首页>>兰台动态>>河北省高校档案工作目标管理认定标准修改稿2015-4-5

河北省高等学校档案工作目标管理认定标准

序号

认定内容

标准分值

评分细则及标准

考评方法及见证材料

 

 

一、组织管理

22

 

 

 

 

(一)组织领导

8.5+1.5

 

 

 

1

1、领导职责

1

明确分管校领导(0.5分);档案工作列入领导议事日程,对档案工作的机构设置、人员配备、库房建设、业务建设、所需经费等问题给予及时研究解决(0.5分)

查有关文件、会议纪要、领导批示、讲话等

 

 

2

2、档案机构设置

1+1

建立了与本校工作相适应的档案管理机构(1分);档案工作所需经费列入学校事业经费预算(0.5分);档案工作列入学校目标管理责任制并考核(0.5分)。注:有机构但设置不适应单位档案工作需要的得0.2分

查成立档案管理机构及相关考核的文件材料

 

3

3、档案工作管理体系建设

2

建立了以档案管理机构为中心,各归档单位兼职档案人员为基础的档案工作管理体系(0.5分);严格执行归档部门立卷制度(0.5分);档案机构对本校各部门文件材料的收集、整理、归档工作进行监督指导,每年组织开展年度文件归档培训、评比或经验交流等活动一次以上(1分)

查档案工作网络图以及主管档案工作的部门领导和专兼职人员岗位职责的有关文件;查备考表,有关文件或活动的声像材料

 

4

4、档案实现集中统一管理

2

各种门类和载体的档案实现集中统一管理,做到统一领导、统一机构、统一制度(国家有特殊规定的除外)(2分)。注:各种门类和载体的档案包括《高等学校档案实体分类》的11个门类的纸质档案及电子、声像、照片和实物档案。未实现档案集中统一管理的单位,不予认定。

查档案工作制度、归档范围、交接依据、目录并实地考查

 

5

5、档案工作计划总结

1

档案工作纳入学校的工作计划、总结,并有档案部门的具体计划、总结的(1分)。注:只列入归口部门的计划、总结的得0.5分,仅有档案部门自定的工作计划、总结的得0.2分

查学校年度工作计划、档案工作年度计划以及以上计划的具体实施措施效果、总结

 

6

6、贯彻档案法律法规和行政规章

0.5+0.5

利用各种形式学习、宣传贯彻《档案法》、《高校档案管理办法》(27号令)及《河北省档案工作条例》等法律法规(0.5分);对违法行为及时查处、上报(0.5分)

查有关文件、会议记录,声像材料等

 

7

7、依法接受档案行政管理部门监督指导

1

按照省档案局、省教育厅的工作计划和要求,切实改进本校的档案工作(0.2分);按时报送档案工作情况报告(0.3分);积极参加省档案局、省教育厅组织的各项业务活动、学会活动(0.3分);接受档案行政管理部门的监督指导(0.2分)。注:一年中无故缺席各项活动一次以上的,不得分

查有关文件材料、会议签到表

 

 

(二)档案人员

7

 

 

 

8

1、人员配备

2

配备了与本校档案工作相适应的档案工作人员(1分),并保持相对稳定(1分)。注:不相适应档案工作的扣0.5分,近三年调整了一次档案人员扣0.5分。

查近三年度案卷备考表、证明材料

 

9

2、政治素质

0.5

档案人员遵纪守法、政治可靠、忠于职守、爱岗敬业(0.5分)。注:近三年档案人员受到党纪、政纪处分的,考核不称职的,不予认定

现场询问,领导汇报,人事部门意见

 

10

3、文化和业务素质

1

档案人员具备大学专科以上学历(0.3分);通过档案专业课培训,取得培训证书,具有档案专业知识(0.4分);熟练操作运用现代化设施设备(0.3分)

查证书、现场考核

 

11

4、参加培训

1.5

近三年档案人员参加市级以上档案行政管理部门及高校档案学会组织的培训三次以上(1.5分)、二次(1分)、一次(0.5分)

查培训证书,学员登记表

 

12

5、享受同等待遇

0.5

档案人员在晋职、职称评聘、学习进修和福利等方面享受与单位同等人员同等待遇(0.5分)

