河北工业大学各职能部门归档范围

一、学校办公室归档范围

1、上级及校内有归档价值的文件材料；

2、党委会议记录、党委大事记、党代会材料及中层干部会议记录；

3、党委发布的决定、办法、指示、批转、报告和通知；

4、学校党委组织的大型活动材料；

5、党委工作计划、报告、总结等；

6、党委负责人的重要讲话稿和参加上级会议发言稿；

7、党群系统重要统计材料；

8、信访材料及有归档价值的其他材料。

9、学校文件、规章制度、校领导的重要讲话和参加校外会议发言稿；

10、校长办公室会议、行政会议及全校性工作会议记录等；

11、学校年度、学期工作计划、报告、总结；

12、全校性工作调查材料和经验介绍、学校评估材料；

13、本校历史沿革、大事记等；

14、本校与其他单位的签约书等；

15、校友、校庆及其它工作材料等；

16、有归档价值的其他材料，如:集体奖证书、各种代表大会材料，等等。

二、党委组织部、党校具体归档范围

1、上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报等文件材料；

2、规章制度、工作计划、总结、决定、报告、调查材料等；

3、本校组织机构的变动、请示、批复和各种统计报表等；

4、副处级以上干部名册；各分党委、直属支部、总支委员名册，党员名册；分党委、总支、支部改选报告、审批材料等；

5、干部任免材料、政工师评审材料

6、关于吸收新党员、预备党员转正的名册等；

7、党内统计报表、党员组织关系介绍信等；

8、有归档价值的其他文件材料。

三、宣传部归档范围

1、上级及校内有关宣传方面的文件材料；

2、学校各项活动的照片、光盘等；

3、有关报道学校情况的资料、光盘等；

4、工作要点和年终总结等；

5、我校思想政治工作的调查统计材料及其它有关材料；

6、《河北工业大学报》（报刊、原稿、评审单）；

7、有归档价值的其他材料。

四、纪检监察处、审计处归档范围

1、上级纪检、监察部门关于纪检监察工作的重要文件；

2、纪委、监察处规章制度；

3、纪委、监察处工作计划、总结、报告（包括调查报告）；

4、案件调查材料及重要统计数据；

5、校纪委会议记录；

6、党员处分、复查材料；

7、群众来信来访及处理意见；

8、有归档价值的其他文件、资料等；

五、统战部归档范围

1、上级及本校有归档价值的文件材料；

2、本校统战工作计划、总结、决定、决议、报告、通知等；

3、统战工作情况调查、典型材料、统计表等；

4、本校各级人大代表、政协委员名单；

5、关于港、澳、侨务工作文件材料等；

6、各民主党派成员和负责人名册及有关材料；

7、统战工作重要会议记录等；

8、有归档价值的其他文件材料。

六、工会归档范围

1、上级下发的有关工会和妇女工作的文件材料等；

2、年度工作计划、总结、重要报告、重要通知、统计报表等；

3、职工代表大会、工会委员会、妇女工作的有关文件材料等；

4、工会表彰先进集体、先进个人的文件材料、名单等；

5、基层工会干部和会员名册等；

6、有归档价值的其他文件材料。

七、团委归档范围

1、上级及校内有关共青团方面的文件材料；

2、团委工作计划、总结、重要报告及各种规章制度等；

3、团委各类统计年报及工作当中形成的典型材料等；

4、本校团代会、学代会相关文件资料等；

5、奖励、处分团员的文件材料及复查材料；

6、批准入团、离团材料及名单，团干部、团员名册等；

7、团委、学生会的重要会议记录及形成的文件材料等；

8、本校学生组织参与的各种学会、社团的有关文件材料；

9、团委牵头进行的重大活动的有关文件材料；

10、社团活动、勤工俭学、社会实践有关文件材料；

11、有归档价值的其他文件材料。

