关于做好2019年度档案立卷归档工作的通知

校内各单位、部门：

按照《高等学校档案管理办法》和《河北工业大学档案管理办法》的规定要求，学校档案馆将对2019年度各部门、单位形成的档案案卷进行收整，请将本部门、单位2019年度属归档范围的各类文件资料按归档要求立卷归档，并移交档案馆。

档案记载的是历史，传承的是文化。请各部门、单位负责人高度重视档案工作，新聘任的办公室主任（兼职档案员）尽快熟悉档案业务，做好与前任办公室主任关于档案收集、整理、归档的业务交接工作。立卷归档的有关事项如下：

一、立卷归档范围

（一）文件材料立卷归档的具体范围按照《河北工业大学各部门具体归档范围和保管期限表（2010版）》（详见附件1）执行（2010年后新成立或有调整的部门参照同类部门归档范围和保管期限执行)，立卷归档的文件材料包括纸质文件材料和相关的电子文件材料，反映学校重大活动的文件材料与重要凭证性文件材料要实行纸质件与电子件双套制立卷归档。

（二）学校各部门、单位移交按自然年度形成的2019年度行政、党群等档案材料，之前年度应归档的但尚未移交的也应及时补交归档。

（三）学校各教学单位移交按学年形成的2019学年教学档案材料，之前学年应归档的但尚未移交的也应及时补交归档。

（四）科研、基建项目和专题性、成套性档案材料应在项目完成，并通过鉴定或验收后3个月内归档。

（五）学校举办重大活动、具有保存价值的各类文件材料、实物档案，要按活动、工作内容立专题卷归档。不受上述归档时间限制，可随时向档案馆移交归档。

二、立卷归档要求

（一）凡立卷归档的文件材料，要做到文件材料完整、齐全，以确保文件材料的准确性和全面反映各部门、单位工作情况。

（二）凡立卷归档的各类文件材料都应是原件，复印件及传真件等一般不能作为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素要完善，各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准，以确保文件材料的有效性。

（三）各归档部门、单位兼职档案员将文件材料汇总集中后进行分类预立卷，经档案馆工作人员检查预立卷合格后，编写页号、录入并打印卷内目录（详见附件2）、装订、填写备考表，封底检查人一栏由部门、单位负责人审核签字，录入并打印案卷移交目录（详见附件3），一式两份，移交单位与档案馆均签字确认，各执一份。

三、归档时间

请各部门、单位于2020年10月20日前将所属档案整理后移交至档案馆（行政楼B412）。

联系电话：60438353

附件：1.河北工业大学各部门具体归档范围和保管期限表（暂按2010年版）

2.卷内目录

3.案卷移交目录 

                                                  河北工业大学档案馆              

                                                  2020年10月6日