和其他文字、图纸、实物档案一样,声像档案具有现实的查证和利用价值,对历史研究具有重要的参考利用价值,是学校重要的档案资料和宝贵财富。

第二条 基本原则

1、凡反映我校教育活动和历史发展,具有保存价值的各种以音像、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文件材料均属声像档案。

2、声像档案的主体是声像载体材料。声像载体材料的记录反映形式以及制作方法、保管条件、利用方式均与纸质载体不同,必须遵循声像载体的特点和规律,进行特殊整理和管理。

3、声像档案必须实行集中的管理,确保其完整、准确、系统和安全,便于开发利用。声像档案形成数量大、利用效率高的部门,经批准可设置分室。分室可包括本部门形成的声像档案。分室在业务上接受档案室的指导,每年定期向档案室呈报书面情况报告及办理移交清单。

4、声像档案材料的形成、积累、归档是我校各部门的工作职责之一,学校各部门要根据声像档案载体的特点把声像档案工作纳入自己的管理制度中,实行“三纳入”、“四同步”的原则,与各项管理工作紧密结合,实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

5、要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变,并逐步采用计算机管理手段,大力开发声像档案信息资源,为提高我校的教学科研和管理工作水平服务。

第三条 归档范围

凡我校在党政管理、教学、科研、生产、外事活动中直接形成的,对国家、社会和学校有保存价值的声像材料均属归档范围。具体如下:

1、领导活动类

(1)上级领导来校视察,题词;

(2)本校领导接待外宾、出访、国际交流、参加重要会议等活动形成的声像材料等;

(3)知名人士来校参观、视察形成的声像材料等。

2、重大会议及重要活动类

(1)学校重大会议和活动形成的声像材料。如:校庆、党代会、教代会等的开、闭幕式、会议代表及领导讲话;

(2)学校组织的文艺、体育活动等形成的声像材料;

(3)学校的各类各项检查评估等形成的声像材料。

3、统战、宣传类

(1)各民主党派群众团体活动形成的声像材料;

(2)重要宣传活动形成的声像材料;

(3)记者来访形成的声像材料。

4、获奖类

(1)出席省、市的先进集体、个人等获奖的声像材料;

(2)在学校各项活动中被评为校级先进集体、个人获奖的声像材料;

(3)在教学活动中获地市级以上奖励形成的声像材料;

(4)在科研、科技开发、校办企业方面获奖的声像材料。

5、教学活动类

(1)国内外有影响的专家、教授、知名学者来校讲学形成的声像材料;

(2)本校知名教授、专家在教学活动中形成的声像材料;

(3)学校在各项教学活动中形成的声像材料;

(4)学生参加各种竞赛活动形成的声像材料;

(5)博士、硕士毕业生答辩形成的声像材料;

(6)学校各学院每年毕业的专科生、本科生、硕士生、博士生毕业生合影照片。

6、科研活动类

(1)重大科技成果、科技交流、获国家奖励的科研项目的声像材料;

(2)在本校举办的国际性、全国性和省级学术活动形成的声像材料;本校学术年会开、闭幕式,大会发言,著名学者报告等声像材料。

7、外事类

(1)外籍学者、著名人士来校参观、访问交流及讲学、联谊活动形成的声像材料;

(2)建立校际关系、签订协议等仪式形式的声像材料;

(3)本校举办的国际学术会议及本校专家学者参加国内外重大学术活动和授予的荣誉学位,荣誉称号的照片;

(4)学校领导出访,聘请外籍名誉教授,客座教授及其他重要外事活动的照片。

8、产品、仪器设备类

(1)本校研制、试制、生产的产品样品;

(2)产品使用情况的场面声像材料;

(3)价值10万元以上的重大仪器设备的样照和安装调试运行照。

9、校园建设

(1)学校场景及学校重要的石碑、牌匾、塑像照片;

(2)建校过程中的各项基建工程开工和竣工形成的声像材料。

10、其它

(1)学校发生的重大事故、突发事件及抢险救灾现场照片;

(2)学校领导、名人、教授在科研、出访、讲学、生活等活动中形成的照片;

(3)其它具有重大意义和保存价值的照片。

第四条 归档要求

1、归档的声像载体材料必须对学校和社会当前与长远利用具有参考价值和凭证作用。

2、归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3、归档的声像载体材料必须遵循其自然规律,保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系,注意其成套性特点。

4、归档的声像材料须是原版、原件,而且要求图像、声音清晰,附有文字说明(如:形成时间、地点、人物、内容、拍摄者等),并连同文字说明、底片一起归档。

第五条 声像档案材料移交、立卷归档单位及归档时间

1、党委宣传部、学校办公室、出版部门、学生处、团委、体育部以及其它声像材料形成部门,均为立卷单位,应将在各项活动中形成的声像材料的收集、归档工作纳入各部门的职责范围,明确专人负责。贯彻执行上级有关声像档案的指示精神,以维护声像档案的完整和安全。在业务上接受校档案室的指导。

2、院系毕业生合影(照片、底片、名单)于每年暑假前移交,各院系活动照片,可在重大活动结束后随时移交。

3、学校重大活动档案,应在活动结束后1个月内移交综合档案室归档。其它可随时归档,最迟需要在次年6月底以前向综合档案室移交。

4、声像项目负责人、编导和其他制作人员,要按分工认真作好制作记录,整个工作结束后,按归档要求向本单位专(兼)职档案员移送全套案本,任何单位和个人不得据为己有。

5、单位专(兼)职档案员对收集上来的声像载体材料,按规定程序进行系统整理后向档案室移交。

6、不符合保管要求的声像档案材料,应由声像档案形成部门重新整理后才能归档。

7、声像档案材料的移交,应按照时间顺序、活动内容逐项进行整理、编目,编制检索工具,保证声像材料形成的自然规律,确定保管期限,保证归档声像材料的完整。

十二、电子类档案管理实施细则

第一条 电子档案指我校师生员工在教学、科研、管理等活动中形成的具有参考和利用价值并作为档案保存的在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。

第二条 各部门在自动化办公过程中及其他活动中形成的电子文件应有部门领导分管,并指定专人负责电子文件的管理、鉴定和归档,将电子文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。

