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河北工业大学各职能部门归档范围

一、学校办公室归档范围

1、上级及校内有归档价值的文件材料;

2、党委会议记录、党委大事记、党代会材料及中层干部会议记录;

3、党委发布的决定、办法、指示、批转、报告和通知;

4、学校党委组织的大型活动材料;

5、党委工作计划、报告、总结等;

6、党委负责人的重要讲话稿和参加上级会议发言稿;

7、党群系统重要统计材料;

8、信访材料及有归档价值的其他材料。

9、学校文件、规章制度、校领导的重要讲话和参加校外会议发言稿;

10、校长办公室会议、行政会议及全校性工作会议记录等;

11、学校年度、学期工作计划、报告、总结;

12、全校性工作调查材料和经验介绍、学校评估材料;

13、本校历史沿革、大事记等;

14、本校与其他单位的签约书等;

15、校友、校庆及其它工作材料等;

16、有归档价值的其他材料,如:集体奖证书、各种代表大会材料,等等。

二、党委组织部、党校具体归档范围

1、上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报等文件材料;

2、规章制度、工作计划、总结、决定、报告、调查材料等;

3、本校组织机构的变动、请示、批复和各种统计报表等;

4、副处级以上干部名册;各分党委、直属支部、总支委员名册,党员名册;分党委、总支、支部改选报告、审批材料等;

5、干部任免材料、政工师评审材料

6、关于吸收新党员、预备党员转正的名册等;

7、党内统计报表、党员组织关系介绍信等;

8、有归档价值的其他文件材料。

三、宣传部归档范围

1、上级及校内有关宣传方面的文件材料;

2、学校各项活动的照片、光盘等;

3、有关报道学校情况的资料、光盘等;

4、工作要点和年终总结等;

5、我校思想政治工作的调查统计材料及其它有关材料;

6、《河北工业大学报》(报刊、原稿、评审单);

7、有归档价值的其他材料。

四、纪检监察处、审计处归档范围

1、上级纪检、监察部门关于纪检监察工作的重要文件;

2、纪委、监察处规章制度;

3、纪委、监察处工作计划、总结、报告(包括调查报告);

4、案件调查材料及重要统计数据;

5、校纪委会议记录;

6、党员处分、复查材料;

7、群众来信来访及处理意见;

8、有归档价值的其他文件、资料等;

五、统战部归档范围

1、上级及本校有归档价值的文件材料;

2、本校统战工作计划、总结、决定、决议、报告、通知等;

3、统战工作情况调查、典型材料、统计表等;

4、本校各级人大代表、政协委员名单;

5、关于港、澳、侨务工作文件材料等;

6、各民主党派成员和负责人名册及有关材料;

7、统战工作重要会议记录等;

8、有归档价值的其他文件材料。

六、工会归档范围

1、上级下发的有关工会和妇女工作的文件材料等;

2、年度工作计划、总结、重要报告、重要通知、统计报表等;

3、职工代表大会、工会委员会、妇女工作的有关文件材料等;

4、工会表彰先进集体、先进个人的文件材料、名单等;

5、基层工会干部和会员名册等;

6、有归档价值的其他文件材料。

七、团委归档范围

1、上级及校内有关共青团方面的文件材料;

2、团委工作计划、总结、重要报告及各种规章制度等;

3、团委各类统计年报及工作当中形成的典型材料等;

4、本校团代会、学代会相关文件资料等;

5、奖励、处分团员的文件材料及复查材料;

6、批准入团、离团材料及名单,团干部、团员名册等;

7、团委、学生会的重要会议记录及形成的文件材料等;

8、本校学生组织参与的各种学会、社团的有关文件材料;

9、团委牵头进行的重大活动的有关文件材料;

10、社团活动、勤工俭学、社会实践有关文件材料;

11、有归档价值的其他文件材料。

八、国际交流与合作处归档范围

1、上级及校内有关外事的文件材料,上级的批复;

2、本部门制定的规章制度、计划、总结以及外事会议材料;

3、外事工作统计报表、国际会议、比赛材料、各种函件、协议书等;

4、外籍有关人员相关材料、教职工出国请示、报告、批复及邀请函等;

5、出国(境)讲学、考察、访问及研究人员有关文件材料;

6、本校与国外单位完成的国际合作项目、成果等文件材料;

7、外国官员、各界人士来校参观访问的文件材料;

