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附件一:

河北工业大学各部门具体归档范围和保管期限表

目录

一、学校办公室... 5

二、纪检监察处... 10

三、党委组织部、党校... 11

四、宣传部... 12

五、统战部... 13

六、学生工作部(处)... 14

七、保卫处... 16

八、老干部处... 17

九、共青团河北工业大学委员会... 18

十、 工会... 19

十一、 国际交流与合作处 国际教育学院... 20

十二、教务处... 23

十三、 科研处... 27

十四、“211工程”办公室... 30

十五、人事处... 31

十六、审计处... 33

十七、国有资产管理处... 34

十八、财务处... 35

十九、后勤管理处... 37

二十、校园规划处... 39

二十一、图书馆... 42

二十二、国家大学科技园... 43

二十三、校办产业管理办公室... 44

二十四、网络管理中心... 45

二十五、现代化教学中心... 46

二十六、工程训练中心... 47

二十七、海水资源高效利用化工技术教育部工程研究中心... 48

二十八、高等教育发展研究中心... 49

二十九、各学院... 50

三十、体育部... 53

三十一、继续教育学院... 54

三十二、研究生学院... 55

三十三、城市学院... 57

三十四、廊坊分校... 58

三十五、其他部门... 59

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

一、学校办公室

(一)党务

序号

类目名称

保管期限

1

上级党组织有关党的建设的文件(针对本校的)    

  1. 针对本校的

须贯彻执行的

  1. 一般的、普发的

永久

30年

10年

2

校党代会文件材料

(1)大会计划(请示及批复)、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音录像,大会主席团、秘书长和代表及列席代表名单,候选人登记表和情况介绍、大会选举办法、选举结果和上级批复等  

永久

(2)大会提案及办理情况、讨论通过的文件、会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等

30年

(3)参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样

10年

3

校党委会、常委会、党委扩大会、党委(党总支)书记会会议纪要、决议及会议讨论的文件及照片、录音录像等

永久

4

党委工作计划、报告、总结 

永久

5

学校党委给上级党组织的请示、报告及上级批复 

永久

6

党委发布的决定、决议、办法,指示、批示、通报和重要通知等

永久

7

以党委名义召开的工作会议形成的文件材料等

永久

8

学校党政领导同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议 的发言稿及讲话录音、录像、照片等

永久

9

校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料及照片、录音、录像等

永久

10

党委工作简报 

永久

11

党委大事记 

永久

12

党群系统启用印章的文件和印模等

永久

13

党群系统重要统计材料         

永久

14

党委保密、秘书工作的有关文件材料等

30年

15

重要的群众来访、来信及处理材料 

30年

16

学校党委领导以党委、党办名义与外单位联系的重要来往文书资料、实物等

30年

17

其它有保存价值的党务文件材料

据具体情况

18

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 


(二)行政

序号

类目名称

保管期限

1

上级机关颁发的有关高校行政管理的指示、决定、条例、规定、办法、通报、重要通知等

  1. 重要的、针对本校的
  2. 一般性的、普发的

永久

30年

2

学校制定的各类规章制度

永久

3

以学校和校办名义颁发的文件(原稿、印件等)

永久

4

学校教育事业规划、计划及上级批复等

永久

5

学校年度、学期工作计划、工作要点、报告、总结等

永久

6

校长工作报告、总结、校长题词及在校内外有关会议上的重要讲话稿等

永久

7

校长办公会记录、纪要等

永久

8

学校办公室办公会记录、纪要等

30年

9

校务委员会名单、会议记录、纪要等

永久

10

全校性的工作会议、座谈会形成的会议记录、纪要等

永久

11

学校向上级的请示、报告及上级的批复等

永久

12

学校综合评估材料  

永久

13

有关全校性工作的调查材料和经验总结等

永久

14

各类学年报表及统计资料等

永久

15

启用印章的文件及印模等 

永久

16

学校历史沿革、大事记、校史资料等

永久

17

学校工作简报、信息动态、情况介绍等  

永久

18

群众来信来访等

30年

19

普选工作材料等

30年

20

校领导以学校、校办名义给上级及有关单位联系的来往文书材料等

30年

21

校领导出访往来的有关文件材料及实物等

永久

22

以学校名义与外单位签订的各项协议、备忘录等

永久

23

上级领导来学校视察的指示、讲话等文件材料

永久

24

学校办公室承办的重大活动形成的重要文件材料   

永久

25

有保存价值的文物实物档案,包括:本校重要获奖奖牌,停用的各类公章、校党政领导的办公签字章,本校匾牌,本校的校徽、纪念章,领导题词,重要的礼品等

永久

26

反映学校重大活动或事件、有重要保存价值的声像资料

永久

27

其它有保存价值的文件材料 

据具体情况

28

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 


(三)综合档案室

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于档案工作的文件材料

 

(1)针对本校的、重要的

永久

(2)普发的、一般性的

30年

2

综合档案室的各项规章制度、工作指南、业务汇编、全宗介绍等

永久

3

综合档案室工作计划、总结

永久

4

综合档案室概况、发展规划

永久

5

档案工作统计年报表

永久

6

各种检查、评比、上报等文件材料

永久

7

销毁的清册

永久

8

表彰档案工作先进集体、个人材料

 

(1)全国、省市级以上

永久

(2)校级

30年

9

其它有保存价值的文件材料 

据具体情况

10

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(四)校友总会

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于校友工作的文件材料

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发的、一般的

永久

30年

2

校友会的规章制度、章程等

永久

3

校友会年度工作计划,总结,重要发文,重要请示及上级批复等

永久

4

校友会大事记,历史沿革、统计报表等

永久

5

校友会会议记录、纪要等

30年

6

校庆活动有关文件、资料、实物等(重要计划、方案、发文、请示和批复;领导讲话、来宾名单、请柬、重要的贺电、贺信、捐赠物品及清单等)

永久

7

《校友通讯》正本及原稿;对校史研究重要有价值文字材料、图片等

永久

8

校友会机构沿革材料等

30年

9

上述纸质档案的电子文档定稿版(计划与总结、大事记、重要发文、统计报表、重要的校友活动或校庆活动材料、管理制度和机构设置材料、出版物和校史研究材料等)

30年

10

有重要保存价值的实物档案(纪念品、校友签名册、礼品等)

永久

11

有重要保存价值的声像资料

永久

12

其它有保存价值的文件材料 

据具体情况

13

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

       
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

二、纪检监察处

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级纪检监察机关的工作文件材料(决定、指示、通知、通报、规定及重要的领导讲话等)

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发性的、一般的

永久

    30年

2

纪委、监察处规章制度

永久

3

纪委、监察处工作计划、总结、报告(包括调查报告)

