河北工业大学文件

校政字〔2013〕92号      　　　　　      　 签发人：展  永

关于印发《河北工业大学档案管理办法》的

通    知

校内各部门、单位：

为贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《河北省档案收集管理办法》、《天津市档案收集办法》等法律法规并结合我校实际，学校制定了《河北工业大学档案管理办法》（见附件），现印发给你们，请认真贯彻落实。

 

附：河北工业大学档案管理办法

 

 

河北工业大学

二〇一三年五月二十四日

附件：

河北工业大学档案管理办法

总  则

第一条  为进一步加强河北工业大学档案管理工作，提高档案管理水平，完善档案资源体系，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及实施办法、《高等学校档案管理办法》、《河北省档案收集管理办法》、《天津市档案收集办法》等法律法规，结合我校的实际，特制订本办法。

第二条  本办法所称的档案，是指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  河北工业大学所有单位和个人都应当遵守本办法，并承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的责任与义务。

第四条  档案是学校的宝贵财富。档案工作是学校重要的基础性工作，是反映和衡量学校整体水平的一个重要标志。档案工作应纳入学校整体发展规划和年度计划，纳入学校管理制度、各单位工作职责和相关各级各类人员的岗位职责，并作为考核内容之一。做到四同步（布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收相对应的档案工作）。

第二章 管理体制、机构职责及人员配备

第五条  学校档案工作遵循统一领导、分级管理的原则。学校设立河北工业大学档案工作委员会，负责指导和检查档案工作。学校综合档案室既是学校档案工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护学校档案的机构，还是科学研究和开发利用档案的信息交流中心。需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，一些部门和院级单位可以根据实际需要设立档案分室，分室受本单位主管领导分管和学校综合档案室业务指导。

第六条 学校档案工作委员会的组成与职责

（一）学校档案工作委员会设主任、副主任、办公室主任和委员。校长、副校长分别担任正、副主任，委员由与档案工作密切相关的职能部门的负责人担任。委员会办公室设在综合档案室，负责处理日常工作。

（二）领导职责分工：主任负责领导全校档案工作；副主任负责涉密档案和各个系统档案归档工作的领导；办公室主任具体负责日常档案工作的领导。

（三）档案工作委员会职责：指导全校档案工作，协调各单位落实档案工作“四同步”，负责对全校档案工作进行监督、检查、考核与评比，决定档案鉴定、销毁等重大事宜等。

第七条 学校综合档案室的职责

（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；负责对全校各单位档案工作进行监督、指导和检查；

（二）拟定学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

（三）负责接收、征集、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（四）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；

（五）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

（六）开展档案的开放和利用工作，体现档案“存凭、留史、资政、育人”的特殊价值，充分发挥档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的特殊作用；

（七）组织学校档案工作人员的业务培训；负责指导档案分室和专（兼）职档案员的业务指导工作；

（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

（九）开展档案学术研究和交流活动。

第八条 学校机关各职能部门、直属单位和各学院均有履行《中华人民共和国档案法》的责任和义务，切实做好本单位档案工作，落实档案工作责任制。

（一）学校机关各职能部门和直属单位要确定一名负责人分管本部门的档案工作，确定至少一名专（兼）职档案员负责具体的档案工作，并把档案工作明确列入分管负责人和档案员的岗位职责。学校负责教学管理、科研管理等相关部门还要与综合档案室密切配合，共同组织各学院做好相关档案的归档工作。

（二）各学院要确定一名负责人分管本学院的档案工作，组织协调做好本学院党政、教学、科研等门类的档案工作，并配备至少一名专（兼）职档案员，具体负责本学院相应的档案工作。把档案工作明确列入分管负责人和档案员的岗位职责。

（三）学校机关各职能部门、直属单位和各学院的档案员是做好档案工作的基础，各级领导一定要给予高度重视，做到人员落实、岗位落实、职责落实，以保证档案工作的具体落实。

第九条 学校档案工作人员（包括专职和兼职档案员），应遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，学习档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能，尽职尽责做好本岗位档案工作。