八、国际交流与合作处归档范围

1、上级及校内有关外事的文件材料，上级的批复；

2、本部门制定的规章制度、计划、总结以及外事会议材料；

3、外事工作统计报表、国际会议、比赛材料、各种函件、协议书等；

4、外籍有关人员相关材料、教职工出国请示、报告、批复及邀请函等；

5、出国（境）讲学、考察、访问及研究人员有关文件材料；

6、本校与国外单位完成的国际合作项目、成果等文件材料；

7、外国官员、各界人士来校参观访问的文件材料；

8、外国留学生的学籍卡片、成绩、录简名单、毕业论文、学生名册、学生去向、教学计划、教学大纲及各种有关安排等；

9、有归档价值的其他文件材料。

九、人事处归档范围

1、上级及校内有关人事（含离退休人员）方面的文件材料；

2、本单位或上级机关针对本单位制定的规章制度、工作计划、报告总结、调查材料、会议记录；

3、教职工评定、聘任职务职称材料及任职资格评审表；

4、起薪单、变薪单、止薪单等；

5、人员调入、调出材料、工资统计报表等；

6、劳动工资通知单、工资关系介绍信存根等；

7、人事统计报表、教职工名册登记表等；

8、各种补助、补助、津贴的文件材料及名册等；

9、政府特贴专家，有突出贡献专家、青年科技专家等各类专家评审材料；

10、接收毕业生分配通知单及人员内部调动通知单等；

11、教职工退休、退职、离职和出国的有关文件材料等；

12、教职工援外、支援边远地区和异地安置等文件材料；

13、教师工作量的规定及执行情况、教师业务考核材料等；

14、使用临时工的有关文件材料等；

15、关于机构设置、变化、编制规划及上级批复等；

16、表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料；

17、处分教职工的材料和复查、撤销处分的文件材料；

18、师资培养、教师进修规定、计划安排等的文件材料；

19、出国人员协议等材料；

20、有归档价值的其它文件材料。

十、财务处归档范围

1、上级下发的有关财务方面的文件材料；

2、本处规章制度、工作计划、年终总结等；

3、会计报表、账本、会计凭证、工资明细表、助学金、奖贷学金等；

4、有归档价值的其它文件材料。

十一、教务处归档范围

1、上级下达有关教学方面的文件材料；

2、教务处制定的规章制度、管理办法等；

3、教学检查、评估、优秀教学质量评奖材料等；

4、有关实践教学方面的文件资料等；

5、教学计划、课表、教师任课名单等；

6、学生成绩、学籍变动有关材料等；

7、教师自编、主编教材、教学使用目录等；

8、毕业生学位审核及领取证书材料等；

9、有关教学管理方面的科研立项等的文件材料；

10、上级下达的有关招生方面的文件材料；

11、学生招生录简表；

 12、与其他单位签的有关协议书、合同等；

 13、招生简章；

14、有归档价值的其它文件材料。

十二、科研处归档范围

 1、上级下达的有关科研工作方面的文件材料；

 2、科研处制定的规章制度、管理方法等；

3、科技统计年报及各种报表等；

4、专利证书原件或复印件及相关文件材料等；

5、横向、纵向科研项目批准的文件材料及合同等；

6、科研成果鉴定、获奖证书及相关文件材料等；

7、《河北工业大学学报》、（书刊、原稿、评审单）；

8、有归档价值的其它文件材料。

十三、国有资产管理处归档范围

  1、上级及本校有关仪器、设备工作的文件材料；

  2、本校仪器、设备管理方面形成的文件材料及规章制度等；

  3、仪器、设备统计报表、工作年度（季度）计划、总结等；

4、10万元以上仪器设备说明书及全套随机文件材料，以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料等；