8、外国留学生的学籍卡片、成绩、录简名单、毕业论文、学生名册、学生去向、教学计划、教学大纲及各种有关安排等;

9、有归档价值的其他文件材料。

九、人事处归档范围

1、上级及校内有关人事(含离退休人员)方面的文件材料;

2、本单位或上级机关针对本单位制定的规章制度、工作计划、报告总结、调查材料、会议记录;

3、教职工评定、聘任职务职称材料及任职资格评审表;

4、起薪单、变薪单、止薪单等;

5、人员调入、调出材料、工资统计报表等;

6、劳动工资通知单、工资关系介绍信存根等;

7、人事统计报表、教职工名册登记表等;

8、各种补助、补助、津贴的文件材料及名册等;

9、政府特贴专家,有突出贡献专家、青年科技专家等各类专家评审材料;

10、接收毕业生分配通知单及人员内部调动通知单等;

11、教职工退休、退职、离职和出国的有关文件材料等;

12、教职工援外、支援边远地区和异地安置等文件材料;

13、教师工作量的规定及执行情况、教师业务考核材料等;

14、使用临时工的有关文件材料等;

15、关于机构设置、变化、编制规划及上级批复等;

16、表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料;

17、处分教职工的材料和复查、撤销处分的文件材料;

18、师资培养、教师进修规定、计划安排等的文件材料;

19、出国人员协议等材料;

20、有归档价值的其它文件材料。

十、财务处归档范围

1、上级下发的有关财务方面的文件材料;

2、本处规章制度、工作计划、年终总结等;

3、会计报表、账本、会计凭证、工资明细表、助学金、奖贷学金等;

4、有归档价值的其它文件材料。

十一、教务处归档范围

1、上级下达有关教学方面的文件材料;

2、教务处制定的规章制度、管理办法等;

3、教学检查、评估、优秀教学质量评奖材料等;

4、有关实践教学方面的文件资料等;

5、教学计划、课表、教师任课名单等;

6、学生成绩、学籍变动有关材料等;

7、教师自编、主编教材、教学使用目录等;

8、毕业生学位审核及领取证书材料等;

9、有关教学管理方面的科研立项等的文件材料;

10、上级下达的有关招生方面的文件材料;

11、学生招生录简表;

 12、与其他单位签的有关协议书、合同等;

 13、招生简章;

14、有归档价值的其它文件材料。

十二、科研处归档范围

 1、上级下达的有关科研工作方面的文件材料;

 2、科研处制定的规章制度、管理方法等;

3、科技统计年报及各种报表等;

4、专利证书原件或复印件及相关文件材料等;

5、横向、纵向科研项目批准的文件材料及合同等;

6、科研成果鉴定、获奖证书及相关文件材料等;

7、《河北工业大学学报》、(书刊、原稿、评审单);

8、有归档价值的其它文件材料。

十三、国有资产管理处归档范围

  1、上级及本校有关仪器、设备工作的文件材料;

  2、本校仪器、设备管理方面形成的文件材料及规章制度等;

  3、仪器、设备统计报表、工作年度(季度)计划、总结等;

4、10万元以上仪器设备说明书及全套随机文件材料,以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料等;

5、有归档价值的其它文件材料。

十四、学生处归档范围

  1、上级下达的有关学生工作的文件材料;

2、本部门的工作计划、工作总结、制定的管理办法和规章制度等;

  3、毕业生就业方面的文件材料等;

  4、学生奖励、惩罚、处分、贷款、勤工助学等有关文件材料;

5、新生入学登记表、毕业生登记表及学生在校期间形成的具有保存价值的文件材料等。

6、有关思想政治教育、心里健康教育的文件材料等。

  7、有关军训、学生参军入伍方面的文件材料等;

  8、有归档价值的其它文件材料。

十五、“211工程”办公室归档范围

1、上级有关“211工程”建设的综合性文件

2、“211工程”办公室工作计划、总结

3、“211工程”办公室工作的有关材料

4、国家级、省(市)级、校级三级重点学科建设项目相关材料

5、“211工程”建设项目的提出、立项、审批、建设到项目竣工验收的全过程中直接形成的、具有保存价值的各种文件材料及光盘等。

十六、校园规划处归档范围

 1、上级有关基建工作的文件,尤其是上级的批复;

 2、规章制度、工作计划、年度总结、统计报表;

 3、全校性总体规划、设计总体平面图、水、电、气管道分布图、地质勘探、地形测量等材料;