永久

4

案件调查材料及重要统计数据

    永久

5

校纪委会议记录;纪检监察工作会议记录

30年

6

党员处分、申诉和复查材料 

永久

7

群众来信、来访及处理意

30年

8

纪委监察处产生的其它有保存价值的文件、材料

据具体情况

9

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

三、党委组织部、党校

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于我校组织工作的指示、决定、通知、简报

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发的、一般性的

永久

30年

2

本校组织工作计划、总结、决定、调查材料;请示、报告及批复等  

永久

3

本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知等  

永久

4

落实政策的有关材料

30年

5

学校对副处以上干部任免、调动和离休的报告、决定、批复、通知及任免呈报表等  

永久

6

副处以上干部名册  

永久

7

党员名册  

30年

8

关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料  

30年

9

发展新党员、预备党员转正的名册  

30年

10

组织关系介绍信存根 

30年

11

表彰先进的决定、名单、总结和先进事迹材料;报上级表彰党员名单、材料、上级表彰文件(光荣册)

30年

12

上级机关关于校级领导任免的批复、通知及我校呈送的有关报告、考察材料  

永久

13

我校各领导班子成立、换届的材料  

永久

14

挂职、后备干部名单  

30年

15

校党委对分党委(总支、直属支部)改选、建立、撤销等审批材料  

30年

16

各级党代会代表推荐材料

30年

17

各级人大代表推荐材料

30年

18

党校培训班培训材料(方案、总结、学员名单)

30年

19

组织部有重要保存价值的声像资料

永久

20

组织部其他有保存价值的材料

据具体情况

21

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

四、宣传部

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于宣传工作的文件材料

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发的、一般的

永久

30年

2

本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结等

永久

3

宣传部的规章制度

永久

4

教职工政治思想工作动态及调查材料等

30年

5

反映本校重大活动的剪报及图表、照片、底片、录像带等  

永久

6

理论学习的决定、通知、计划、总结等

30年

7

《河北工业大学报》(报刊、原稿、评审单)

永久

8

宣传部有重要保存价值的实物资料

永久

9

宣传部产生的其它有保存价值的材料

据具体情况

10

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

五、统战部

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于统战工作的文件  

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发的、一般性的

永久

30年

2

本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结  

永久

3

统战工作情况调查、典型材料、统计报表  

永久

4

本校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料  

永久

5

台、港、澳和侨务工作材料 

30年

6

各民主党派成员和负责人名册及有关材料 

30年

7

统战工作重要会议记录  

30年

8

统战部产生的其它有保存价值的材料 

据具体情况

9

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

六、学生工作部(处)

序号

类目名称

保管期限

1

本部门的工作计划、总结、制定的管理办法和规章制度等

永久

2

新生入学登记表、毕业生登记表及学生在校期间形成的具有保存价值的文件材料

永久

3

上级有关学生思想政治工作、奖学金、贷款、助学金及勤工俭学、困难补助、减免学杂费、学生就业等方面的文件材料等。

  1. 重要的、针对本校的
  2. 一般的、普发的

 

 

永久

10年

4

有关学生工作向校领导的请示、报告及校领导的批示

永久

5

学生管理手册

永久

6

学生政治思想教育工作年度计划及实施过程中的重要材料和工作总结

永久

7

学生处召开全校性学生大会及座谈会的重要材料

30年

8

在参加上级召开的工作会议上我校的典型发言及其他文件材料

30年

9

毕业典礼文件材料

30年

10

学生处分材料(处分决定、本人检查、旁证材料、撤消处分的意见、申请、证明等)和受处分学生的申诉材料及复查结论   

永久

11

上级机关有关学生军训文件、本校军训计划、请示与领导批示、军训总结、军理课试卷、成绩单等

30年

12

市级先进班集体考核、调研、申报材料,市级三好学生的考核、审查、申报材料

30年

13

社会赞助助学金管理工作材料

30年

14

校内困难补助管理工作材料,学生临时困难补助材料

30年

15

勤工俭学申请及费用审核、汇总材料

30年

16

学生学费减免材料

30年

17

全校奖学金,贷款,助学金及减、免、补学费工作的报表、统计、汇总、情况调查报告等。

30年

18

学生工作计划和管理规章制度、学生思想教育工作和心理健康工作材料

永久

19

全校班主任辅导员的选拔、培训、管理、考核、评优工作材料,优秀班集体评选和“专项奖学金”的评选材料等

30年

20

学生宿舍精神文明建设评选材料

30年

21

上级有关毕业生就业工作的文件材料   

  1. 重要的,针对本校的
  2. 一般的,普发的

 

永久

10年

22

我校毕业生就业工作规划、计划、总结

永久

23

学校就业指导工作的重要宣传材料

30年

25

毕业生供需统计、计划、合同等   

永久

26

毕业生正式分配方案及调配派遣名册等 

永久

27

毕业生派遣证存根及领取签收册   

30年

28

毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

30年

29

市场信息的调研分析、职业测评文件材料

30年

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

七、保卫处

序号

类目名称

保管期限

1

上级安全保卫、综治、消防、政保、户政工作的文件材料

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发性的、一般的

永久

30年

2

本校公安保卫消防工作方面的规章制度

永久

3

本校公安保卫消防工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表

永久

4

本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书

永久

5

本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复

永久

6

重点(要害)部门的公安保卫、消防工作

30年

7

交通安全工作有关文件材料 

30年

8

本处工作简报

30年

9

学校师生出国(境)文件材料

永久

10

户籍等服务性工作方面形成的综合性文件材料

永久

11

本处请示及领导批复意见等文件材料

30年

12

本处人员培训、聘岗等人员管理方面的动态情况等

30年

13

政保工作方面的重要文件材料

30年

14

其他有保存价值的材料

据具体情况

15

以上文字材料相应的电子文件材料

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

八、老干部处

(一)党务

 

序号

类目名称

保管期限

1

老干部处报上级党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

30年

2

校党委与有关机关联系、协商工作的来往文件材料

30年

3

老干部处工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

30年

4

老干部处党建工作及有关材料

30年

5

老干部处人员奖励及有关材料

30年

6

老干部处改选报告、审批材料

30年

7

各老干部处委员名册

30年

8

各老干部处产生的有保存价值的其他材料

30年

9

其他有保存价值的材料

据具体情况

10

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

(二)行政

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于离退休工作的文件(针对我校)

30年

2

老干部处工作规章制度

永久

3

老干部处工作计划、报告、总结

永久

4

校老干部处会议记录

30年

5

离退休工作的统计、年度报表

永久

6

离退休人员享受待遇的文件

30年

7

离退休工作中的特案处理结果

30年

8

大事记、年鉴、自办刊物 《夕阳红》

永久

9

有重要保存价值的实物档案(纪念品、礼品等)

永久

10

有重要保存价值的声像资料

永久

11

其他有保存价值的材料

据具体情况

12

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

九、共青团河北工业大学委员会

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于共青团工作的文件

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发的、一般性的

永久

30年

2

本校团代会文件(通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件) 