5、有归档价值的其它文件材料。

十四、学生处归档范围

  1、上级下达的有关学生工作的文件材料；

2、本部门的工作计划、工作总结、制定的管理办法和规章制度等；

  3、毕业生就业方面的文件材料等；

  4、学生奖励、惩罚、处分、贷款、勤工助学等有关文件材料；

5、新生入学登记表、毕业生登记表及学生在校期间形成的具有保存价值的文件材料等。

6、有关思想政治教育、心里健康教育的文件材料等。

  7、有关军训、学生参军入伍方面的文件材料等；

  8、有归档价值的其它文件材料。

十五、“211工程”办公室归档范围

1、上级有关“211工程”建设的综合性文件

2、“211工程”办公室工作计划、总结

3、“211工程”办公室工作的有关材料

4、国家级、省（市）级、校级三级重点学科建设项目相关材料

5、“211工程”建设项目的提出、立项、审批、建设到项目竣工验收的全过程中直接形成的、具有保存价值的各种文件材料及光盘等。

十六、校园规划处归档范围

 1、上级有关基建工作的文件，尤其是上级的批复；

 2、规章制度、工作计划、年度总结、统计报表；

 3、全校性总体规划、设计总体平面图、水、电、气管道分布图、地质勘探、地形测量等材料；

 4、基建工程项目全套资料（包括前期文件、竣工资料）；

  5、有归档价值的其它材料。

十七、现代化教学中心归档范围

 1、上级下达有关现代教育方面的文件材料；

 2、规章制度、工作计划、总结、报表等；

 3、学校大型活动录音、录像、光盘等声像档案；

 4、有归档价值的其他材料。

十八、图书馆归档范围

 1、上级下达的有关图书文献的文件材料；

2、本单位制定的各种规定、条例、办法、制度；

 3、各类统计报表、年度工作计划和总结等；

 4、校外交流形成的文件材料；

5、有归档价值的其它文件材料。

十九、老干部处归档范围

  1、上级下达有关离退休方面的文件材料；

  2、各种活动的相关材料和各种补贴明细等；

  3、年度工作计划、总结、统计报表等；

  4、有归档价值的其他文件材料。

二十、保卫处归档范围

  1、上级下达的有关文件材料；

  2、本处制定的工作计划、规章制度、年终工作总结等；

3、重要报告、重要会议记录、各种调查材料、统计报表等；

  4、重点（要害）部门的公安保卫、消防工作清册及管理过程中形成的文件材料等；

5、年度考核中形成的材料：如参加人数、考核等级等；
      6、各种奖惩情况：包括奖惩依据的文件、申报表及批示等；

  7、本处工作简报；
      8、本处请示及领导批复意见等文件材料；
      9、本处人员培训、聘岗等人员管理方面的动态情况等；
      10、户籍、交管等服务性工作方面形成的综合性文件资料；
      11、政保工作方面的重要文件材料。
      12、有归档价值的其他文件材料。