第三条 电子文件一经产生,必须严格要求妥善保管,确保其不散失、不损坏、不失真。其真实性、完整性、安全性和可识别性,移交前由形成部门负责,移交后由档案部门负责。

第四条 电子档案应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。各部门必须定期通过校园局域网向档案室归档。通过电子信箱移交,或以磁盘、光盘等方式归档。任何部门或个人不得拒绝归档,更不得将归档电子文件据为己有。

第五条 档案工作人员应忠于职守,具备计算机和网络应用知识,熟练掌握学校计算机网络系统的操作、复制等技术,组织编制归档电子文件的各种检索工具,并积极主动提供服务,充分发挥归档电子文件的各种检索工具。

第六条 归档范围

我校机关各部、处、室,各学院,研究所(室、中心),各直属单位在网络办公过程中或未通过网络,但在计算机上处理过的,记录和反映部门各项工作情况的各种电子文件经鉴定为档案的材料,应通过网络或使用磁盘、光盘、磁带等载体进行复制,进行归档保存。具体参照有关纸质文件的归档范围进行归档并规定保管期限。归档类型包括:

1、文字处理文件:指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等,收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。

(1)定稿电子文件:用计算机起草文件时形成的最后一稿文件,记录了文件形成的最后结果,明确了公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者;对特别重要的文件,其历次修改稿如果都有必要保存时,每一稿应以不同的标识区别。

(2)正式电子文件:将修改、签发完毕的定稿电子文件正式制作完毕,能行使其文件的职能,其标识应以正式文件文号注明,并注意收集齐全。

2、图像文件:用扫描仪等设备获得的静态图像文件,如果其压缩计算方法特殊,则应将相关软件一起归档。

3、图形文件:采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件,收集时应注意其对设备的依赖性问题,不可遗漏相关软件和各种数据。

4、录像文件:用视频、音频采集设备获得并经计算机处理的音频动态文件,收集时应注意其标识和相关软件。

第七条 归档方案

1、逻辑归档:指在计算机网络上,将电子文件的物理地址存放在由档案室控制的网络服务器存储器中,使该电子文件能供档案室和其他业务部门有效利用和处理的过程。

2、物理档案:指把计算机及其网络中,经过档案处理的电子文件,卸载到一定的载体上,向档案室移交,实行脱机保存的过程。

学校办公自动化及文档一体化管理系统运行后,并具有稳定、可靠的网络环境和严密的安全管理措施,以及对内容重要的电子文件实行制作纸质版本的部门,可实行逻辑归档。脱离校园网进行的电子文件,或在办公自动化及文档一体化管理软件不完善的情况下,应采取物理归档方式。

第八条 电子文件逻辑归档的基本要求

1、综合档案工作人员要会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限和范围。

2、正式电子文件一经产生,任何部门或个人不得随意修改、删除。

3、电子文件归档操作由各部门指定专人负责,办理完备的电子文件要按照要求进行分类、编号并确定保管期限,然后发送到档案室的归档电子信箱内。

4、在档案室设置归档服务器,并指定专人负责,负责在网络上接收各部门发送的归档电子文件,做好电子文件的鉴定和审查工作。

5、归档电子文件如有该电子文件产生及运行过程的元数据文件,则应将元数据文件一起归档保存。

6、校园网内部要有可靠的安全防范措施确保数据准确无误的运行。

7、档案工作人员在设备更新时应参与数据更换工作,并记录在案。

8、电子文件归档后,应建立检索目录,网络管理人员要及时清理网上的复制件。

第九条 电子文档物理归档的基本要求

1、用优质的光盘、磁盘、磁带等载体,并清除计算机病毒。本办法推荐采用的载体按优先顺序分别是:只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

2、按照本汇编对电子文件进行分类、组盘、编号、确定保管期限。

3、存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签,标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

4、将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表,认真填写相关内容,同时要有相关责任者签字,方为有效。

5、综合档案室要定期对已归档电子文件进行检查、复制,并采用先进技术手段进行安全保管。重要的电子文件必须拷贝至耐久性的载体上,至少一式2套,一套封存保管,一套供查阅使用。必要时,复制第三套,异地异库保管。对于加密电子文件,则应解密后再完成上述工作。

6、需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上,如果是自行开发的应用软件,也应将软件及相关数据存在同一载体上。

7、原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后,保留时间至少一年。

8、在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

第十条  电子文件的检测和鉴定

1、在进行电子文件归档检测工作时,应按其基本技术条件进行检测。其内容包括:硬件环境的有效性、软件环境有效性及其信息记录格式等。

2、电子文件的归档鉴定工作,参照国家关于文件的现行有关规定执行,鉴定结果在电子文件的机读目录上制作相应的标识,并由负责人签署意见。如果文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的有效性和完整性则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

第十一条 电子文件的整理

1、电子文件的整理,应按内容、保管期限、密级等因素相对集中。

2、电子文件应按《档案著录规则》著录,并制成机读目录。

3、归档电子文件文件应填写登记表。

第十二条   电子档案的保管

1、检验

1.1 档案保管部门应配备相应处理设备,以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验,合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法样本数部少于总数的20%,合格率应达到100%。

1.2 检验项目:

1.2.1载体有划痕,是否清洁;

1.2.2有无病毒;

1.2.3审核电子档案的完整性和有效性审核手续;

1.2.4何时登记表、软件、说明资料等是否齐全;

1.2.5 将检验结果填入电子档案入库登记表。检验有误的,应退回形成单位,重新制作。

2、移交手续

验收合格后,档案保管部门在电子档案入库登记表上签字盖章。一式两份,一份交电子文件形成单位,一份自存。

3、保管要求

电子档案保管除应具备纸质档案一般的要求外,还应符合下列条件:

3.1归档载体应做防写处理。不得擦、触摸记录涂层。载体应治理存放,做到防尘、防变形;

3.2环境温度选定范围:14度---24度;相对湿度选定范围:45%--60%;

3.3存放是应之一原理强磁场,并与有害气体隔离;

3.4电子档案在形成单位保管,也应参照上述条件。

4、存效性保证

4. 1 每存满一年,对电子档案实际的形成单位和档案保管部门的设备更新情况进行一次检查登记;

4. 2 每满2年进行一次抽样机读检验,抽样率不低于10%。如发现问题及时采取回复措施;

4. 3 设备环境更新时应确认库存载体与设备的兼容性,如不兼容,应进行电子档案的载体转换工作,原载体同时保留时间不少于3年;