查相关文件

 

13

6、发表文章

0.5

近三年内在市级以上刊物或会议发表、交流档案业务文章两篇以上(0.5分),一篇(0.2分)

查刊物、会议、论文汇集

 

14

7、受奖励情况

1

近三年来学校档案工作成绩显著,档案机构或档案人员受到上级或同级党委、政府、档案行政管理部门、主管部门表   彰、奖励等(1分)。注:获得本校表彰或奖励得0.5分,奖励不重复计分,均有者取最高值

查有关文件和奖状证书

 

(三)制度建设

2.5+0.5

 

 

15

1、建立健全各项规章制度

2

制定了学校档案管理办法、规定并纳入学校管理制度中(0.3分);制定并严格执行了文件收集归档制度、档案保管、整理、保密、统计、利用和鉴定销毁、档案库房管理、电子档案管理等专项制度(1分);制定了档案人员岗位责任制及考核办法(0.2分);档案部门参加重要活动、竣工验收、设备开箱等形成制度(0.2分);各专项制度及档案人员岗位责任制上墙(0.3分)

查有关文件材料及贯彻执行情况,现场查看

16

2、制定应急预案

0.5+0.5

制定应急预案(0.5分);进行模拟演练的(0.5分)。注:本校档案有失泄密、水淹、火灾等事故的,不予认定

查有关文件材料,现场查看

 

 

(四)对各归档部门的宏观管理

4-2

 

 

 

17

1、制定管理办法

1

及时传达党和国家关于档案工作的各项方针政策和档案行政管理部门的有关会议、文件精神(0.4分);按照国家有关规定,经校分管    

领导或档案工作委员会审定,制发了本校档案管理办法或业务标准规范等(0.6分)

查有关文件、声像材料等

 

18

2、监督检查和指导

1

对本校档案工作进行了部署,定期进行检查、指导,组织参加档案法规、业务培训(0.5分);对本校重大活动、重点项目档案进行监管(0.5分)

查有关文件、声像材料等

 

19

 

-2

去掉

 

 

 

二、档案业务建设

38

 

 

 

 

(一)收集归档

6.5+1

 

 

 

20

1、编制保管期限表

2

编制了各类文件材料归档范围和保管期限表(1分);并经校分管领导或档案工作委员会审批通过(1分)

查保管期限表及批复

 

21

2、归档

2.5+1

按归档范围和保管期限表全部整理,按时归档,各类文件材料归档率、完整率、准确率达100%(2.5分);归档交接目录、手续齐全(1分)。注:没有按年度完成归档工作的,不予认定

查移交目录、现场抽查

 

22

3、各种载体档案资料收集

1

及时收集声像档案、实物档案和有关业务资料(1分)

查相关目录、实地考察

 

23

4、文件制成材料和字迹材料要求

1

文件制成材料和字迹材料符合国家规定的质量要求(1分)。注:发现一处不合格,扣0.5分,扣满标准分值为止。(热敏纸、圆珠笔、铅笔等不合格)

抽查10%的档案

 

 

(二)整理

10

 

 

 

24

1、分类方案

1

全宗明确,编制有档案分类方案(0.5分);全宗内档案分类合理(0.5分)

查看档案分类方案

 

25

2、档案整理

6

档案整理质量符合国家和省规范要求:期限划分准确(1分);案卷、文件排列有序,编号准确(1分);实行文件级管理的,需加盖归档章,项目填写齐全、规范(1分);根据需要,对应的档案设立互见号(1分);文件装订结实、整齐、美观,无金属物(1分);档案盒封面、盒脊、备考表填写齐全、规范、清  楚、整齐(1分)

抽查近3年10%的档案

 

26

3、目录编制

2

按全宗、类别、保管期限编制了各门类、载体档案的案卷级目录、全引目录或文件级目录(2分)。注:缺一项不得分

查档案目录

 

27

4、无积存零散文件

1

各门类、各载体档案均按国家有关标准整理上架,无积存零散文件(1分)。注:凡有积存零散文件的不予认定

 

 

 

(三)保管与保护

11+1

 

 

 

