河北工业大学档案馆规章制度

 一、档案管理分工负责制度

1.主管领导

(1)负责贯彻执行教育部和国家档案局制定的《高等学校档案管理办法》（第27号令）和上级关于档案工作的指示、规定,执行有关政策、法令。

(2)加强对学校档案工作的领导,把档案工作纳入学校整体发展规划,并列入议事日程,加以研究。

(3)定期召开校档案工作委员会会议。听取有关档案工作的汇报。研究、布置、检查档案工作。

(4)及时档案工作和档案室的建设与发展解决工作中的重大问题和困难,逐步改善档案管理工作条件,使档案工作与学校各项工作协调发展。

(5)负责监督、检查本校档案门类、载体的齐全与完整。

(6)审定学校档案工作各项管理制度。

(7)执行档案法和档案工作管理制度,在工作中成绩显著者予以奖励或表扬,对违法或违反制度者予以批评或惩处。

2.档案馆馆长

(1)负责领导综合档案室的日常工作。

(2)负责贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级有关档案工作的指示、规定,执行有关政策、法令。

(3)制订学校档案工作发展规划、计划及管理各项制度,并组织实施落实。

(4)协助分管领导召集学校档案工作委员会会议,并对档案工作提出要求,对档案材料的齐全、完整进行监督、检查。

(5)主持召开全校档案工作例会,搞好档案工作的培训、考评、总结。

(6)接受主管领导的委托,做好档案的有关工作。

3.各部、处、室、所、学院分管领导

(1)负责领导本部门的档案工作,根据上级机关和我校制定的有关规章制度,检查、指导有关人员做好档案的收集、整理、立卷归档工作。

(2)做好宣传工作,宣传《档案法》和档案工作的重要意义,把档案工作列入本部门工作的议事日程。

(3)将做好档案工作纳入本部门有关人员的职责范围,并作为总结、考核工作的内容之一。

4.档案馆专职人员

(1)接收、整理、统计、保管全校各种门类、各种载体的档案。

(2)起草、修改有关档案工作的制度、办法,并监督贯彻落实。

(3)监督、检查、指导和协助有关处、室、学院、部做好档案的形成、积累、整理和立卷工作。

(4)组织有关人员进行业务学习,总结交流工作经验。

(5)编制档案检索工具、史料汇编等,积极主动提供利用。努力提高档案的社会效益和经济效益。

(6)参加或指导兼职档案人员参加科技成果、试制产品、基建工程或大型精密稀缺仪器设备的鉴定、验收、开箱工作,及时将有关档案材料收集齐全,归档保存。

(7)做好档案的安全保密和"九防"工作。严防失、泄密及其他灾害事故的发生。

(8)负责已超过保管期限档案的鉴定

（9）不断提高自己的业务工作能力与科学研究能力。

5.各部、处、室、所、学院兼职档案员

(1)学习贯彻《档案法》、档案工作各项管理制度及业务知识，掌握本部门贯彻执行档案工作制度的情况，并及时向部门负责人汇报。

(2)检查、督促本部门文件材料的形成、积累、保管和整理立卷、归档工作,保证归档文件材料齐全、完整、系统。

(3)归档案卷做到组卷合理,案卷质量符合要求。

(4)积极参加业务学习,主动接受院档案室的业务指导和督促检查,按规定时间向档案部门归档。

二、档案系统整理制度

对各类档案进行系统整理，要求分类清楚、排列条理、编目科学、能反映档案的自然形成规律,保持历史联系,便于保管利用。

1.全宗划分清楚

我校现存五个全宗档案。按照档案管理和整理原则,同一全宗档案不可分散,不同全宗的档案不能混淆。

2.作好案卷的编目,案卷标题编写合理,符合三要素要求。

3.档案的分类编号合理科学,防止交叉和混淆。

4.档案实体排架规范

我校档案按档号顺序排列。档案上架排列应从上到下,从左到右。

底图平放保管。声像档案按照不同类型、不同规格声像载体分别编制的档号排架。

实物档案根据不同类别陈列摆放个别可不按档号排架。

5.编制好档案的检索工具

档案的案卷目录应根据不同类别的案卷分别编制,做到档号不重复。

要根据需要分别编制著录标引卡、人名卡、文号索引专题索引等检索工具。

6.档案箱柜编排规范

一个档案库房内的箱柜号不能重复,五节一套的档案柜以套为单位,自上而下排列。

每间库房内箱柜的编号,以进库后从左到右成反S型方向排列。

7."档案存放示意图"、"指引卡"的设置

（1）档案库房内绘制"档案存放示意图",标明存放档案的内容和位置,便于存、取档案。

（2）每个档案箱柜设置指引卡,并插入箱柜的卡座其项目包括全宗号、类目号、案卷起止号。"指引卡"是指明箱柜内存放档案情况和辅助检索档案的工具。

三、档案鉴定销毁制度

档案的鉴定工作主要是指对综合档案室所藏己满保管期限档案的鉴定。它是甄别和判定档案的保存价值。决定档案存毁的工作。

1.档案的鉴定工作,必须在校档案工作委员会的领导下由档案馆和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。