4. 4 磁性载体上的电子档案;每4年转存一次。元载体同时保留时间不少于4年;

4. 5 定期检验结果应填入电子档案登记表。

5、利用

5. 1 电子档案的封存载体不得外借;

5. 2 利用时使用拷贝件;

5. 3 利用时要遵守保密规定;

5. 4 利用者对电子档案的使用应在权限规定的范围之内;

5. 5 具有保密规定要求的电子档案上网必须符合国家或部门有关的保密规定,要由稳妥的安全措施。

6、电子档案的销毁鉴定

6. 1 电子档案的销毁鉴定,按国家现行有关规定执行;

6. 2 电子档案的销毁,应在办理审批手续后,方可实施;

6. 3 非保密电子档案可进行逻辑删除,属于保密范围的电子档案被销毁时,如存储在不可擦除的载体上,需联通存储载体一起销毁并在网络中彻底清除。

7、统计

档案保管部门应及时按年度对电子档案的保管、利用等情况进行统计。

第三章  业务规范

一、立案归档分工

1、部门、课题组立卷归档是学校档案工作的基本制度和基础条件,各部门必须分工明确,协同配合。

2、学校各部门分管档案工作的负责人,应督促相关部门、有关人员认真做好档案的立卷归档工作。

3、全校性、综合性的事件或事项由学校办公室负责立卷归档。

4、立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门归口立卷。

二、案卷的质量要求

1、对各门类档案的总体质量要求是:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同类别、不同保管期限分类组卷,便于管理和利用。

2、卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作的书写材料符合文秘写作要求,纸张字迹利于长期保存。

3、管理内容的档案应按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论在后;结论性材料在前,依据性材料在后的原则。

4、专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版物档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。具体情况参阅本规范第二章“实施细则”中的相关内容。    

5、在充分照顾前述原则和本部门相关文件的有机联系的前提下,同一部门的文件材料应按永久和长期卷分别组卷。

5. 1 确定文件材料的保存价值、保管期限,要根据学校工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;

凡反映学校一般工作活动,在长期内对学校工作和社会有查考价值的,列为长期保管。

5.2 对上级发来的文电,除少数直接针对本校,并要执行的重要文件应列为永久保管外,其余多数为长期保管。

6、卷内文件材料要求:文字材料在前,图样在后;图样按目录或图号排列;配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

7、立卷时,视文件材料数量的多少进行组卷,当同一问题的文件多时,可采用硬卷皮成卷或单份装订法,一般不超过200页;当问题单一,文件较少,又不便一起归类时,可按件数归档。

8、卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线另一侧上角编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料适当位置加盖有单位名称、档号、兼职档案员或归档人员印章的戳记,并逐项填写清楚。

9、每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录,对文件材料原有题名不要随意更改或简化,若原有题目无实质内容或无题名的,要重新拟定并在前后加[];没有责任者、年、月、日额文件,要考证清楚,及时补上;会议记录应概括出主要内容。

10、卷内文件材料情况说明,应填写在备考表内。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名、立卷时间和检查时间写上。检查人应是立案单位负责人。

11、案卷题名应简明确切、体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面,不超过50字。

12、要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹较模糊的应复制,复制件与原件放在一起。装订用三孔一线,不装订的案卷应按标准用细线逐件装订。

13、除有特殊要求外,档案的案卷格式和各式表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。卷皮一般用250克以上较厚实的牛皮纸制成的全封闭试的,规格为300毫米*220毫米,厚度为10、15、20、30、40、50、60毫米;表格用纸为260毫米*185毫米,卡片为125毫米*75毫米,用70克以上的白色书写纸。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准。

三、归档时间和手续

1、党群行政部门的档案一般应在次年六月底以前归档;尚未办理完毕的跨年度事件,待事件结束后随结束时间归档。

2、教学部门的档案一般按教学年度归档,即在每年寒假前将上一教学年度形成的档案材料立卷归档。

3、专门档案的归档时间:

(1)科研、基建项目、专题性或成套性项目档案在完成通过鉴定验收后两个月内归档;报奖材料在报奖同时归档;产品研制、产品鉴定、产品生产类材料在产品正式投产后两个月内归档。

(2)国内采购设备,从提交采购计划至设备验收完毕,投入使用两个月后。国外引进设备,为索赔期满两个月后,使用单位将应归档的设备文件材料按规定移交综合档案室。

(3)逻辑归档方式归档的电子文件为文件材料办理完毕后立即归档。

(4)带有密级和行业要求的档案材料(包括声像档案、实物档案、电子档案等)经办单位可随时归档。

4、接受档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间,交接双方要签名(盖章)。

第四章  各部门具体归档范围

一、学校办公室归档范围

1、上级及校内有归档价值的文件材料;

2、党委会议记录、党委大事记、党代会材料及中层干部会议记录;

3、党委发布的决定、办法、指示、批转、报告和通知;

4、学校党委组织的大型活动材料;

5、党委工作计划、报告、总结等;

6、党委负责人的重要讲话稿和参加上级会议发言稿;

7、党群系统重要统计材料;

8、信访材料及有归档价值的其他材料。

9、学校文件、规章制度、校领导的重要讲话和参加校外会议发言稿;

10、校长办公室会议、行政会议及全校性工作会议记录等;

11、学校年度、学期工作计划、报告、总结;

12、全校性工作调查材料和经验介绍、学校评估材料;

13、本校历史沿革、大事记等;

14、本校与其他单位的签约书等;

15、校友、校庆及其它工作材料等;

16、有归档价值的其他材料,如:集体奖证书、各种代表大会材料,等等。

二、党委组织部、党校具体归档范围

1、上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报等文件材料;

2、规章制度、工作计划、总结、决定、报告、调查材料等;

3、本校组织机构的变动、请示、批复和各种统计报表等;

4、副处级以上干部名册;各分党委、直属支部、总支委员名册,党员名册;分党委、总支、支部改选报告、审批材料等;

5、干部任免材料、政工师评审材料

6、关于吸收新党员、预备党员转正的名册等;

7、党内统计报表、党员组织关系介绍信等;

8、有归档价值的其他文件材料。

三、宣传部归档范围

1、上级及校内有关宣传方面的文件材料;

2、学校各项活动的照片、光盘等;

3、有关报道学校情况的资料、光盘等;