永久

3

团委工作计划、报告、总结及规章制度

永久

4

团委工作典型调查材料、优秀团员的材料

30年

5

表彰和奖励先进团支部、优秀团员的文件材料

30年

6

处分团员的材料及复查材料 

30年

7

批准入团、离团的材料及名单 

30年

8

团干部名单 

30年

9

团员名册 

30年

10

团委会议记录 

30年

11

学生会文件材料

30年

12

本校学生组织、参与的各种学会、社团的有关文件材料及出版的各种报刊

30年

13

团委牵头的重大活动的有关材料

30年

14

团委社团活动、勤工俭学、社会实践的有关材料 

30年

15

团委有重大保存价值的照片、录音、录像等声像资料

永久

16

团委有重大保存价值的实物档案

永久

17

团委产生的其它有保存价值的材料

据具体情况

18

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

十、 工会

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级和学校有关工会工作的文件材料

  1. 针对本单位的、重要的
  2. 普发性的、一般的

永久

30年

2

工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计及其他文件 

永久

3

教代会、工会的有关文件(通知、名单、报告、决议、章程、选举结果、领导讲话、大会发言、提案等文件)

(1)重要的

(2)一般的

永久

30年

4

上级及本校工会表彰先进集体个人的材料、名单 

(1)重要的

(2)一般的

永久

30年

5

工会委员会会议记录、纪要、简报 

30年

6

教代会、工会换届选举大会材料、年会及研讨会材料  

30年

7

基层工会干部名册 

30年

8

妇女工作材料

30年

9

有重要保存价值的实物档案 如奖杯和奖牌

永久

10

有重要保存价值的声像资料

永久

11

工会产生的有保存价值的材料 

据具体情况

12

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

十一、 国际交流与合作处 国际教育学院

(一)党务

序号

类目名称

保管期限

1

国际合作与交流处 国际教育学院直属党支部报上级党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

30年

2

校党委与有关机关联系、协商工作的来往文件材料

30年

3

国际合作与交流处 国际教育学院直属党支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

30年

4

国际合作与交流处 国际教育学院直属党支部党建工作及有关材料

30年

5

国际合作与交流处 国际教育学院直属党支部人员奖励及有关材料

30年

6

国际合作与交流处 国际教育学院直属党支部改选报告、审批材料

30年

7

各国际合作与交流处 国际教育学院直属党支部委员名册

30年

8

各国际合作与交流处 国际教育学院直属党支部产生的有保存价值的其他材料

30年

9

其他有保存价值的材料

据具体情况

10

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(二)行政

序号

类目名称

保管期限

 

WS11 综合

 

1

上级关于外事工作的文件材料  

30年

2

学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等

30年

3

外事工作会议材料

30年

4

外事工作统计报表 

永久

5

外事工作大事记

永久

6

国(境)外赠送的有保存价值的礼品、纪念品

永久

 

WS12 出国(境)

 

7

上级对出国(境)人员的有关文件材料 

30年

8

国际学术会议论文

30年

9

投递国外的学术论文

30年

10

出国(境)进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书(影印件) 

永久

11

出国(境)人员考察、访问材料

30年

12

出国(境)讲学、研究人员有关材料

30年

13

学校参加国际比赛、竞赛材料 

30年

14

教职工自费留学、因私出国(境)探亲的有关材料

30年

15

出国(境)自费留学学生的有关材料

30年

 

WS13 来校

 

16

上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往信函

30年

17

学校邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往信函

30年

18

外国党政官员、各界人士来校参观访问的材料

30年

19

(其中世界著名人士) 

永久

20

外籍专家、教师、学者及友好人士来校讲学的讲稿教材等

30年

21

(其中世界著名人士)

永久

22

来校进修、10年培训研究的外籍人士有关材料  

30年

23

承办的国际比赛、竞赛材料 

30年

 

WS14 国际合作与会议

 

24

重大礼宾活动的有关文件材料

30年

25

我校与国际间的校际合作交流、国际组织间的合作交流、政府间合作交流的协议、合同、项目纪要、备忘录等

永久

26

与国(境)外单位开展合作的文件材料

30年

27

(重大合作项目文件)  

永久

28

本校完成的国际合作项目、成果等材料 

30年

29

合作项目中境外单位完成项目、成果等材料 

30年

30

授予外籍人员名誉称号的材料  

永久

31

师生员工参加国际会议的报告及上级批复 

30年

32

参加和举办的国际双边会议的有关材料

30年

 

WS15 外国留学生工作

 

33

上级有关留学生工作的文件 

30年

34

学校有关留学生工作的文件  

永久

35

录取审批材料  

永久

36

学籍登记表、学籍卡片 

永久

37

学习情况、成绩及评语  

永久

38

学生名册 

永久

39

教学计划、大纲、安排  

30年

40

学位论文及学位证书复印件等材料 

30年

41

学生去向及有关材料  

30年

42

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

十二、教务处

JX13-1   综合(本科教育)

序号

   类目名称

保管期限

1

上级下达的有关本、专科生教学工作的文件材料

  1. 针对本校的重要的
  2. 普发的

 

永久

10年

2

本校领导有关教学工作的文件材料

永久

3

本校有关本科生的教学改革、建设成果奖评审材料及名单、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定和办法的文件材料等

永久

4

本校有关本、专科生教育事业发展规划、计划的报告、总结及上级批复等

永久

5

本校关于本、专科生教务工作的决定、规定及规章制度等

30年

6

教务处会议记录及本处召开的重要会议文件材料及记录,教学检查、评估、教学质量奖文件材料等

30年

7

简报、教学情况交流

30年

8

教务处的工作计划总结等

永久

9

各类统计年报表

永久

10

进修、访问学者管理文件材料等

永久

11

荣获各类省部级以上奖励证书等

永久

JX13-1  学科建设与实验室建设(本科教育)

12

上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

30年

13

本校有关学科、专业、实验室论证、申报、审批材料  等

永久

14

本校重点学科、专业、实验室建设材料等

永久

15

本校学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料

30年

16

本校学科、专业、实验室建设统计报表

永久

17

国家、省、部级先进实验室、先进个人名单、评审材料等

永久

18

专业调研报告等

30年

19

课程建设规划、调研报告

永久

20

新开课审批材料等

永久

21

精品课程建设规划、立项审批、申报、评审、总结等文件材料、精品课程课件等

永久

22

教育部、河北省教学改革项目文件材料等

永久

23

课堂教学质量评估表、每学期课堂教学质量评价结果、评估总册、学生文字意见等

30年

24

毕业论文年度评估报告等

30年

25

各院系课堂教学质量评估打分规则、打分表等

30年

26

教学改革立项项目审批表、立项通知书、立项项目管理表等

30年

27

优秀本科毕业论文汇编

30年

28

教学质量(学生、教师)调查统计

30年

29

教师关于教学质量评价结果的投诉意见、复议结论

30年

30

呈报上级有关部门的年度教学质量报告

永久

31

每学期教学督导室编辑的教学督导工作报告汇编及选编等

30年

32

教学督导员撰写的教学督导报告、听课手册等

30年

33

上级有关教学督导工作的文件材料

10年

34

学期教学督导总报告以及各种数据统计表

10年

35

关于教学质量督导评价体系以及教学督导质量管理手册的各种文件材料

30年

36

教学督导制度建立及发展的有关文件材料

30年

37

有关科研活动及所取得的科研成果

30年

38

教学督导室制作的各种教学指导书

30年

39

教学督导室工作会议记录

10年

40

实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定

30年

41

典型教案、重要备课记录、典型实习报告

30年

42

社会调查、社会实践计划、总结及有关材料

30年

JX13-1  课堂教学与实践(本科教育)

