河北工业大学档案馆介绍

   (一)档案棺历史沿革

    原天津建筑工程学院于1959年建立档案室。除管理文书档案外,还管理部分教学档案和科技档案。

    1962年四合院合并后,9月建立了“天津工业学院档案室”。由党委办公室领导。统一管理党、政、工、团文书档案和备份教学档案、科技档案、会计档案。建室初,室藏档案1472卷,配备专职干部2人。

    1964年5月,为加强科技档案管理,学院成立“技术档案室”,由院长办公室领导,配备专职干部1人。

    1966年“文革”开始后,两个档案室停止正常工作,技术档案库房被占用,人员调走。

    1969年3月,院革委会成立后,恢复文书档案室工作,有两名同志负责管理。又于11月,文书档案室随疏散人员搬到河北涉县索堡(山上),后又转到武安县午级粮校旧址。1970年7月又搬回天津。返津后,开展了收集、整理、鉴定、销毁工作,制定了一系列规章制度,并增配了一名专职干部。

    1980年底,恢复建立科技档案室,由院长办公室领导,先配备1人1981年增为两人。

    1985年1月院领导决定,将文书档案是与科技档案室合并成立综合档案室,5月 ,正式合并办公,为科级建制,由院长办公室领导,综合档案室建立后,建立健全了规章制度,对档案兼职人员和文书人员进行了培训,清理了积累20年的文件材料,并按照规范化标准化的要求,对案件进行编目上架。1988年10月,在天津市档案局组织的“全市文书档案业务建设评比检查“中,被评为市一级单位,并在天津市档案业务建设总结交流大会上做了典型发言。

    1993年1月,河北省教委批复同意建立副处级综合档案室。

2008年12月,综合档案室恢复为科级建制。

2016年1月,档案馆成立,为正处级建制。

   (二)档案馆现状

    我校档案工作受河北省教育厅、河北省档案局及天津市教委、天津市档案局的指导、监督与检查。

    档案馆负责全校各部门、各学院形成的各类永久、长期和短期档案。

    现有专职档案工作人员8人,每个学院和机关各职能部门的办公室主任为兼职档案员46人。

    目前,室藏面积900余平米,分为档案库房、阅览室、办公室三个部分。有专门的计算机管理软件,硬件建设齐备。

  • 综合档案室的库藏

    学院因1951年与北洋大学合并为天津大学,档案材料均转至天津大学档案馆。我校综合档案馆所保存的档案为1958年重建以来及合并院校前身形成的档案材料。

    文书档案建立最早,共有六个全宗。建国前档案为一号全宗,档案135卷,已于1988年12月移交天津市档案馆管理。1962年天津机电学院、天津化工学院、天津建工学院、河北工学院四院合并定名为河北工学院,四个院合并之前的档案分别为2号全宗、3号全宗、4号全宗和5号全宗,四院合并后的河北工学院为6号全宗,延续至今。科技档案门类系1986年建立,教学档案、声像档案系1987年建立。

    1995年,我校按照国家教育委员会教办[1993]429号文件关于《高等学校档案实体分类法》,《高等学校档案工作规范》,(1994年1月1日起施行)的指示精神,结合我校管理、教学、科研、生产实习等档案产生的领域范围,确定我校档案实体分类的最高层位为十一个一级类目,分别为:(1)DQ (党群);(2)XZ( 行政);(3)JX (教学);(4)KY (科研);(5)CP (产品生产和科技开发);(6)JJ( 基本建设);(7)SB (仪器设备);(8)CB (出版物);((9)CK (财会);(10)SX (声像);(11)SW(实物 )

    2008年,我校根据中华人民共和国教育部、国家档案局《高等学校档案管理办法》(第27号令)(2008年9月1日起施行),并结合我校实际,对原有的档案分类进行了完善和补充,确定我校档案实体分类的最高层位为十四个一级类目,即在原来的基础上又增加了XS学生、WS 外事、JY机要三个档案门类。

         室藏档案及年接收量统计(截止2016年12月31日)

 

类别

合计(卷)

平均每年收进数量(卷)

党群

1163

约50

行政

7047

约100

学生

4729

约500

教学

52781

约3600

科研

3139

约120

基建

1854

约170

设备

1895

约100

产品

144

约10

出版物

264

约7

外事

57

约10

财务

12280

约700

声像

6527

约30

实物

226

约20

机要

179

约5

总计

92285

约5500

     档案馆既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。

     基本任务如下:

  • 贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作;
  • 制定本校关于档案工作的规章制度,并负责督察、指导和检查执行情况;
  • 负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料;
  • 围绕学校中心任务,不断拓展档案服务领域,创新服务形式提高服务质量;
  • 负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源;
  • 积极推进档案信息化建设,开展多方面协作,实现档案信息资源共享;
  • 负责对全校兼职档案工作人员的业务培训;
  • 开展档案宣传工作和教育活动;
  • 开展档案学术研究和交流活动;
  • 完成领导交办的其他工作;

   (三)档案的利用

    档案用户主要有5种类型, 分别为学校管理工作人员、教学工作人员、科研工作人员、在校学生、毕业校友。

    不同用户对档案均有不同的需求,希望得到的服务和内容有所差异,所以我们根据需求, 提供有针对性的服务。

 

使用人员需求分析

管理人员

教学人员

科研工作者

在校生

毕业校友

使用目的

了解历史信息和学校现状, 制定决策和发展战略。

了解教学方针政策和学生学习水平, 制定教学计划和教案,交流教学经验,提高教学质量。

进行教学研究和科研课题研究。

为深造和就业服务; 为毕业实习、毕业设计和写毕业论文等服务。

办理学籍相关材料;

鉴定学历信息;

联络同学好友,心系母校发展。

 

需求特点

档案需求具有全局性、综合性、浓缩性和业务指导性等特点。

要求档案内容具有较高的可靠性、准确性和完整性, 且方便获取、使用。

所需档案材料理论性、专业性较强, 注重资料的全面、完整和系统性。

档案要求真实、详实、准确, 且满足不断更新和查询的需求。

 

需求具有不确定性、多样性和长期性, 需要提供便捷的远程查询和处理服务。

 

服务示例

院校领导在工作决策中, 需要参考历年的基础数据, 尤其是加工后的信息。

新进教师查阅年长教师的教案、笔记、总结,获取相关课程的教学经验。

查询本校在相关领域的科研历程、成果和最新进展等信息。

学生毕业时办理户口、学籍档案的迁移手续。

毕业多年的校友聚会; 母校校庆时校友联系;或丢失学历证书后的补办工作等。

    近些年来,来档案馆查阅各类档案有6300多人次,查阅20000多卷次,经济效益和社会效益越来越得以显现,提升了学校的影响力。尤其在“211工程”验收、本科教学水平评估、学科建设等评估中档案发挥了不可替代的作用,为各类评估、验收、检查提供了详实的材料,从很大程度上保证了各项工作的顺利完成。

 


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