4、工作要点和年终总结等;

5、我校思想政治工作的调查统计材料及其它有关材料;

6、《河北工业大学报》(报刊、原稿、评审单);

7、有归档价值的其他材料。

四、纪检监察处、审计处归档范围

1、上级纪检、监察部门关于纪检监察工作的重要文件;

2、纪委、监察处规章制度;

3、纪委、监察处工作计划、总结、报告(包括调查报告);

4、案件调查材料及重要统计数据;

5、校纪委会议记录;

6、党员处分、复查材料;

7、群众来信来访及处理意见;

8、有归档价值的其他文件、资料等;

五、统战部归档范围

1、上级及本校有归档价值的文件材料;

2、本校统战工作计划、总结、决定、决议、报告、通知等;

3、统战工作情况调查、典型材料、统计表等;

4、本校各级人大代表、政协委员名单;

5、关于港、澳、侨务工作文件材料等;

6、各民主党派成员和负责人名册及有关材料;

7、统战工作重要会议记录等;

8、有归档价值的其他文件材料。

六、工会归档范围

1、上级下发的有关工会和妇女工作的文件材料等;

2、年度工作计划、总结、重要报告、重要通知、统计报表等;

3、职工代表大会、工会委员会、妇女工作的有关文件材料等;

4、工会表彰先进集体、先进个人的文件材料、名单等;

5、基层工会干部和会员名册等;

6、有归档价值的其他文件材料。

七、团委归档范围

1、上级及校内有关共青团方面的文件材料;

2、团委工作计划、总结、重要报告及各种规章制度等;

3、团委各类统计年报及工作当中形成的典型材料等;

4、本校团代会、学代会相关文件资料等;

5、奖励、处分团员的文件材料及复查材料;

6、批准入团、离团材料及名单,团干部、团员名册等;

7、团委、学生会的重要会议记录及形成的文件材料等;

8、本校学生组织参与的各种学会、社团的有关文件材料;

9、团委牵头进行的重大活动的有关文件材料;

10、社团活动、勤工俭学、社会实践有关文件材料;

11、有归档价值的其他文件材料。

八、国际交流与合作处归档范围

1、上级及校内有关外事的文件材料,上级的批复;

2、本部门制定的规章制度、计划、总结以及外事会议材料;

3、外事工作统计报表、国际会议、比赛材料、各种函件、协议书等;

4、外籍有关人员相关材料、教职工出国请示、报告、批复及邀请函等;

5、出国(境)讲学、考察、访问及研究人员有关文件材料;

6、本校与国外单位完成的国际合作项目、成果等文件材料;

7、外国官员、各界人士来校参观访问的文件材料;

8、外国留学生的学籍卡片、成绩、录简名单、毕业论文、学生名册、学生去向、教学计划、教学大纲及各种有关安排等;

9、有归档价值的其他文件材料。

九、人事处归档范围

1、上级及校内有关人事(含离退休人员)方面的文件材料;

2、本单位或上级机关针对本单位制定的规章制度、工作计划、报告总结、调查材料、会议记录;

3、教职工评定、聘任职务职称材料及任职资格评审表;

4、起薪单、变薪单、止薪单等;

5、人员调入、调出材料、工资统计报表等;

6、劳动工资通知单、工资关系介绍信存根等;

7、人事统计报表、教职工名册登记表等;

8、各种补助、补助、津贴的文件材料及名册等;

9、政府特贴专家,有突出贡献专家、青年科技专家等各类专家评审材料;

10、接收毕业生分配通知单及人员内部调动通知单等;

11、教职工退休、退职、离职和出国的有关文件材料等;

12、教职工援外、支援边远地区和异地安置等文件材料;

13、教师工作量的规定及执行情况、教师业务考核材料等;

14、使用临时工的有关文件材料等;

15、关于机构设置、变化、编制规划及上级批复等;

16、表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料;

17、处分教职工的材料和复查、撤销处分的文件材料;

18、师资培养、教师进修规定、计划安排等的文件材料;

19、出国人员协议等材料;

20、有归档价值的其它文件材料。

十、财务处归档范围

1、上级下发的有关财务方面的文件材料;

2、本处规章制度、工作计划、年终总结等;

3、会计报表、账本、会计凭证、工资明细表、助学金、奖贷学金等;

4、有归档价值的其它文件材料。

十一、教务处归档范围

1、上级下达有关教学方面的文件材料;

2、教务处制定的规章制度、管理办法等;

3、教学检查、评估、优秀教学质量评奖材料等;

4、有关实践教学方面的文件资料等;

5、教学计划、课表、教师任课名单等;

6、学生成绩、学籍变动有关材料等;

7、教师自编、主编教材、教学使用目录等;

8、毕业生学位审核及领取证书材料等;

9、有关教学管理方面的科研立项等的文件材料;

10、上级下达的有关招生方面的文件材料;

11、学生招生录简表;

 12、与其他单位签的有关协议书、合同等;

 13、招生简章;

14、有归档价值的其它文件材料。

十二、科研处归档范围

 1、上级下达的有关科研工作方面的文件材料;

 2、科研处制定的规章制度、管理方法等;

3、科技统计年报及各种报表等;

4、专利证书原件或复印件及相关文件材料等;

5、横向、纵向科研项目批准的文件材料及合同等;

6、科研成果鉴定、获奖证书及相关文件材料等;

7、《河北工业大学学报》、(书刊、原稿、评审单);

8、有归档价值的其它文件材料。

十三、国有资产管理处归档范围

  1、上级及本校有关仪器、设备工作的文件材料;

  2、本校仪器、设备管理方面形成的文件材料及规章制度等;

  3、仪器、设备统计报表、工作年度(季度)计划、总结等;

4、10万元以上仪器设备说明书及全套随机文件材料,以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料等;

5、有归档价值的其它文件材料。

十四、学生处归档范围

  1、上级下达的有关学生工作的文件材料;

2、本部门的工作计划、工作总结、制定的管理办法和规章制度等;

  3、毕业生就业方面的文件材料等;

  4、学生奖励、惩罚、处分、贷款、勤工助学等有关文件材料;

5、新生入学登记表、毕业生登记表及学生在校期间形成的具有保存价值的文件材料等。

6、有关思想政治教育、心里健康教育的文件材料等。

  7、有关军训、学生参军入伍方面的文件材料等;