43

学生成绩单

永久

44

各专业教学计划、大纲

永久

45

各专业年度教学安排表、教学执行计划

30年

46

课程安排表、教学进度表、选修课程表、校历表、课表

30年

47

每学期专业课程、公共选修课程目录

30年

48

各系、科、专业课程试题库

30年

49

英语四、六级考成绩册

永久

50

免试推荐研究生文件材料

永久

51

调停课、转专业、重修、试读文件材料

永久

52

网上选课手册

30年

53

上报上级有关部门本科生数据(含光盘)

永久

JX13-1  学位(本科教育)

54

上级有关学位工作的文件材料

30年

55

本校学位评定条例、办法及计划、总结

永久

56

学位委员会会议记录、决定

永久

57

学位委员会授予本科学士学位名单

永久

58

证书发放表

永久

59

免试推荐研究生文件材料

永久

60

毕业生简况表

永久

JX13-1  教材(本科教育)

61

教育部有关教材的文件(若干意见、评奖通知、制定教材规划的通知等)

30年

62

河北省教育委员会关于教材的文件(转发教育部的文件、教材使用情况调查的通知、精品教材立项的通知等)

30年

63

教材规划的有关材料

(1)申报教育部国家级教材规划的材料:申报表、评审结果、进展情况调查表、出版目录

(2)学校教材规划的材料:申报通知、申报表、申报结果

30年

64

精品教材建设的有关材料

(1)精品教材立项管理材料:立项申请书、立项结果通知书、中期检查表、出版合同、结项材料

(2)精品教材建设的材料:精品教材申报表、评审结果的通知

30年

65

教材评奖:

(1)教育部全部高等教育优秀教材奖的有关材料:申报书、评奖结果

(2)全国高等教育优秀教学成果奖(包括教材获奖材料)

30年

66

学校教材管理工作的规章制度

30年

67

全校教师教材编写出版情况的统计资料

30年

68

本科课堂教材使用情况的调查资料

30年

69

教材管理工作的计划、总结、工作信息、工作论文等

30年

JX13-1  招生(本科教育)

70

有关省的生源计划、生源状况统计

永久

71

招生工作 计划、总结、重要的报告及上级批复

永久

72

招生简章、咨询手册、咨询宣传工作实施细则、报考指南及专业介绍等

30年

73

招生工作函件、通知、工作人员名单

30年

74

录取新生名单、录取通知样本

永久

75

录取保送生名单、自主招生材料(文件、规则、测试情况)

永久

76

新生保留、取消入学资格名单、违纪考生处理材料

永久

77

艺术特长生、体育特长生工作的宣传、考试、成绩统计等材料

永久

JX13-1  学籍管理(本科教育)

78

有关学生工作向校领导的请示、报告及校领导的批示

永久

79

学生管理手册

永久

80

参加上级召开的工作会议上我校的典型发言材料

永久

81

学籍管理(学生休、退、复、转学等学籍变动材料)、学生名册(纸质档案及电子档案)

永久

82

学生自费出国(境)学习的咨询、审批等材料,学生公派出国学习交流的材料

永久

83

学生证样本

永久

84

年度工作计划、总结

永久

85

全校性学生会议及座谈会的重要文件材料

30年

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

十三、 科研处

序号

类目名称

保管期限

综  合

1

上级、本校下达的有关科研工作方面的文件材料

30年

2

科研处制定的规章制度、管理方法等

30年

3

科研处工作规划、计划、总结、报告

30年

4

本校召开的科技工作会议的文件材料

30年

5

科研处召开的重要科研会议记录

30年

6

本校科研统计年报

永久

7

本校组织的全国性、地区性的学术会议材料

10年

8

本校完成的国际合作项目、成果等材料

永久

9

上级下达给本校的科研计划、任务及科研经费指标

30年

10

本校申报科学基金的报告及上级批复

永久

11

全校科技活动情况、各学术委员会名单

30年

12

本校与有关单位关于科技协作、咨询服务、委托开发签订的协议书、合同

30年

13

科研年鉴和科研大事记

永久

14

本校的各类科研统计材料

 

(1)本校获专利项目的名册、统计资料

永久

(2)本校教师发表于三大检索系统的论文统计材料

永久

(3)本校科研成果汇编及获奖情况统计材料

永久

(4)科研成果推广应用统计材料

永久

(5)科研项目立项统计材料

永久

15

本校科研简报及科研信息

30年

16

本校评选先进科技工作者的文件材料

 

(1)校级

30年

(2)市级及以上

永久

17

本校院士联谊会相关资料

永久

科 学 研 究 项 目

 一、科研准备阶段

18

立项申请书

永久

19

开题报告、选题报告

30年

20

调研、考察报告、可行性研究报告

30年

21

方案论证、专家评议书

30年

22

招标投标文件

10年

23

项目审批文件

永久

24

计划任务书、项目建议书

永久

25

合同、协议、委托书

永久

26

经费申请报告、批件及预算材料

10年

27

项目研究计划书、设计

30年

28

计划执行情况、计划调整或撤销报告

10年

 二、研究实验阶段

29

试验、实验、测试、观测、调查、考察的重要原始记录与图表

永久

30

试验、实验、测试的报告

永久

31

数据处理材料、包括计算机处理材料(如程序设计说明、框架、计算结果)

永久

32

研究试验大纲

永久

33

设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图)

永久

34

研究工作阶段小结、年度报告

30年

35

与科研项目配套的计算机软件、磁盘、照片、底片、录音带等

永久

36

样品标本等实物的目录

永久

 三、总结鉴定阶段

37

工作总结、技术总结

永久

38

研究报告、研制报告

永久

39

研究论文专著

永久

40

设计图纸、工艺文件、工艺技术报告、技术诀窍报告

永久

41

技术标准、规范、说明书

永久

42

用户报告、经济效益证明材料

永久

43

鉴定会材料(鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见)

30年

44

科研成果鉴定申请书、鉴定证书

永久

45

专家鉴定委员会名单、专家评审意见

永久

46

科技成果水平检查证明

永久

47

科研经费决算材料

30年

48

推广应用意见

30年

49

课题工作总结

30年

四、申报奖励阶段

50

科研成果登记表

永久

51

科研成果报告表

永久

52

科研成果奖励申报与审批材料

永久

53

科研成果获奖材料(奖状、奖章、证书)原件

永久

54

效益分析报告、成果应用证明材料

永久

55

专利申请书、授权书原件

永久

五、推广应用阶段

56

成果转让合同、协议书

永久

57

生产定型鉴定材料

永久

58

成果被引用或投产后反馈意见

10年

59

推广应用方案及实施情况

30年

60

扩大试生产的设计文件、工艺文件

30年

61

成果宣传报道材料

10年

62

对外学术交流材料

30年

63

有归档价值的其他文件材料

据具体情况

64

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

请科研处老师将以上档案内容根据KY11纵向、KY12横向、KY13成果、KY14奖励、KY15科协、科研机构、KY16办公室、KY17专利等方面进行分类存档

科研在完成鉴定验收之后两个月内归档;报奖材料在报奖同时归档

 