第三章  文件材料的形成与归档

第十条 归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式的材料。各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。每个立卷人员应按照工作程序和立卷要求，进行材料的积累，在工作结束时整理、立卷。

上报科研成果、验收基建工程、大型仪器设备开箱验收、新产品试制鉴定等，应有档案员参加，并按照管理要求核准后，方可进行，其文件材料应归档。

第十一条  对于个人在从事学校教学、科研、管理等职务活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。

对于个人在非职务活动中形成的重要材料可按征集、代管等方式处理。

第十二条 各级干部和工作人员调离、提拔或退休时，应主动将其岗位形成的应归档的文件材料移交给本单位档案员归档，不得据为己有或擅自销毁。本单位分管档案工作的负责人也应主动要求其清理所存文件材料并进行归档，以维护学校历史记录的完整与系统。

第十三条 学校任何单位和个人在从事学校教学、科研、管理等职务活动中，接收的具有档案史料价值的各种载体的文件材料及实物，应按规定及时归档，不得据为己有。

第十四条 学校实行由文件材料形成部门立卷制度（简称部门立卷制度），学校机关职能部门、直属单位和各学院均系立卷单位。每个单位的档案工作应与各项工作“四同步”管理，进行材料积累、立卷，由立卷人按立卷单位统一收集、整理、立卷、归档。学校综合档案室应指导各单位的预立卷工作，按立卷单位接收档案。

第十五条 归档范围

依据《高等学校档案实体分类法》和我校档案工作实际情况，我校归档范围分为十四个方面：

（一）党群类：主要内容包括党务管理工作形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（二）行政类：主要内容包括行政管理工作形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（三）教学类：主要内容包括教学管理、教学研究和教学实践活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（四）学生类：主要包括我校培养的学历教育学生的入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（五）科研类：主要内容包括科研管理和科学研究实践活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（六）产品生产和科技开发类：主要内容包括学校自行设计、试制、生产、经营和销售活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（七）基本建设类：主要内容包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（八）仪器设备类：主要内容包括属于学校固定资产的各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（九）出版类：主要内容包括学校自行编辑出版的学报、教材及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书等具有保存价值的、不同载体的文件材料。

（十）外事类：主要内容包括外事管理和各类外事活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（十一）财会类：主要内容包括财会管理和财会活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（十二）声像电子类：主要内容包括反映学校各项活动和历史发展的具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体（照片、录音录像、PPT、影视胶片、缩微胶片、光盘等）以及相配套的文字材料。

（十三）机要类：主要内容包括学校各个部门在公文处理、会议记录、工作过程中形成的有密级的文件材料，或意义重大、影响深远的重要事件、论文、论著、或未完成及已完成的科研项目、科研成果、重要课题等。

（十四）实物类：主要内容包括在学校教学、科研、管理等各项活动中形成的、或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物。

以上十四个门类档案的具体归档部门和归档范围按照《河北工业大学各部门档案归档范围和保管期限表（试行）》执行。

第十六条 归档要求

（一）各单位档案员应当按照归档要求，组织本单位教学、科研和管理人员等及时整理档案材料并立卷归档。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，保持彼此之间的有机联系，符合便于利用的要求，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录、备考表，注明保管期限和密级，报单位分管领导审核签字后，由立卷单位统一移交学校综合档案室。

（二）归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合规范要求。禁用复写纸、传真纸，禁用圆珠笔、铅笔、红色笔书写。归档的文件材料原则上要求是原件。

（三）由几个单位合作完成的工作，协作单位应把承担任务的有关材料主动移交给主办单位，由主办单位将一套完整的材料立卷归档。学校重要会议、重大活动所形成的材料，由会议或活动的承担部门负责立卷归档。