  8、有归档价值的其它文件材料。

十五、“211工程”办公室归档范围

1、上级有关“211工程”建设的综合性文件

2、“211工程”办公室工作计划、总结

3、“211工程”办公室工作的有关材料

4、国家级、省(市)级、校级三级重点学科建设项目相关材料

5、“211工程”建设项目的提出、立项、审批、建设到项目竣工验收的全过程中直接形成的、具有保存价值的各种文件材料及光盘等。

十六、校园规划处归档范围

 1、上级有关基建工作的文件,尤其是上级的批复;

 2、规章制度、工作计划、年度总结、统计报表;

 3、全校性总体规划、设计总体平面图、水、电、气管道分布图、地质勘探、地形测量等材料;

 4、基建工程项目全套资料(包括前期文件、竣工资料);

  5、有归档价值的其它材料。

十七、现代化教学中心归档范围

 1、上级下达有关现代教育方面的文件材料;

 2、规章制度、工作计划、总结、报表等;

 3、学校大型活动录音、录像、光盘等声像档案;

 4、有归档价值的其他材料。

十八、图书馆归档范围

 1、上级下达的有关图书文献的文件材料;

2、本单位制定的各种规定、条例、办法、制度;

 3、各类统计报表、年度工作计划和总结等;

 4、校外交流形成的文件材料;

5、有归档价值的其它文件材料。

十九、老干部处归档范围

  1、上级下达有关离退休方面的文件材料;

  2、各种活动的相关材料和各种补贴明细等;

  3、年度工作计划、总结、统计报表等;

  4、有归档价值的其他文件材料。

二十、保卫处归档范围

  1、上级下达的有关文件材料;

  2、本处制定的工作计划、规章制度、年终工作总结等;

3、重要报告、重要会议记录、各种调查材料、统计报表等;

  4、重点(要害)部门的公安保卫、消防工作清册及管理过程中形成的文件材料等;

5、年度考核中形成的材料:如参加人数、考核等级等;
      6、各种奖惩情况:包括奖惩依据的文件、申报表及批示等;

  7、本处工作简报;
      8、本处请示及领导批复意见等文件材料;
      9、本处人员培训、聘岗等人员管理方面的动态情况等;
      10、户籍、交管等服务性工作方面形成的综合性文件资料;
      11、政保工作方面的重要文件材料。
      12、有归档价值的其他文件材料。

二十一、本部各学院归档范围

1、上级下达有关院(系)建设等的文件材料;

  2、院系制定的管理办法、规章制度等;

  3、毕业照片及底板;(照片规格不超过25cmX13cm)

  4、本科生优秀毕业论文(有代表性的);

  5、集体或个人获奖证书、文件材料等;

  6、有归档价值的其他文件材料。

二十二、城市学院归档范围

1、上级下达有关二级学院的文件材料;

2、城市学院制定的管理办法;

3、学院党委和学院行政印发的各类文件;

4、党委会、院长办公会、理事会等形成的会议记要;

5、学院历史沿革有关材料;

6、招生简章、招生录简表;

7、重点学科建设等文件材料

8、教学检测、评估、优秀教学质量评奖材料;

9、实验室等各类统计表;

10、教学计划、课表、教师任课名单;

11、学生成绩、卡片、学籍变动材料;

12、自编、主编教材、教学使用目录;

13、毕业生名册、毕业生照片;

14、毕业生调配方案;

15、军训、学生参军入伍材料等;

16、学生贷款(国家助学贷款、生源地贷款、校内贷款等)有关材料;

17、大学生心理健康教育情况;

18、学生奖惩材料;

19、开学典礼、毕业典礼、入学教育、毕业教育等重大活动材料;

20、毕业生分配方案及毕业生跟踪调查和信息反馈材料;

21、会计报表、帐簿及凭证;

22、有归档价值的其他文件材料;

二十三、继续教育学院归档范围

  1、上级下达的有关成人教育的指令性、指导性文件材料;

  2、学校及继续教育学院制定的制度、办法、规定等综合性文件材料;

  3、招生工作材料;

4、学籍管理材料;

  5、教学管理材料;

  6、学生工作材料;

 7、有归档价值的其他文件材料。

二十四、体育部归档范围

  1、上级下达有关体育教学的文件材料;

  2、体育部工作计划、总结,制定管理办法、规章制度等;

  3、运动会和参加校外体育活动的文件材料等;

  4、有归档价值的其他材料。

二十五、研究生学院归档范围

1、上级下达有归档价值的文件;

  2、研究生学院制定的管理办法;

  3、学位论文及答辩材料;

  4、新生录取名单(录检表)、学生成绩、学籍变动材料;

  5、学位证书、毕业证书发放登记表;

6、有归档价值的其他材料。

二十六、工程训练中心归档范围

  1、上级下达有价值的文件材料;

  2、本单位制定的各种规定、条例、办法、制度等;

  3、各类年度报表和年度工作、计划、总结等;

  4、有归档价值的其他文件材料。

二十七、后勤集团归档范围

  1、上级下达的有关后勤管理等方面的文件材料;

  2、规章制度、工作计划、年终总结等;

  3、有归档价值的其他文件材料;

二十八、校办产业管理办公室归档范围

  1、上积极本校关于产品生产与科技开发管理方面的文件材料;

  2、本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度等;

3、产品开发与科技开发年度工作计划、总结、统计报表等;

4、产品项目全套材料等;

5、各种有价值的合同、协议等;

6、有归档价值的其他文件材料。

二十九、其他部门归档范围

其他部门档案的立卷归档范围参照有关党群行政部门,有未尽事宜与学校综合档案室协商解决。

第五章  制度建设

一、分管领导及专、兼职档案干部岗位责任制

1.主管领导

(1)负责贯彻执行教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》(第27号令)和上级关于档案工作的指示、规定,执行有关政策、法令。

(2)加强对学校档案工作的领导,把档案工作纳入学校整体发展规划,并列入议事日程,加以研究。

(3)定期召开校档案工作委员会会议。听取有关档案工作的汇报。研究、布置、检查档案工作。

(4)及时档案工作和档案室的建设与发展解决工作中的重大问题和困难,逐步改善档案管理工作条件,使档案工作与学校各项工作协调发展。

(5)负责监督、检查本校档案门类、载体的齐全与完整。

(6)审定学校档案工作各项管理制度。

(7)执行档案法和档案工作管理制度,在工作中成绩显著者予以奖励或表扬,对违法或违反制度者予以批评或惩处。

2.综合档案室主任

(1)负责领导综合档案室的日常工作。

(2)负责贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级有关档案工作的指示、规定,执行有关政策、法令。