 

 

十四、“211工程”办公室

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关“211工程”建设的综合性文件

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发性的、一般的

永久

30年

2

“211工程”办公室工作计划、总结

永久

3

“211工程”办公室工作的有关材料

30年

4

国家级、省(市)级、校级三级重点学科建设项目相关材料

永久

5

“211工程”建设项目的提出、立项、审批、建设到项目竣工验收的全过程中直接形成的、具有保存价值的各种文件材料及光盘等。

永久

6

统计报表,报上级管理机构的重要汇报材料

永久

7

“211”工程有关工作会议的会议记录、纪要,“211”工程大事记,工作简报

30年

8

“211工程“办公室产生的其它有保存价值的材料 

据具体情况

9

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

十五、人事处

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关人事(含离退休)工作的文件

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发的、一般性的

永久

30年

2

本校人事工作的规章制度

永久

3

本校人事工作计划、总结、报告、调查材料、会议记录等

永久

4

关于机构编制的规划、计划、报告、总结、上级批复等

永久

5

关于校内机构设置、变化的文件材料

永久

6

人事处权限内的干部任免文件及名册等

永久

7

处分教职工的决定及复查、撤消处分的文件材料(含辞退、复职、除名、出国教职工) 

永久

8

教职工校内调动的文件材料等

永久

10

教职工调入、调出的有关材料(包括商调函、行政及工资介绍信存根)

永久

11

教职工录用、调入有关材料(包括行政介绍信、报到证)

永久

12

使用临时工有关文件及临时工名册等

永久

13

教职工名册

永久

14

人事统计报表

永久

15

授予各种荣誉和表彰的先进集体、先进个人的文件材料等

永久

16

关于师资的培养、管理、工作计划、规定、总结等  

永久

17

教师进修(含读学位)计划、安排、总结等

30年

18

教师工作量的规定及执行情况  

永久

19

教职工评定、聘任专业技术职称的批复、呈报表等  

永久

20

教职工公派出国材料

永久

21

教职工工资调整名册

永久

22

关于工资改革工作计划、总结、报告、规定及上级批复

永久

23

教职工转正定级材料

永久

24

教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料

30年

25

教职工退休缓办及延聘材料

永久

26

教职工福利工作的材料  

永久

27

调资文件  

(1)针对本校的

(2)一般的、普发的

永久

10年

28

与保险工作相关的文件材料

  1. 与本校有关的  
  2. 一般的、普发的
  3. 我校享受各种保险人员的有关资料

永久

10年

永久

29

工作往来中有重要保存价值的实物档案

永久

30

职工起薪单、变薪单、止薪单等

永久

31

教职工任职资格评审材料

30年

32

与本处有关的有重要保存价值的声像资料

永久

33

人事处产生的其它有保存价值的材料 

据具体情况

34

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

十六、审计处

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关审计工作的文件材料

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发的、一般性的

永久

30年

2

本校审计工作方面的规章制度 

永久

3

审计工作计划、总结、请示、调查报告、情况反映等

永久

4

审计工作统计年报及重要报表 

永久

5

审计工作财务预、决算报告及批复  

30年

6

上级审计部门对学校的审计报告及领导批示

30年

7

本校审计部门对学校各级领导的职务审计报告及领导批示

30年

8

审计项目形成的有关文件  

30年

9

审计处产生的其它有保存价值的文件、材料等

30年

(1)领导批示
(2)审计通知书
(3)审计报告、结论
(4)取证材料
(5)其他重要材料

10

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

十七、国有资产管理处

 

序号

类目名称

保管期限

SB11综合

1

上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件

30年

2

本校仪器、设备管理的规章制度

30年

3

设备工作计划、报告、总结、调查材料

30年

4

仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

30年

5

仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复

30年

6

本校有关仪器、设备业务工作的年度统计材料

30年

7

本校清产核资工作计划、报告、总结的文件材料一览表

30年

8

每年新增、报废仪器设备清单

30年

SB12仪器设备

9

申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)委托协议

30年

10

上级或主管领导批复和准购批示

30年

11

定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等

30年

12

进口设备过程中有关的技术商务文件

30年

13

开箱记录及装箱单

30年

14

安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

30年

15

验收报告及文件材料

30年

16

索赔往来函件及结果文件

30年

17

设备说明书及全套随机文件材料

30年

18

使用、检修、故障事故记录(设备履历书)

30年

19

重大事故的调查分析及处理意见

30年

20

技术改造和开发过程中形成的文件材料

30年

21

国有资产管理处产生的其它有保存价值的材料

30年

22

以上文字材料相应的电子文件

30年

 

 

 

 

十八、财务处

 

序号

类目名称

保管期限

CK11综合

1

上级有关财务会计工作的文件材料

永久

2

本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件

30年

3

学校基金管理工作文件

10年

4

有关财务管理方面的其他文件材料

10年

5

会计移交清册

30年

6

财会档案移交保管清册

永久

7

财会档案销毁清册

30年

CK12会计报表

8

决算报表(含基建综合决算)

永久

9

预算会计报表

10年

10

年度以上规划表、分配计划、测算表

30年

11

年度以上各种统计报表(含工资报表)

30年

12

季度以下各种计划、统计报表

10年

CK13会计账簿

13

涉及外事会计账簿

永久

14

总账

30年

15

预算内账簿

10年

16

预算外账簿

10年

17

学校专项基金账簿

10年

18

日记账(现金、银行存款日记账)

30年

CK14会计凭证

19

涉及外事的会计凭证

永久

20

预算内各种原始凭证、记账凭证

10年

21

预算外各种原始凭证、记账账单

10年

22

学校基金各种原始凭证、记账凭证

10年

23

银行存款余额调节表

10年

24

会计拨款凭证及其他会计凭证

10年

25

银行对外账单

10年

26

涉及债权、债务及未清理完毕的凭证

30年

CK15工资清册

27

工资发放名册、卡片

永久

28

工资转移、证明、通知存根

30年

29

各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等

10年

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

十九、后勤管理处

 

(一)党务

序号

类目名称

保管期限

1

后勤处党总支报上级党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

30年

2

后勤处党总支工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

30年

3

后勤处党总支党建工作及有关材料

30年

4

后勤处党总支人员奖励及有关材料

30年

5

后勤处党总支改选报告、审批材料

30年

6

后勤处党总支委员名册

30年

7

后勤处党总支产生的有保存价值的其他材料

30年

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(二)行政

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关后勤管理工作的文件材料

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发性的、一般的

永久

30年

2

本校后勤工作的规章制度

永久

3

本处的或本校后勤管理工作的计划与总结、会议记录、纪要、重要发文、大事记,重要报告、请示与上级批复

30年

4

后勤管理处和有关单位签订的合同、协议书

  1. 重要的
  2. 一般的

永久

30年

5

本校房屋修缮、水、暖、电管理工作给校领导的请示、报告及批复

30年

6

学校房产管理工作有关材料

  1. 重要的
  2. 一般的

永久

30年

7

校园绿化

30年

8

本单位的机构设置、科室和公司负责人名录、机构沿革材料

30年

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

二十、校园规划处

 