 4、基建工程项目全套资料(包括前期文件、竣工资料);

  5、有归档价值的其它材料。

十七、现代化教学中心归档范围

 1、上级下达有关现代教育方面的文件材料;

 2、规章制度、工作计划、总结、报表等;

 3、学校大型活动录音、录像、光盘等声像档案;

 4、有归档价值的其他材料。

十八、图书馆归档范围

 1、上级下达的有关图书文献的文件材料;

2、本单位制定的各种规定、条例、办法、制度;

 3、各类统计报表、年度工作计划和总结等;

 4、校外交流形成的文件材料;

5、有归档价值的其它文件材料。

十九、老干部处归档范围

  1、上级下达有关离退休方面的文件材料;

  2、各种活动的相关材料和各种补贴明细等;

  3、年度工作计划、总结、统计报表等;

  4、有归档价值的其他文件材料。

二十、保卫处归档范围

  1、上级下达的有关文件材料;

  2、本处制定的工作计划、规章制度、年终工作总结等;

3、重要报告、重要会议记录、各种调查材料、统计报表等;

  4、重点(要害)部门的公安保卫、消防工作清册及管理过程中形成的文件材料等;

5、年度考核中形成的材料:如参加人数、考核等级等;
      6、各种奖惩情况:包括奖惩依据的文件、申报表及批示等;

  7、本处工作简报;
      8、本处请示及领导批复意见等文件材料;
      9、本处人员培训、聘岗等人员管理方面的动态情况等;
      10、户籍、交管等服务性工作方面形成的综合性文件资料;
      11、政保工作方面的重要文件材料。
      12、有归档价值的其他文件材料。

二十一、本部各学院归档范围

1、上级下达有关院(系)建设等的文件材料;

  2、院系制定的管理办法、规章制度等;

  3、毕业照片及底板;(照片规格不超过25cmX13cm)

  4、本科生优秀毕业论文(有代表性的);

  5、集体或个人获奖证书、文件材料等;

  6、有归档价值的其他文件材料。

二十二、城市学院归档范围

1、上级下达有关二级学院的文件材料;

2、城市学院制定的管理办法;

3、学院党委和学院行政印发的各类文件;

4、党委会、院长办公会、理事会等形成的会议记要;

5、学院历史沿革有关材料;

6、招生简章、招生录简表;

7、重点学科建设等文件材料

8、教学检测、评估、优秀教学质量评奖材料;

9、实验室等各类统计表;

10、教学计划、课表、教师任课名单;

11、学生成绩、卡片、学籍变动材料;

12、自编、主编教材、教学使用目录;

13、毕业生名册、毕业生照片;

14、毕业生调配方案;

15、军训、学生参军入伍材料等;

16、学生贷款(国家助学贷款、生源地贷款、校内贷款等)有关材料;

17、大学生心理健康教育情况;

18、学生奖惩材料;

19、开学典礼、毕业典礼、入学教育、毕业教育等重大活动材料;

20、毕业生分配方案及毕业生跟踪调查和信息反馈材料;

21、会计报表、帐簿及凭证;

22、有归档价值的其他文件材料;

二十三、继续教育学院归档范围

  1、上级下达的有关成人教育的指令性、指导性文件材料;

  2、学校及继续教育学院制定的制度、办法、规定等综合性文件材料;

  3、招生工作材料;

4、学籍管理材料;

  5、教学管理材料;

  6、学生工作材料;

 7、有归档价值的其他文件材料。

二十四、体育部归档范围

  1、上级下达有关体育教学的文件材料;

  2、体育部工作计划、总结,制定管理办法、规章制度等;

  3、运动会和参加校外体育活动的文件材料等;

  4、有归档价值的其他材料。

二十五、研究生学院归档范围

1、上级下达有归档价值的文件;

  2、研究生学院制定的管理办法;

  3、学位论文及答辩材料;

  4、新生录取名单(录检表)、学生成绩、学籍变动材料;

  5、学位证书、毕业证书发放登记表;

6、有归档价值的其他材料。

二十六、工程训练中心归档范围

  1、上级下达有价值的文件材料;

  2、本单位制定的各种规定、条例、办法、制度等;

  3、各类年度报表和年度工作、计划、总结等;

  4、有归档价值的其他文件材料。

二十七、后勤集团归档范围

  1、上级下达的有关后勤管理等方面的文件材料;