(3)制订学校档案工作发展规划、计划及管理各项制度,并组织实施落实。

(4)协助分管领导召集学校档案工作委员会会议,并对档案工作提出要求,对档案材料的齐全、完整进行监督、检查。

(5)主持召开全校档案工作例会,搞好档案工作的培训、考评、总结。

(6)接受主管领导的委托,做好档案的有关工作。

3.各部、处、室、馆、所、学院分管领导

(1)负责领导本部门的档案工作,根据上级机关和我校制定的有关规章制度,检查、指导有关人员做好档案的收集、整理、立卷归档工作。

(2)做好宣传工作,宣传《档案法》和档案工作的重要意义,把档案工作列入本部门工作的议事日程。

(3)将做好档案工作纳入本部门有关人员的职责范围,并作为总结、考核工作的内容之一。

4.校综合档案室专职人员

(1)接收、整理、统计、保管全校各种门类、各种载体的档案。

(2)起草、修改有关档案工作的制度、办法,并监督贯彻落实。

(3)监督、检查、指导和协助有关处、室、学院、部做好档案的形成、积累、整理和立卷工作。

(4)组织有关人员进行业务学习,总结交流工作经验。

(5)编制档案检索工具、史料汇编等,积极主动提供利用。努力提高档案的社会效益和经济效益。

(6)参加或指导兼职档案人员参加科技成果、试制产品、基建工程或大型精密稀缺仪器设备的鉴定、验收、开箱工作,及时将有关档案材料收集齐全,归档保存。

(7)做好档案的安全保密和"九防"工作。严防失、泄密及其他灾害事故的发生。

(8)负责已超过保管期限档案的鉴定

(9)不断提高自己的业务工作能力与科学研究能力。

5.各部、处、室、馆、所、学院、分校兼职档案员

(1)学习贯彻《档案法》、档案工作各项管理制度及业务知识,掌握本部门贯彻执行档案工作制度的情况,并及时向部门负责人汇报。

(2)检查、督促本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷、归档工作,保证归档文件材料齐全、完整、系统。

(3)归档案卷做到组卷合理,案卷质量符合要求。

(4)积极参加业务学习,主动接受校档案室的业务指导和督促检查,按规定时间向档案部门归档。

二、档案系统整理制度

综合档案要对各类档案进行系统整理。要求分类清楚、排列条理、编目科学、能反映档案的自然形成规律,保持历史联系,便于保管利用。

1.全宗划分清楚

我校现存六个全宗档案。按照档案管理和整理原则,同一全宗档案不可分散,不同全宗的档案不能混淆。

2.作好案卷的编目,案卷标题编写合理,符合三要素要求。

3.档案的分类编号合理科学,防止交叉和混淆。

4.档案实体排架规范:

(1)我校档案按档号顺序排列。

(2)档案上架排列应从上到下,从左到右。

(3)底图平放保管。

(4)声像档案按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。

(5)实物档案根据不同类别陈列摆放个别可不按档号排架。

5.编制好档案的检索工具。

(1)档案的案卷目录应根据不同类别的案卷分别编制,做到档号不重复。

(2)要根据需要分别编制著录标引卡、人名卡、文号索引专题索引等检索工具。

(3)根据上级主管部门有关法律法规结合我校实际情况编制计算机检索工具。

6.档案箱柜编排规范

(1)一个档案库房内的箱柜号不能重复,五节一套的档案柜以套为单位,自上而下排列。

(2)每间库房内箱柜的编号,以进库后从左到右成反S型方向排列。

7."档案存放示意图"、"指引卡"的设置

(1)档案库房内绘制"档案存放示意图",标明存放档案的内容和位置,便于存、取档案。

(2)每个档案箱柜设置指引卡,并插入箱柜的卡座其项目包括全宗号、类目号、案卷起止号。"指引卡"是指明箱柜内存放档案情况和辅助检索档案的工具。

三、档案鉴定销毁制度

档案的鉴定工作主要是指对综合档案室所藏己满保管期限档案的鉴定。它是甄别和判定档案的保存价值。决定档案存毁的工作。

1.档案的鉴定工作,必须在校档案工作委员会的领导下由档案馆和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。

2.对超过保管期限的档案,由鉴定小组提出存毁意见。凡需销毁的档案,必须造具清册,主管校长批准。

3.销毁档案时要指定两名监销人到指定的造纸厂监销以防失密。监销人要在销毁清册上签字。

4.对所存会计档案,每年鉴定销毁一次。其他档案每五年进行一次。经鉴定无保存价值的档案要在鉴定年内销毁完毕。

四、档案统计制度

档案统计工作是档案部门掌握情况、分析和研究问题、制定计划的重要环节。根据国家档案局的有关规定结合我校档案工作实际对档案统计作如下规定:

1.统计工作应具备的工具是:档案收进、移出登记簿、档案年报。档案借阅统计表、档案利用效果登记表。

2.各类统计工具的统计方法

(1)档案收进、移出登记于每年12月底统计填写以反映当年一年各类的收进、移出情况。

(2)档案年报根据上级有关规定按时填报。

(3)档案借阅统计。平时作好借阅登记做到及时登记或加盖归还戳记。每半年统计一次。

(4)档案利用效果统计。平时要认真做好"利用效果反馈登记"、每半年统计一次,并及时积累利用效果的事例。

(5)年底做好档案利用效果统计。档案利用效果统计应反映利用档案的类别、名称及通过利用档案取得的社会效益和经济效益。

五、档案保管和库房管理制度

为了维护档案的完整与安全,延长档案的寿命,以保证档案的长远利用,特作如下规定。

1.严格执行有关档案接收、管理、借阅和安全保密制度认真履行所规定的登记、签字、检查手续。定期检查案卷数量做到帐实相符。

2.切实做好借阅、催促归还工作。每学期对馆藏档案核对一次。

3.每学期初对所存档案的安全状况进行一次检查并做好记录、发现问题及时解决。

4.做好档案的修复和复制工作对褪变、磨损档案及时复制、修补。

5.作好库房的防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防强光等工作。

(1)严禁将易燃、易爆物品带人库房区不准在库房内吸烟。

(2)熟悉消防用品的使用方法每日下班前拉下动力电源电闸。

(3)保持库房清沽,放置必要的药品做好防虫工作。

(4)库房标准温度为14-24℃标准湿度为45-65%,要根据季节和气候变化调节库房湿度,并认真作好库房温湿度记录。

(5)每日下班前要关好库房门窗,锁好双锁,确保防盗。

(6)不随意打开库房门窗,如无特殊情况库房窗帘不要拉开以防尘土及强光射入。

6.库房箱柜摆放,案卷排列,要符合规范要求整齐划一便于管理和人员通行。

六、档案的接收制度

档案馆工作人员在接收各部门移交的案卷时要把好"三关",办清手续。具体规定如下:

