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关于做好2014年立卷归档和归还档案

的通知

校内各部门、单位:

按照《高等学校档案管理办法》的规定,学校正在开展2015年立卷归档工作,请各部门、单位于1月23日(星期五)之前将本部门、单位2015年/2014-2015学年及2015年之前产生的属归档范围的各类档案材料(含纸质、电子及实物等)按归档要求整理立卷并移交到综合档案室(联系电话:8353、8282)。现就有关事项通知如下:

一、立卷归档范围

(一)文件材料立卷归档的具体范围按照《河北工业大学各部门具体归档范围和保管期限表》执行。凡2015年/2014-2015学年及2015年之前形成的、属于归档范围的文件材料、电子档案、实物档案等,都要立卷归档。

(二)2015年/2014—2015学年及2015年之前举办的重大活动、专项重要工作形成的具有保存价值的各类文件材料、电子档案、实物档案,要按活动、工作内容立专题卷归档。

二、立卷归档要求

(一)凡立卷归档的文件材料,要做到文件材料齐全、完整,以确保文件材料的准确性、真实性并能全面反映各部门工作情况。

(二)凡立卷归档的各类文件材料都应是原件,复印件及传真件等一般不能作为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素要完善,各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准,以确保文件材料的有效性。

(三)各归档单位兼职档案员将文件材料汇总集中后进行分类预立卷,经综合档案室工作人员检查预立卷合格后,再编写页号、计算机录入并打印卷内文件目录、填写备考表,装订完成后打印案卷移交目录一式两份,移交单位与综合档案室均签字确认,各执一份。

三、归还档案

对于按该规定借出的档案应按期(3个月之内)归还,如需继续借用档案需到综合档案室办理续借手续。

 

 

学校办公室

2015年5月11日


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