28

1、档案库房建设

4.5+0.5分

库房、办公、阅览三分设,且布局合理,便于工作(1分+0.5分);库房面积充足,预留一定的发展空间(2分);档案库房建筑基本符合《档案馆建筑设计规范》要求,库房门为防火防盗门(0.8分);窗户为小开窗或大开窗采用防光窗帘 (0.5分);开启窗有密闭措施(0.2分)。

实地查看

 

29

2、“八防”

4

有设备有措施实现“八防”:防火(有火灾报警、灭火器、电线线路规范、预案并演练)(1分);防盗(有防盗报警、防盗门窗、监控、出入库登记)(1分);防光(防光窗帘、白炽灯或防紫外线灯)(0.4分);防高温(空调)(0.4分);防潮(空调、去湿机等)(0.3分);防有害生物(门窗紧闭、温湿度达标、防虫霉鼠药物、定期检查)(0.3分);防尘(墙地不起尘、吸尘器、门窗密闭、定期清洁)(0.3分);防水(无水源,气暖,顶、窗不漏不渗水,地下室做防水处理)(0.3分)

查有关记录,现场查看

 

30

3、库房管理

1.5+0.5

库房干净、整洁,无积尘,无杂物(0.2分);温、湿度符合标准(0.3分);近三年每年对室藏档案资料清理核对(0.5分+0.5分);每年至少一次对档案保管状况进行全面检查,每半年至少一次抽查(0.5分)。注:凡新出现档案霉变、褪色、虫蛀、破损、火灾、水淹、丢失、泄密等问题不予认定,依法查处

查库房检查制度、温湿度记录、实地查看库房、清查记录

 

31

4、档案排列

1

档案柜架排列整齐,编号规范,指引卡标识清楚(0.3分);编制各门类档案存放地点索引或图表(0.2分);档案按类分别集中排列,类别内按类目条款顺序依次排列,整齐、规范(0.3分);实物档案设立了专门的展室或展柜(0.2分)

实地查看库房,抽查10%的案卷

 

 

(四)档案统计

2

 

 

 

32

1、年报

1

及时、准确的填报档案工作年报及有关统计报表(1分)。注:未按要求向档案行政管理部门填报报表的,扣0.5分;数据不准确的扣0.5分

查统计年报及有关报表

 

33

2、数据统计

1

建立了档案工作统计表:库藏档案情况(0.2分);年归档情况(0.2分);档案年利用情况(0.2分);档案设施设备情况(0.2分);档案销毁情况(0.2分)

查各种统计表

 

34

(五)鉴定销毁

1

成立了档案鉴定组织(0.5分);对已超过保管期限的档案进行鉴定销毁并按规定编制了销毁清册,销毁档案手续齐全(0.5分)

查相关文件、销毁清册

 

35

 

-2

去掉

 

 

36

(七)建立全宗卷

2

按《全宗卷规范》(DA/T12-94)建立了全宗卷,内容全面、准确。主要内容:档案收集(0.3分)、整理(0.3分)、鉴定(0.2分)、保管(0.2分)、统计(0.2分)、利用     (0.3分)、新技术应用(0.3分)及其它(0.2分)等

查全宗卷

 

 

(八)设施设备

3.5

 

 

 

37

1、档案柜架

1

有充足且规范统一的档案柜架,密集架 、金属柜架     (0.8分);特殊载体档案有专用保护功能的柜架(0.2分)。注:木质柜不得分

实地查看

 

38

2、卷皮卷盒

1

各类档案盒规格、式样和质量符合国家、省规范要求(1分)

 

 

39

3、满足工作所需设备

1.5

配备档案工作所需要的装订机、打印机等设备(0.4分);数码照相机、摄像机、复印机等设备(0.4分);计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备(0.7分)。注:设备不齐全的酌情扣分

实地查看

 

 

三、档案信息化建设

20

 

 

 

40

(一)纳入单位信息化建设规划

1

将档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划和目标(0.5分);与学校信息化建设协调同步发展(0.5分)

查学校信息化建设规划中是否有档案信息化内容以及在实际工作中是否统一部署,统一要求

 

41

(二)档案管理软件及应用

2.5

档案管理软件经档案行政管理部门认可或省教育厅档案工作管理部门推荐(0.5分);符合《档案管理软件功能要求暂行规定》,具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能,并能辅助实体管理及根据用户特殊需求增扩其他相应功能(1分);系统应用良好(1分)