JJ11综合

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关基建工作的文件

30年

2

基建工作规章制度

30年

3

基建工作计划、总结简报

30年

4

基建工作总体规划

永久

6

基建工作年度(季度)总结、统计报表

永久

7

基建工作财务预、决算

30年

8

全校行总体规划、设计总平面图

永久

9

水、电、气管道分布图

永久

10

财务计划、年度计划

30年

11

工程概算、预算、决算

永久

12

主要材料消耗、器材管理

30年

13

交付使用的固定资产

永久

14

其他有保存价值的材料

永久

JJ12项目

1

项目建议书及上级批复

永久

2

可行性研究报告

永久

3

项目评估

永久

4

环境预测、调查报告

永久

5

设计任务书及计划任务书

永久

6

工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验实验报告、重要土、岩样及说明

永久

7

地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

永久

8

水文、气象、地震等其它设计基础材料

永久

9

初步设计

永久

10

技术设计

永久

11

施工图设计

30年

12

技术秘密材料、专利文件

永久

13

设计计算书

30年

14

关键技术实验

永久

15

总体规划设计

永久

16

设计评价、鉴定及审批

30年

17

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永久

18

承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件

永久

19

施工执照

永久

20

环保三同时、消防、卫生等条、件水、电、气、暖供应协议书

永久

21

产权证书

永久

22

(1)开工报告/工程技术要求、技术交流、图纸会审计要

30年

23

施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术设施、施工安全措施、施工工艺

30年

24

原材料及构件出厂证明、质量鉴定

30年

25

建筑材料实验报告

30年

26

设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批手续、技术核定单、备忘录等

永久

27

土建施工定位、测量、复核记录、地质勘察

永久

28

土、岩试验报告,基础处理,基础工程施工图、桩基工程记录、地基研槽记录

永久

29

隐蔽工程验收记录

永久

30

工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

永久

31

分项、分单位工程抽量检查、评定

30年

32

交工验收记录证明

30年

33

竣工报告、竣工验收报告

永久

34

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

30年

35

设计变更、工程更改洽商、材料、零部件、设备代用审批

30年

36

焊接实验记录、报告、施工检验、探伤记录

30年

37

隐蔽工程检查验收记录

30年

38

强度、密闭性实验报告

30年

39

设备调试记录

30年

40

施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

30年

41

系统调试、实验记录

30年

42

管线清洗、通水、轻度记录

30年

43

管线标高位置,坡度测量记录

30年

44

中间交工验收记录证明,工程质量评定

30年

45

竣工报告、竣工验收报告

30年

46

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

30年

47

设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

30年

48

调试、整定记录

30年

49

性能测试和校核

30年

50

施工安装记录、安装质量检查评定、事故处理报告

30年

51

操作、联动试验

30年

52

电气装置交接记录

30年

53

中间交工验收记录证明,工程质量评定

30年

54

竣工报告、竣工验收报告

永久

55

全部竣工图纸

永久

56

质量评审材料

永久

57

工程现场声像材料

永久

58

竣工验收会议决议文件

永久

59

监理合同、协议

永久

60

监理大纲

永久

61

监理实施细则

永久

62

监理会议纪要、月报

永久

63

有关监理的业务联系单

永久

64

单位质量评估报告

永久

65

监理总结

永久

66

工程概算、预算、决算

永久

67

交付使用的固定资产

永久

68

造价分析表

永久

69

有关方面关于基建项目的审计文件

永久

70

其他有保存价值的材料

 

71

以上文字材料相应的电子文件、光盘

 

备注:以上材料在工程完工3个月之内上交存档

 

 

 

 

二十一、图书馆

()党务

 

序号

类目名称

保管期限

1

图书馆直属党支部报上级党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

30年

2

与校党委联系、协商工作的来往文件

30年

3

图书馆直属党支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

30年

4

图书馆直属党支部党建工作及有关材料

30年

5

图书馆直属党支部奖励有关人员材料

30年

6

图书馆直属党支部改选报告、审批材料

30年

7

图书馆直属党支部委员名册

30年

8

图书馆直属党支部产生的有保存价值的其他材料

据具体情况

(二)行政

1

上级、本校有关图书工作的文件材料  

30年

2

图书馆的有关规章制度 

永久

3

图书馆工作计划、总结、报告 

30年

4

图书馆概况、发展规划、统计年报

永久

5

图书馆向上级机关的请示、报告及批复

30年

6

图书馆决议、决定、通报及重要会议记录

30年

7

图书馆有重要保存价值的实物档案

永久

8

图书馆有重要保存价值的声像资料

永久

9

图书馆产生的其它有保存价值的材料

据具体情况

10

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

       

 

 

 

 

 

 

 

 

二十二、国家大学科技园

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级对大学科技园工作的文件材料

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发性的、一般的

永久

30年

2

本校科技园规章制度

永久

3

本校科技园形成的文件材料

30年

4

本校科技园入园项目、入园企业介绍、评审等文件材料及协议、合同等

永久

5

本校科技园工作计划、总结、重要统计报表等文件材料

永久

6

本校科技园接待领导人、组织重大活动等形成的文件材料及录像、照片等声像材料

永久

7

本部门省部级以上奖匾、奖旗、奖章、奖证以及印章等实物档案

永久

8

其它有保存价值的文件 

据具体情况

9

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

二十三、校办产业管理办公室

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级及本校关于产品生产与科技开发管理方面的文件材料

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发的、一般性的

永久

30年

2

校办产业管理办公室为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度等

永久

3

产品开发与科技开发年度工作计划、总结、统计报表等

永久

4

有关合同和协议,法律纠纷有关重要文件材料

永久

5

校办产业管理办公室机构调整和人事任命文件

30年

6

产品项目全套材料等

30年

7

各种有价值的合同、协议等

30年

8

劳资等其它有保存价值的材料

据具体情况

9

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

二十四、网络管理中心

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于网络管理工作的文件

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发的、一般性的

永久

30年

2

网络管理中心工作规章制度

永久

3

网络管理中心工作计划、报告、总结、统计报表

永久

4

本校有关网络、信息化建设、合作办学等方面的合同及协议文本;本单位获得有关网络技术、培训资质的证书或批文

永久

5

其它有保存价值的文件

据具体情况

6

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

二十五、现代化教学中心

 

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级下达有关现代教育方面的文件材料    

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发的、一般性的

永久

30年

2

现代化教学中心规章制度、工作计划、总结、报表等

永久

3

学校大型活动录音、录像、光盘等声像档案   

永久

4

现代化教学中心产生的其它有保存价值的材料 

据具体情况

5

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

二十六、工程训练中心

 

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级下达的有归档价值的文件材料

  1. 针对本单位的、重要的
  2. 普发性的、一般的

 

