人事档案材料收集归档遵循真实、全面、及时、规范的原则，按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》明确收集范围，重点收集反映职工自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。

学校各单位、部门要增强档案意识，充分认识档案材料归档工作的重要性，要按照政策规定办事，确保人事档案材料的完整、真实。

人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作人事档案材料，建立人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起一个月内按要求送交人事档案管理部门归档并履行移交手续。

归档材料一般应当为原件，证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或组织人事部门公章。

人事档案管理部门对拟归档的材料进行审查、甄别，判定材料的真伪、保存价值，确定其是否归入人事档案。

归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由组织人事部门审改并加盖公章。

符合归档要求的材料，按中组部《干部档案整理工作细则》要求进行认真整理。在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。

不属于归档范围的材料，不得擅自归档，该退还本人的要退还本人。

铅笔、圆珠笔、红色及纯蓝墨水、复写纸书写的材料和热（压）敏纸传真件不得归档。