1.把好接收案卷归档率关。档案人员要熟悉被接收部门应归档常规内容和范围,对所归案卷逐一对照使其归档率达到100%。

2.把好案卷质量关。档案人员要对案卷质量进行检查检查的内容主要有:

(1)文件材料组卷合理,保持文件之间的有机联系;

(2)卷内文件排列有序,编号符合要求;

(3)卷内目录、备考表填写规范、齐全、清晰;

(4)卷内文件装订整齐,小张文件托裱,无金属物,无掉页;

(5)卷内文件无圆珠笔、铅笔、复写等不利与长期保存的字迹;

(6)案卷标题拟写简明、准确,符合“三要素”要求;

(7)被接收文件卷内文件齐全。

对不符合以上要求的案卷,有档案馆人员进行指导,直到整改符合要求后,方可接收。

3.把好档案归档时间关。对各类档案的归档时间严格把关。对未按时归档的部门及时催促归档。

4.办好交接手续。对部门归档时提供的交接单要与档案实体核对,确认无误后签字接收,并留一份接收单保存。

对科研档案、基建档案、仪器设备档案还要办理档案交接收据。档案人员要协助以上档案形成负责人对档案的完整、准确进行审查,并监督部门负责人在备考表“检查人”位置上签字。

七、档案修改补充制度

1、凡己归档的文件材料需要修改时,必须经所在部门主管领导批准。未经批准,不得修改任何文件材料。修改后的文件材料,要由责任人、部门负责人签字盖章方可归档。

2.档案的补充是非常严肃的事情,要慎重从事。对于一般档案必须一次归齐,不允许归档不完整。因特殊情况,部门需向档案馆补充文件材料时档案人员应及时将补充材料插人卷内相应位置,并在卷内目录、帐本上补充填写清楚。

3.对于敞口档案,如仪器设备、科研项目、产品档案、照片档案等,要随着工作的进展随时补充材料。在补充时,档案人员也应及时将材料插人卷内相应位置,并在卷内目录和案卷目录上补充填写清楚,按照《预立卷和归档制度》规定。

八、档案借阅制度

1.我校各职能部门因工作需要可直接到档案室借阅本部门形成的档案,一般不能借阅其他部门的档案。需借出时,除按规定履行借阅手续外,还应做到不污染、不损坏,不涂改、抽拆、勾划,不转借他人,按期归还。

2.因工作需要查阅非本部门档案,除借阅者部门领导批准外,还需经档案立卷部门领导批准并由立卷部门兼职档案员审核借阅。

3.对于涉密档案和未公开发表的档案资料(科研成果、教学改革项目、财务档案、外事档案)仅供部门负责人或课题组负责人查阅,非负责人查阅时,应持负责人委托查阅的文字依据,并由立卷部门兼职档案员审核借阅。

4.对己公开发展的或技术转让的一般档案资料,我校教职工可凭工作证在档案部门查阅。

5.外单位人员借阅档案,应持单位介绍信(工作证或身份证),并经档案立卷部门领导同意方可借阅。

6.本校在校生查阅档案,须持本人学生证和本系介绍信按有关规定借阅。

7.职能部门办理师生有关手续或证明时需要提供档案材料的,应由立卷部门兼职档案员审核借阅。

8.档案管理人员,对归还的档案应认真检查,查对无误后,方可办理归还手续,如发现问题要及时处理。

9.档案管理人员在办理借阅手续时,要严格统登项目。

九、档案安全保密及密级划分制度

1.凡需保密档案,在归档前必须由档案形成部门,按照有关保密条例规定填写密级。密级分秘密、机密、绝密三种。

2.档案室要严格执行借阅制度,任何人未经批准,不得将档案带出档案室,不得随意复印、私自抄录和传播机密、绝密档案内容。

3.档案室日常工作用办公废纸、废件等重要文件要定期销毁,不得随意乱仍。

4.非档案馆人员不得随意进入档案库房。

5.档案室要会同校保密委员会和有关业务处(室),根据有关规定定期对档案的密级进行审查调整。

6.涉密档案如有丢失,应在24小时内及时报档案室,档案室及时上报校保密委员会,根据《档案法》和《保密法》有关规定,视情节追究当事人责任。

7.档案工作保密事项及具体范围

(1)机密级事项

档案批量运输的时间、路线及具体范围

(2)秘密级事项

重大科研成果、发明创造以及实验、生产配方和工艺诀窍。

(3)应作内部事项管理,不得私自扩散的内容

档案中涉及个人隐私部分;

重要的会议记录;

有关会计档案。

8.有关工作人员应严格执行本校“档案借阅制度”和“档案安全保密及密级划分制度”。

十、计算机使用管理制度

1.为加强档案室计算机的规范化管理和维护正常的办公秩序,避免操作不当造成的计算机软、硬件设备及其外围设备的损坏;避免人为原因造成网络的拥堵现象,按照计算机操作规范等有关规定,结合计算机的实际使用情况,制定本规定。