永久

30年

2

本单位制定的各种规定、条例、办法、制定等

(1)针对本单位的、重要的

(2)普发性的、一般的

 

永久

30年

3

各类年度报表和年度工作、计划、总结等

永久

4

有重要保存价值的实物档案 如奖杯和奖牌

永久

5

有重要保存价值的声像资料

永久

6

其他有保存价值的材料

据具体情况

7

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

二十七、海水资源高效利用化工技术教育部工程研究中心

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级关于海水资源综合利用技术等工作的文件材料

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发性的、一般的

永久

30年

2

海水利用中心工作规章制度

永久

3

调研报告,统计报表,信息简报

  1. 重要的
  2. 一般的

永久

30年

4

有保存价值的重要合同、协议

  1. 重要的
  2. 一般的

永久

30年

5

重要学术交流活动的主要文件(纪要、总结等)

30年

6

研究成果等

  1. 重要的
  2. 一般的

永久

30年

7

其它有保存价值的文件材料

据具体情况

8

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

二十八、高等教育发展研究中心

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关高教研究工作的文件材料

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发性的、一般的

永久

30年

2

研究中心工作规章制度

30年

3

研究中心工作计划、规划、报告、总结、重要统计报表等文件材料

永久

4

研究中心大事记、历史沿革等

永久

5

研究中心会议记录 

30年

6

重要活动的照片等声像档案

永久

7

研究成果

  1. 重要的
  2. 一般的

永久

30年

8

其它有保存价值的材料

据具体情况

9

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

二十九、各学院

 

 (一)党务

序号

类目名称

保管期限

1

各学院党委(党总支、直属支部)报上级党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

30年

2

校党委与有关机关联系、协商工作的来往文件

30年

3

各学院党委(党总支、直属支部)工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

30年

4

各学院党委(党总支、直属支部)党建工作及有关材料

30年

5

各学院党委(党总支、直属支部)人员奖励及有关材料

30年

6

各学院党委(党总支、直属支部)改选报告、审批材料

30年

7

各学院党委(党总支、直属支部)委员名册

30年

8

各学院党委(党总支、直属支部)产生的有保存价值的其他材料

30年

9

其他有保存价值的材料

据具体情况

10

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(二)行政

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级制发的属于本学院主管业务的文件材料

  1. 针对本学院的、重要的
  2. 普发性的、一般的

永久

30年

2

学院总体发展规划、学科建设、科研开发规划、年度工作计划、总结、报告、报表等

  1. 重要的
  2. 一般的

永久

30年

3

学院的请示、报告及批复 

  1. 重要的
  2. 一般的

永久

30年

4

学院与外单位合作、协作签订的重要合同、协议及形成的材料等

30年

5

学院会议记录、纪要、简报、信息等  

30年

6

学院领导在学校及学院大会上的重要讲话稿

30年

7

学院年鉴、大事记及机构沿革材料

永久

8

学院组织开展的各项交流(含国际交流)活动的文件材料  

30年

9

学院庆活动材料

30年

10

学院统计年报及重要资料 

30年

11

学院师生出国(境)带回的学术、科研材料

30年

12

集体或个人获奖证书、文件材料等

永久

13

有重要保存价值的实物档案(纪念品、礼品等)

永久

14

其他有保存价值的材料

据具体情况

15

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(三)声像档案

 

序号

类目名称

保管期限

1

教师教学活动(讲课、讲座、著书立说等教学活动,包括兼职教师)场面

永久

2

学生活动(学习、考试、实验、实习、社会调查等)场面

永久

3

表彰(学生、教师)活动场面

永久

4

学生开学、军训(包括招生、迎新生)场面

永久

5

学生毕(结)业(包括论文答辩、授予学位)场面

永久

6

毕业生、结业生合影

永久

7

学生日常学习生活场面

永久

8

其他教学活动场面

永久

9

其他有保存价值的声像材料

据具体情况

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

三十、体育部

 

序号

类目名称

保管期限

1

上级有关体育教学工作的文件材料

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发的、一般性的

永久

30年

2

本校学生体育教学工作有关文件材料

30年

3

体育部年度工作计划与总结、会议记录、纪要、大事记

30年

4

体育部规章制度

永久

5

管理办法、岗位职责等

30年

6

体育教学重要的计划(方案)、总结、报告、评估材料、重要统计报表等

30年

7

学生体育锻炼达标情况及汇总表;学生体质调查与分析汇总材料等

30年

8

本校各届学生运动会秩序册,运动会、竞赛活动获奖名单

30年

9

参加校外各项重大比赛的获奖队员名单及成绩册(附奖状、奖杯照片)

  1. 国家级前6名
  2. 省市级前3名

永久

30年

10

本校举办的各项大型竞赛、联赛秩序册、成绩册

  1. 国际 国家
  2. 省级

永久

30年

11

体育部有重要保存价值的实物资料 如奖杯和奖牌(集体项目的)等

永久

12

体育部有重要保存价值的声像资料

永久

13

体育部其他有保存价值的材料

据具体情况

14

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


三十一、继续教育学院

JX14    综合(继续教育)

序号

类目名称

保管期限

1

上级下达的有关继续教育工作指令性、指导性文件

30年

2

继续教育工作计划、总结

永久

3

我校有关继续教育工作的决定、规定及制度

永久

4

继续教育工作的计划、总结、统计表、重要通知和通报

永久

5

表彰继续教育工作先进单位和个人的决定、名单

30年

6

参加国内外继续教育工作会议的重要材料

30年

7

上级有关成人招生工作的文件材料

30年

8

成人、夜大优秀班主任及教学、教学成果奖获奖名单及评审材料

永久

JX14  招生(继续教育)

9

成人教育、夜大学招生计划、总结

永久

10

成人教育、夜大学招生简章及专业介绍

永久

JX14 学籍管理(继续教育)

11

新生入学登记表

永久

12

成人、夜大学生名册

永久

13

成人、夜大学学籍管理(休、复、转、退)材料

永久

14

成人、夜大学学生奖励材料

永久

15

成人、夜大学学生处分材料

永久

JX14  课堂教学与实践(继续教育)

16

各专业教学计划、教学大纲

永久

17

成人、夜大学各专业期末考试试题

30年

18

成人、夜大各班级每学期各科成绩与汇总

永久

JX14  学位(继续教育)

 

上级有关学位工作文件材料

 

19

(1)针对本校的

永久

 

(2)普发的

10年

20

本校成人、夜大学评定条例、办法、计划及总结

永久

21

学士学位名单和申请表等材料

永久

22

优秀论文

30年

JX14 毕业生(继续教育)

23

毕业生验印名册、学位证书验印名册

永久

24

各培训班结业证书验印名册

永久

       
 