（四）学校与其他单位分工协作完成的项目，学校综合档案室应当至少保存一整套该项目的档案，由项目承担部门负责立卷归档。

（五）电子文件应与纸质档案同步归档，电子文件的归档按照有关规范执行。

（六）涉密档案的归档，根据归档资料的密级单独立卷。

第十七条 归档时间

（一）党群类、行政类、外事类档案和能按年度归档的档案在次年六月底以前归档；

（二）教学类档案和能按学年归档的档案应在次学年寒假前归档；

（三）科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；

（四）基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；

（五）仪器设备类档案在开箱验收后一个月以内归档；

（六）学校重要会议、重大活动形成的材料，应在会议（活动）结束后一个月内归档。

第四章   档案管理

第十八条 学校综合档案室接收档案时，应按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架等工作。

第十九条 室藏涉密档案应按照《中华人民共和国保守国家秘密法》的要求进行保管。

第二十条 档案库房应有防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光灯设施；存放涉密档案应设有专门的保密库房，并配有相应的保密设施。

第二十一条 档案保管期限分为永久、定期1（30年）和定期2（10年），对保管期限已满、已失去保存价值的档案依据有关规定进行鉴定销毁。

第二十二条 学校综合档案室应对档案的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。

第二十三条 建立和健全档案库房管理制度，由专人负责。对所存档案的保管情况定期进行检查清点，消除安全隐患，遇有特殊情况，立即向学校领导汇报，及时处理。

第二十四条 对于已破损、字迹不清的档案应及时抢救，进行修复或复制。对重要档案和破损、褪色的档案应当及时修复，加工成数字化电子档案保管。积极创造条件，逐步实现电子档案的异地备份。

第五章  档案的开发和利用

第二十五条 学校综合档案室应按照有关规定向全校和社会开放档案。未经学校批准，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外开放：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十六条 学校综合档案室开放利用档案一般应遵循下列规定：

（一）凡持有合法证明的单位或个人，在说明利用档案的目的和范围，按规定办理利用手续，方可查阅已开放的档案。

（二）境外组织或者个人利用档案，应按照国家有关规定，经有关主管部门批准后办理。

（三）室藏档案原则上不可以外借出室，特殊情况需要经综合档案室主任批准。对借出档案，综合档案室要定期催还，发现损坏或丢失，利用者应写出书面报告，根据不同情况，报学校依据有关法律、法规处理。

（四）综合档案室提供利用档案，一般不提供原件。加盖学校综合档案室档案材料证明专用公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第二十七条 未开放的档案原则上只能由档案的形成部门利用，利用者需持单位介绍信和本人有效证件，必要时还需由本部门主管档案工作的负责人批准。其他部门利用，原则上应当经档案形成部门或本人同意，必要时需报请分管校领导审查批准；如果利用的档案涉及国家秘密，还必须经学校保密工作部门批准方可利用。

第二十八条 学校综合档案室须为档案利用提供便利条件和必要的检索工具。

第六章  档案的鉴定和销毁

第二十九条 档案鉴定工作在分管校领导的主持下，由相关业务部门和档案部门组成鉴定小组，如果涉及到涉密档案则要有学校保密工作部门参加。鉴定小组的职责是调整保管期限或密级，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定报告，经分管校领导签字批准后销毁。

第三十条 销毁档案，应登记造册，履行批准手续，鉴定小组指定两人以上进行监销。监销人、批准人和鉴定小组成员都要在销毁档案清册上签字。未经学校批准，任何人不得销毁档案。

第七章  档案资源开发与编研

第三十一条 档案是学校重要的资源，综合档案室应加强对档案资源的开发与编研，提供有价值的档案信息和编研成果，为学校教学、科研和管理等工作服务。

（一）加强档案信息化建设，逐步实现档案资源开发利用的现代化，提高开发利用效率。

（二）积极开展档案编研工作，组织编辑出版档案史料。出版档案史料，须经档案形成单位同意，并报请学校领导批准方可出版。

（三）做好校史开放展览工作，使之成为对师生进行优良传统教育和爱国荣校教育的基地。

第八章  考核、奖励和处罚

第三十二条 学校建立档案工作检查、考核与评估制度，考核结果纳入各单位年终绩效考核总评。对在档案的收集立卷、保护利用等工作中做出突出贡献的先进单位和先进个人给予表彰和奖励。

第三十三条 有下列行为之一的，学校对主管人员和直接责任人依法给予处分，构成犯罪的由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第九章 附  则

第三十四条 本办法的具体实施由学校综合档案室负责解释。

第三十五条 本办法自学校批准之日起施行。