认可软件目录
查其各项功能是否都已运用,实际运用情况是否规范,是否先进、实用

 

 

(三)档案数字化建设

7.5

 

 

 

42

1、文件级目录数据库

3

建立了库藏全部党政文书档案和主要业务档案的文件级目录数据库(1分);条目录入规范,检索方便、快捷(1分);数据进行了备份  (1分)。注:未完成按比例得分

 

 

43

2、图像数据库 (全文数据库)

4.5

完成库藏全部党政文书档案(定期十年除外、有保密要求的除外)和主要业务档案的扫描,建立了图像数据库(2.5分),纸质档案数字化符合《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)要求,全部实现了数字图像与相关联的目录数据的挂接,能进行检索、浏览(1分);数据进行了备份(1分)。注:未完成按比例得分

 

 

 

(四)网络归档

5

 

 

 

44

1、系统建设

2

本校办公自动化系统及其它各信息系统已与档案管理系统相衔接(1分);档案部门在网络环境下能够实现对各归档部门的各类电子文件的收集、整理、控制和传递(1分)

查其他信息系统是否已与档案管理系统相衔接并能够应用

 

45

2、管理责任

1

文件形成部门负责鉴定归档电子文件的真实性(0.1分)、完整性(0.1分)和有效性(0.1分);档案部门负责电子文件的鉴定(0.1分)、确定密级(0.1分)、是否归档(0.1分)、划定保管期限(0.1分)、整理、分类(0.1分)、保管(0.2分)

查各项规章制度及交接手续;查电子文件是否可读取,内容是否与纸质档案一致,元数据、背景信息等是否一并归档;查看电子文件整理、保管是否符合要求

 

46

3、备份

2

电子档案实行了磁介质和纸质异质备份管理(1分);异质备份的纸质档案须加盖单位公章(0.5分);电子档案一式三套存储在脱机载体上(0.5分)

现场查看

 

 

(五)档案网络化服务

4

 

 

 

47

1、网络应用

2

档案馆室通过局域网或互联网对数字化档案和已归档电子文件开展利用服务工作(2分)

检查档案是否可以通过局域网或互联网进行查询

 

48

2、网络管理

1

涉密档案管理系统与互联网物理断开,非涉密档案管理系统可与互联网逻辑隔离(1分)

查看涉密和非涉密档案服务器是否分设,是否按要求进行了隔离,并采取了很好的安全防护措施

 

49

3、网络安全

1

档案管理系统应采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施(1分)

上机查看安全设置情况,并能正常使用

 

 

四、档案开发利用

20

 

 

 

 

(一)接待利用

7

 

 

 

50

1、利用室

1+1

利用室借阅条件良好,整洁宽敞明亮(1分)。摘抄复印方便快捷,检索工具齐全(1分)

实地查看阅览室

 

51

2、查全率查准率

2

档案人员熟悉库藏,调卷迅速,10分钟内调5卷档案(0.5分);查全率达100%、查准率达100%(1.5分)

查利用登记册,现场调卷

 

52

3、服务手段

2

提供利用手段多样。采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用(1分);有借阅登记册(1分)

查相关利用记录、现场查看

 

53

4、利用效果反馈

2

有利用效果反馈登记(1分);每年有利用效果突出案例3个并定期汇编成册(1分)

查利用登记册、利用效果汇编

 

54

 

-1

删掉

 

 

 

(三)开发利用成果

11

 

 

 

55

1、汇编

5+1

对档案信息进行分类汇总,编制规章制度汇编、专题文件汇编、统计数字汇编(基础数字汇编)等,每种得1分,得满6分止

查各种汇编成果

 

56

2、编研成果

6-2

对档案信息进行综合整理,编制大事记(1分)、年鉴(1分)、组织沿革(1分)、全宗介绍(1分)。注:大事记须每年续编,组织沿革须编至近三年,全宗介绍须每年补充

查各种编研成果

 

57

(四)档案展示

1+1

举办档案展览或以展室的方式陈列档案资料(1+1分)

实地查看

 

备注:本标准考评申报单位近三年内档案工作情况

 

                       

 


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