三十二、研究生学院

JX12    综合

序号

类目名称

保管期限

1

有关研究生教育工作会议的发言及交流材料

永久

2

研究生院召开的重要会议记录、研究生工作情况简报

永久

3

研究生院管理工作文件材料

永久

JX12    招生

4

上级下发的及我校有关招生工作的重要文件

永久

5

招生简章、专业介绍

永久

6

录取名单和录取情况统计表

永久

7

入学考试试题

30年

JX12   课堂教学与实践

8

上级下达有关培养管理的文件

  1. 针对本校的、重要的
  2. 一般的、普发的

 

永久

10年

9

各专业教学计划、大纲

永久

10

课表、课程简介

30年

11

因各种原因未修完学业材料(含成绩册)

永久

12

研究生学术报告会材料(报告会通知、报告会材料、获奖名单、获奖论文及声像材料等)

30年

13

优秀教学质量评奖材料

30年

JX12    学位

14

博士生导师遴选文件材料

30年

15

学科点目录

永久

16

优秀博士学位论文评选结果材料(全国、校级)

30年

17

优秀硕士学位论文评选结果材料(校级)

30年

18

获学位证书名单(博士、硕士)

永久

19

向国务院学位办上报数据库(含光盘)

永久

20

国务院学位办、河北省学位办下发的有关文件

  1. 重要的、针对本校的
  2. 一般的、普发的

 

永久

10年

21

学校学位评定委员会人员名单

永久

22

授予学位的决定

永久

23

论文评阅书(评议书)

永久

24

同等学力硕士科研成果一览表

30年

25

接受在职人员申请硕士学位课程考试登记表、学位(学历)证书及复印件

30年

26

跨学科申请硕士学位补修课程成绩单

30年

27

个人培养计划及执行情况表

30年

28

学位论文答辩申请书(同等学力硕士附外语统考合格证书复印件及学科综合水平统考合格证书复印件)

30年

29

博士生学科综合水平考试报告书、开题报告书

永久

30

答辩委员会组成审核表

30年

31

学位论文及论文摘要

30年

32

答辩表决票

30年

33

答辩决议

永久

34

答辩记录

永久

35

同等学力硕士课程考试试卷、资格审查表

30年

36

同等学力硕士学位论文撰写工作进程表

30年

37

获博士学位名册

永久

38

获硕士学位名册

永久

JX12    毕业生

39

毕业、结业证书登记表

永久

40

毕业生电子数据库(光盘)

永久

JX12   研究生课程进修班

41

我校上报学位委员会的举办研究生进修班汇总表

30年

42

学位委员会文件同意备案的通知

30年

43

与外单位办班协议书

永久

44

领取进修班结业证书登记表

永久

JX12    学籍管理

45

有关学生工作向校领导的请示、报告及校领导的批示

永久

46

学生管理手册

永久

47

参加上级召开的工作会议上我校的典型发言材料

30年

48

学籍管理(学生休、退、复、转学等学籍变动材料)、学生名册(纸质档案及电子档案)

永久

49

学生自费出国(境)学习的咨询、审批等材料,学生公派出国学习交流的材料

永久

50

学生证样本

永久

51

年度工作计划、总结

永久

52

全校性学生会议及座谈会的重要文件材料

30年

 

 

三十三、城市学院

序号

类目名称

保管期限

1

上级下达有关二级学院的文件材料

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发性的、一般的

永久

30年

2

城市学院制定的管理办法

  1. 重要的
  2. 一般的

永久

30年

3

学院行政印发的各类文件

  1. 重要的
  2. 一般的

永久

30年

4

院长办公会等形成的会议记要

30年

5

学院历史沿革有关材料

永久

6

招生简章、招生录简表

永久

7

重点学科建设等文件材料

永久

8

教学检测、评估、优秀教学质量评奖材料

30年

9

实验室等各类统计表

永久

10

教学计划、课表、教师任课名单

30年

11

学生成绩、卡片、学籍变动材料

永久

12

自编、主编教材、教学使用目录

永久

13

大事记、年鉴、《城市学院报》等自办刊物

永久

14

毕业生名册、毕业生照片

永久

15

军训、学生参军入伍材料等

永久

16

学生贷款(国家助学贷款、生源地贷款、校内贷款等)有关材料

永久

17

大学生心理健康教育情况

30年

18

学生奖惩材料

永久

19

开学典礼、毕业典礼、入学教育、毕业教育等重大活动材料

30年

20

毕业生分配方案及毕业生跟踪调查和信息反馈材料

永久

21

会计报表、帐簿

30年

22

会计凭证

10年

23

有重要保存价值的实物档案(纪念品、礼品等)

永久

24

有重要保存价值的声像资料

永久

25

有归档价值的其他文件材料

据具体情况

26

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

三十四、廊坊分校

(一)党务

序号

类目名称

保管期限

1

廊坊分校直属支部报上级党委的工作计划、总结、报告、请示及批复

30年

2

校党委与有关机关联系、协商工作的来往文件材料

30年

3

廊坊分校直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表

30年

4

廊坊分校直属支部党建工作及有关材料

30年

5

廊坊分校直属支部人员奖励及有关材料

30年

6

廊坊分校直属支部改选报告、审批材料

30年

7

各廊坊分校直属支部委员名册

30年

8

各廊坊分校直属支部产生的有保存价值的其他材料

30年

9

其他有保存价值的材料

据具体情况

10

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

(二)行政

序号

类目名称

保管期限

1

上级下达有关二级学院的文件材料

  1. 针对本校的、重要的
  2. 普发的,一般性的

永久

30年

2

廊坊分校制定的各类规章制度

永久

3

廊坊分校的重要请示、报告、批复等

30年

4

廊坊分校与外单位合作、协议签订的重要合同、协议及形成的材料等 、

  1. 重要的
  2. 一般的

永久

30年

5

廊坊分校会议记录、纪要、简报、信息等  

30年

6

廊坊分校历史沿革有关材料

永久

7

重点学科建设等文件材料

永久

8

教学计划、课表、教师任课名单等

30年

9

自编、主编教材、教学使用目录

永久

10

大事记、年鉴、自办刊物

永久

11

毕业生名册、毕业生照片等

永久

12

军训、学生参军入伍材料等

永久

13

学生贷款(国家助学贷款、生源地贷款、校内贷款等)有关材料

永久

14

有重要保存价值的实物档案(纪念品、礼品等)

永久

15

有重要保存价值的声像资料

永久

16

有归档价值的其他文件材料

据具体情况

17

以上文字材料相应的电子文件

同以上纸质档案

 

 

 

三十五、其他部门

其他部门档案的立卷归档范围参照有关党群行政部门,有未尽事宜与学校综合档案室协商解决。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件二:

  卷 内 目 录

顺序号

文 件

作 者

文 件

字 号

文 件

日 期

标      题

文 件

所 在

页 号

备 注

1

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

4

 

 

 

 

 

 

5

 

 

 

 

 

 

6

 

 

 

 

 

 

7

 

 

 

 

 

 

8

 

 

 

 

 

 

9

 

 

 

 

 

 

10

 

 

 

 

 

 

11

 

 

 

 

 

 

12

 

 

 

 

 

 

13

 

 

 

 

 

 

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15

 

 

 

 

 

 

16

 

 

 

 

 

 

 

 

附件三:

 

           

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


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