2.本部门所有计算机的使用均适用本规定。

3.计算机的购买、使用、维护、维修等项业务以及办公网络由全室统一管理,室内指定熟悉计算机原理的人员做计算机管理员,负责计算机的日常维护和管理工作。

4.计算机使用人员应熟悉机器性能,爱护机器,严格按规范步骤操作计算机,切忌违规操作,不准私自拆修机器,出现问题及时与管理员联系解决。

5.要做到人走停机断电,避免计算机、打印机等办公设备的疲劳使用,降低机器损耗,节约能源。

6.为保证本部门办公系统的安全,使用外带存储设备(如软盘、U盘、光盘、移动硬盘等)时必须查杀病毒后方可使用。

7.定期对计算机系统进行维护,及时安装系统补丁,升级杀毒软件,定期查、杀病毒。

8.安装档案管理系统的计算机作为专用服务器,由专人管理。服务器除必须的应用软件外,不得安装其他软件,不得用其上网或作他用。服务器保存的档案信息每天要进行数据备份,并定期进行异地备份。安装专用的杀毒软件和防火墙,防范黑客攻击或病毒破坏,确保服务器数据的安全。

9.需要设置开机口令的计算机要定期更换密码,密码设置不能过于简单。档案管理系统的登录密码要经常更换,并且注意保密。

10.禁止随意安装网页上附带的各种软件和控件,对于邮件中的附件应先杀毒后下载,对来历不明的邮件特别是其附件不能随便打开,以防止病毒的侵入。

11.计算机设备的报损,按照学校的有关规定执行。

第六章   附则

一、本汇编自公布之日起施行,原我校档案工作有关的规定和办法同时废止。

二、本汇编由综合档案室负责解释。

三、附:《高等学校档案管理办法》

中华人民共和国教育部、国 家 档 案 局令 

                 第 27 号

根据档案法和有关规定,教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》,现予公布,自2008年9月1日起施行。

教育部部长 周 济

档案局局长 杨冬权

二○○八年八月二十日

 

高等学校档案管理办法

第一章 总 则

第二章 机构设置与人员配备

第三章 档案管理

第四章 档案的利用与公布

第五章 条件保障

第六章 奖励与处罚

第七章 附 则

      

第一章 总 则

  第一条 为规范高等学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法,制定本办法。

  第二条 本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案),是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

  第三条 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作,学校应当加强管理,将之纳入学校整体发展规划。

  第四条 国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。

  国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。

  第五条 高校档案工作由高等学校校长领导,其主要职责是:

  (一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策,批准学校档案工作规章制度;

  (二)将档案工作纳入学校整体发展规划,促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;

  (三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构,落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;

  (四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

  分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。

第二章 机构设置与人员配备

  第六条 高校档案机构包括档案馆和综合档案室。

  具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆:

  (一)建校历史在50年以上;

  (二)全日制在校生规模在1万人以上;

  (三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。

  未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。

  第七条 高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构,应当具备符合要求的档案库房和管理设施。

  需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。

  第八条 高校档案机构的管理职责是:

  (一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

  (二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

  (三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

  (四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

  (五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

  (六)开展档案的开放和利用工作;

  (七)开展学校档案工作人员的业务培训;

  (八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

  (九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

  有条件的高校档案机构,可以申请创设爱国主义教育基地。

  第九条 高校档案馆设馆长一名,根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名,根据需要可以设副主任一至二名。

  馆长、副馆长和综合档案室主任(馆长和综合档案室主任,以下简称为高校档案机构负责人),应当具备以下条件:

  (一)热心档案事业,具有高级以上专业技术职务任职经历;

  (二)有组织管理能力,具有开拓创新意识和精神;

  (三)年富力强,身体健康。

  第十条 高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。

  高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。

  第十一条 高校档案工作人员应当遵纪守法,爱岗敬业,忠于职守,具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

  第十二条 高校档案机构中的专职档案工作人员,实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

  第十三条 高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员,应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生,保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇,并可以按照有关规定予以补助。

第三章 档案管理

  第十四条 高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。

  第十五条 高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:

  (一)党群类:主要包括高等学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

  (二)行政类:主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。

  (三)学生类:主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

  (四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。

  (五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。

  (六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。

  (七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

  (八)产品生产类:主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

  (九)出版物类:主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

  (十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

  (十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。

  高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

  第十六条 高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

  学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。

  第十七条 归档的档案材料应当质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。

  第十八条 高校档案材料归档时间为:

  (一)学校各部门应当在次学年6月底前归档;

  (二)各院系等应当在次学年寒假前归档;

  (三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。

  第十九条 高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

  第二十条 高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

  第二十一条 高校档案机构应当采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

  第二十二条 高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时,高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。

  第二十三条 高等学校与其他单位分工协作完成的项目,高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应当将复制件送交高校档案机构保存。

  第二十四条 高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。

  对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。

  高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集,应当制定专门的制度和办法。

  第二十五条 高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向校长报告,及时处理。

  档案库房的技术管理工作,应当建立、健全有关规章制度,由专人负责。

  第二十六条 高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度,并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

  第二十七条 高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

  属下列情况之一者,不对外公布:

  (一)涉及国家秘密的;

  (二)涉及专利或者技术秘密的;

  (三)涉及个人隐私的;

  (四)档案形成单位规定限制利用的。

  第二十八条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的档案。

  境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

  第二十九条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校保密工作部门批准。

  第三十条 高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应当经档案机构负责人批准。

  加盖高校档案机构公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

  第三十一条 高校档案开放应当设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件。

  第三十二条 高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。

  高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件,用于公益目的的,不得收取费用;用于个人或者商业目的的,可以按照有关规定合理收取费用。

  社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,高校档案机构应当无偿和优先提供。

  第三十三条 寄存在高校档案机构的档案,归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用,应当征得寄存者同意。

  第三十四条 高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报请校长批准。

  第三十五条 高校档案机构应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。有条件的高校,应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章 条件保障

  第三十六条 高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。

  第三十七条 高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

  存放涉密档案应当设有专门库房。

  存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

  第三十八条 高等学校应当设立专项经费,为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,加快数字档案馆(室)建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

  第三十九条 高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人,给予表彰与奖励:

  (一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

  (二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

  (三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

  (四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的;

  (五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

  第四十条 有下列行为之一的,高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

  (一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

  (二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

  (三)涂改、伪造档案的;

  (四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

  (五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

  (六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附 则

  第四十一条 本办法适用于各类普通高等学校、成人高等学校。

  第四十二条 高等学校可以根据本办法制订实施细则。

  高等学校附属单位(包括附属医院、校办企业等)的档案管理,由学校根据实际情况自主确定。

  第四十三条 本办法自2008年9月1日起施行。国家教育委员会1989年10月10日发布的《普通高等学校档案管理办法》(国家教育委员会令第6号)同时废止。

 

 

 


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