二十一、本部各学院归档范围

1、上级下达有关院（系）建设等的文件材料；

  2、院系制定的管理办法、规章制度等；

  3、毕业照片及底板；（照片规格不超过25cmX13cm）

  4、本科生优秀毕业论文（有代表性的）；

  5、集体或个人获奖证书、文件材料等；

  6、有归档价值的其他文件材料。

二十二、城市学院归档范围

1、上级下达有关二级学院的文件材料；

2、城市学院制定的管理办法；

3、学院党委和学院行政印发的各类文件；

4、党委会、院长办公会、理事会等形成的会议记要；

5、学院历史沿革有关材料；

6、招生简章、招生录简表；

7、重点学科建设等文件材料

8、教学检测、评估、优秀教学质量评奖材料；

9、实验室等各类统计表；

10、教学计划、课表、教师任课名单；

11、学生成绩、卡片、学籍变动材料；

12、自编、主编教材、教学使用目录；

13、毕业生名册、毕业生照片；

14、毕业生调配方案；

15、军训、学生参军入伍材料等；

16、学生贷款(国家助学贷款、生源地贷款、校内贷款等)有关材料；

17、大学生心理健康教育情况；

18、学生奖惩材料；

19、开学典礼、毕业典礼、入学教育、毕业教育等重大活动材料；

20、毕业生分配方案及毕业生跟踪调查和信息反馈材料；

21、会计报表、帐簿及凭证；

22、有归档价值的其他文件材料；

二十三、继续教育学院归档范围

  1、上级下达的有关成人教育的指令性、指导性文件材料；

  2、学校及继续教育学院制定的制度、办法、规定等综合性文件材料；

  3、招生工作材料；

4、学籍管理材料；

  5、教学管理材料；

  6、学生工作材料；

 7、有归档价值的其他文件材料。

二十四、体育部归档范围

  1、上级下达有关体育教学的文件材料；

  2、体育部工作计划、总结，制定管理办法、规章制度等；

  3、运动会和参加校外体育活动的文件材料等；

  4、有归档价值的其他材料。

二十五、研究生学院归档范围

1、上级下达有归档价值的文件；

  2、研究生学院制定的管理办法；

  3、学位论文及答辩材料；

  4、新生录取名单（录检表）、学生成绩、学籍变动材料；

  5、学位证书、毕业证书发放登记表；

6、有归档价值的其他材料。

二十六、工程训练中心归档范围

  1、上级下达有价值的文件材料；

  2、本单位制定的各种规定、条例、办法、制度等；

  3、各类年度报表和年度工作、计划、总结等；

  4、有归档价值的其他文件材料。

二十七、后勤集团归档范围

  1、上级下达的有关后勤管理等方面的文件材料；

  2、规章制度、工作计划、年终总结等；

  3、有归档价值的其他文件材料；

二十八、校办产业管理办公室归档范围

  1、上积极本校关于产品生产与科技开发管理方面的文件材料；

  2、本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度等；

3、产品开发与科技开发年度工作计划、总结、统计报表等；

4、产品项目全套材料等；

5、各种有价值的合同、协议等；

6、有归档价值的其他文件材料。

二十九、其他部门归档范围

其他部门档案的立卷归档范围参照有关党群行政部门，有未尽事宜与学校综合档案室协商解决。

河北工业大学立案归档分工

（1）、部门、课题组立卷归档是学校档案工作的基本制度和基础条件，各部门必须分工明确，协同配合。

（2）、学校各部门分管档案工作的负责人，应督促相关部门、有关人员认真做好工作。

（3）、全校性、综合性的事件或事项由学校办公室负责立卷归档。

（4）、立卷归档涉及多个部门的大类，由一个或几个主要职能部门归口立卷。

河北工业大学立卷归档案卷的质量要求

（1）、对各门类档案的总体质量要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值分类组卷，便于保管和利用。

（2）、卷内文件材料必须准确反映学校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作的书写材料符合文秘写作要求，纸张字迹利于长期保存。

（3）、管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

（4）、专题性、成套性档案（含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版物档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。具体情参阅各工作规范。

（5）、在充分照顾前述原则和部应向文件的有机联系的情况下，同一内容的文件应按永久和长期卷分别组卷。

A 确定文件材料的保存价值，要根据学校工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：

凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校工作和社会有查考价值的，列为长期保管；

B 对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件应永久保管外，其余多数为长期保管。

（6）、卷内文件要求文字材料在前，图样在后。图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

（7）、立卷视文件材料数量的多少进行，当同一问题的文件多时，可采用硬卷皮成卷或单份装订法，一般不超过200页；当问题单一，文件较少，又不便一起归类时，可按件数归档。

（8）、卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线另一侧上角编页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料适当位置加盖有单位名称、档号、兼职档案员或教务员个人印章的戳记，并逐项填写清楚。

（9）、每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改或简化，若原有题目无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加[]；没有责任者、年、月、日额文件，要考证清楚，及时补上；会议记录应概括出主要内容；声像材料应按规定内容标出纸质载体、不同声像载体之间的参见号。

（10）、卷内文件材料情况说明，应填写在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、立卷时间和检查时间写上。检查人应是立案单位负责人。

(11)、案卷题名应简明确切、体式一致。一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。一般写在卷面，不超过50字。

(12)、要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹少模糊的应复制，与原件放在一起。装订用三孔一线，不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。

(13)、除有特殊要求外，档案的案卷格式和各式表格、卡片的内容、规格、用纸应统一。卷皮一般用250克以上较厚实的牛皮纸制成的全封闭试的，规格为300毫米*220毫米，厚度为10、15、20、30、40、50、60毫米；表格用纸为260毫米*185毫米，卡片为125毫米*75毫米，用70克以上的白色书写纸。某些特殊规格以国家制定的有关标准为准。

河北工业大学立卷归档时间及程续

1、党政部门和能按年度归档的部门一般应在次年六月底以前归档；

2、教学部门和能按年度归档的部门一般应在次年暑假前归档。

3、专门档案的归档时间

（1）科研、基建项目、专题性或成套性项目档案在完成通过鉴定验收后两个月内归档；报奖材料在报奖同时归档；产品研制、产品鉴定、产品生产类材料在产品正式投产后两个月内归档。

（2）国内采购设备，从提交采购计划至设备验收完毕，投入使用两个月后。国外引进设备，为索赔期满两个月后,使用单位将应归档的设备文件材料按规定移交综合档案室。

（3）逻辑归档方式归档的电子文件为文件材料办理完毕后立即归档。

（4）带有密级和特殊要求的档案材料、声像、实物等经办单位可随时形成随时归档。

4、接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方要签名(盖章)。

河北工业大学档案保管期限表（在网站上）