  2、规章制度、工作计划、年终总结等;

  3、有归档价值的其他文件材料;

二十八、校办产业管理办公室归档范围

  1、上积极本校关于产品生产与科技开发管理方面的文件材料;

  2、本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度等;

3、产品开发与科技开发年度工作计划、总结、统计报表等;

4、产品项目全套材料等;

5、各种有价值的合同、协议等;

6、有归档价值的其他文件材料。

二十九、其他部门归档范围

其他部门档案的立卷归档范围参照有关党群行政部门,有未尽事宜与学校综合档案室协商解决。

河北工业大学立案归档分工

(1)、部门、课题组立卷归档是学校档案工作的基本制度和基础条件,各部门必须分工明确,协同配合。

(2)、学校各部门分管档案工作的负责人,应督促相关部门、有关人员认真做好工作。

(3)、全校性、综合性的事件或事项由学校办公室负责立卷归档。

(4)、立卷归档涉及多个部门的大类,由一个或几个主要职能部门归口立卷。

 

河北工业大学立卷归档案卷的质量要求

(1)、对各门类档案的总体质量要求是:遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值分类组卷,便于保管和利用。

(2)、卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容,手续完备,制作的书写材料符合文秘写作要求,纸张字迹利于长期保存。

(3)、管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列顺序:批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,历次重要讨论在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

(4)、专题性、成套性档案(含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版物档案)按阶段、结构、部件等分别组卷。具体情参阅各工作规范。

(5)、在充分照顾前述原则和部应向文件的有机联系的情况下,同一内容的文件应按永久和长期卷分别组卷。

A 确定文件材料的保存价值,要根据学校工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要,准确进行判断:

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌,对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的,列为永久保管;凡反映学校一般工作活动,在长期内对学校工作和社会有查考价值的,列为长期保管;

B 对上级发来的文电,除少数直接针对本校,并要执行的重要文件应永久保管外,其余多数为长期保管。

(6)、卷内文件要求文字材料在前,图样在后。图样按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

(7)、立卷视文件材料数量的多少进行,当同一问题的文件多时,可采用硬卷皮成卷或单份装订法,一般不超过200页;当问题单一,文件较少,又不便一起归类时,可按件数归档。

(8)、卷内文件材料按顺序排好后,装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线另一侧上角编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料适当位置加盖有单位名称、档号、兼职档案员或教务员个人印章的戳记,并逐项填写清楚。

(9)、每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录,对文件材料原有题名不要随意更改或简化,若原有题目无实质内容或无题名的,要重新拟定并在前后加[];没有责任者、年、月、日额文件,要考证清楚,及时补上;会议记录应概括出主要内容;声像材料应按规定内容标出纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

(10)、卷内文件材料情况说明,应填写在备考表内。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名、立卷时间和检查时间写上。检查人应是立案单位负责人。

(11)、案卷题名应简明确切、体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称(文种)等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面,不超过50字。

(12)、要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件,字迹少模糊的应复制,与原件放在一起。装订用三孔一线,不装订的案卷,应按标准用细线逐件装订。

(13)、除有特殊要求外,档案的案卷格式和各式表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。卷皮一般用250克以上较厚实的牛皮纸制成的全封闭试的,规格为300毫米*220毫米,厚度为10、15、20、30、40、50、60毫米;表格用纸为260毫米*185毫米,卡片为125毫米*75毫米,用70克以上的白色书写纸。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准。

 

河北工业大学立卷归档时间及程续

1、党政部门和能按年度归档的部门一般应在次年六月底以前归档;

2、教学部门和能按年度归档的部门一般应在次年暑假前归档。

3、专门档案的归档时间

(1)科研、基建项目、专题性或成套性项目档案在完成通过鉴定验收后两个月内归档;报奖材料在报奖同时归档;产品研制、产品鉴定、产品生产类材料在产品正式投产后两个月内归档。

(2)国内采购设备,从提交采购计划至设备验收完毕,投入使用两个月后。国外引进设备,为索赔期满两个月后,使用单位将应归档的设备文件材料按规定移交综合档案室。

(3)逻辑归档方式归档的电子文件为文件材料办理完毕后立即归档。

(4)带有密级和特殊要求的档案材料、声像、实物等经办单位可随时形成随时归档。

4、接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间,交接双方要签名(盖章)。

 

               

河北工业大学档案保管期限表(在网站上)


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