2.对超过保管期限的档案,由鉴定小组提出存毁意见。凡需销毁的档案,必须造具清册,主管校长批准。

3.销毁档案时要指定两名监销人到指定的造纸厂监销以防失密。监销人要在销毁清册上签字。

4.对所存会计档案,每年鉴定销毁一次。其他档案每五年进行一次。经鉴定无保存价值的档案要在鉴定年内销毁完毕。

四、档案统计制度

档案统计工作是档案部门掌握情况、分析和研究问题、制定计划的重要环节。

根据国家档案局的有关规定结合我校档案工作实际对档案统计作如下规定:

1.统计工作应具备的工具是:档案收进、移出登记簿、档案年报。档案借阅统计表、档案利用效果登记表。

2.各类统计工具的统计方法

（1）档案收进、移出登记于每年12月底统计填写以反映当年一年各类的收进、移出情况。

（2）档案年报根据上级有关规定按时填报。

（3）档案借阅统计。平时作好借阅登记做到及时登记或加盖归还戳记。每半年统计一次。

（4）档案利用效果统计。平时要认真做好"利用效果反馈登记"、每半年统计一次,并及时积累利用效果的事例。

年底做好档案利用效果统计。档案利用效果统计应反映利用档案的类别、名称及通过利用档案取得的社会效益和经济效益。

五、档案保管和库房管理制度

为了维护档案的完整与安全,延长档案的寿命,以保证档案的长远利用,特作如下规定。

1.严格执行有关档案接收、管理、借阅和安全保密制度认真履行所规定的登记、签字、检查手续。定期检查案卷数量做到帐实相符。

2.切实做好借阅、催促归还工作。每学期对馆藏档案核对一次。

3.每学期初对所存档案的安全状况进行一次检查并做好记录、发现问题及时解决。

4.做好档案的修复和复制工作对褪变、磨损档案及时复制、修补。

5.作好库房的防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防强光等工作。

（1）严禁将易燃、易爆物品带人库房区不准在库房内吸烟。

（2）熟悉消防用品的使用方法每日下班前拉下动力电源电闸。

（3）保持库房清沽,放置必要的药品做好防虫工作。

(4)库房标准温度为14-24℃标准湿度为45-65%,要根据季节和气候变化调节库房湿度,并认真作好库房温湿度记录。

(5)每日下班前要关好库房门窗,锁好双锁,确保防盗。

(6)不随意打开库房门窗,如无特殊情况库房窗帘不要拉开以防尘土及强光射入。

6.库房箱柜摆放,案卷排列,要符合规范要求整齐划一便于管理和人员通行。

六、档案的接收制度

档案馆工作人员在接收各部门移交的案卷时要把好"三关",办清手续。具体规定如下:

1.把好接收案卷归档率关。档案人员要熟悉被接收部门应归档常规内容和范围,对所归案卷逐一对照使其归档率达到100%。

2.把好案卷质量关。档案人员要对案卷质量进行检查检查的内容主要有:

（1）文件材料组卷合理，保持文件之间的有机联系；

（2）卷内文件排列有序，编号符合要求；

（3）卷内目录、备考表填写规范、齐全、清晰；

（4）卷内文件装订整齐，小张文件托裱，无金属物，无掉页；

（5）卷内文件无圆珠笔、铅笔、复写等不利与长期保存的字迹；

（6）案卷标题拟写简明、准确，符合“三要素”要求；

（7）被接收文件卷内文件齐全。

对不符合以上要求的案卷，有档案馆人员进行指导，直到整改符合要求后，方可接收。

3.把好档案归档时间关。对各类档案的归档时间严格把关。对未按时归档的部门及时催促归档。

4.办好交接手续。对部门归档时提供的交接单要与档案实体核对，确认无误后签字接收，并留一份接收单保存。

对科研档案、基建档案、仪器设备档案还要办理档案交接收据。档案人员要协助以上档案形成负责人对档案的完整、准确进行审查，并监督部门负责人在备考表“检查人”位置上签字。

七、档案的修改制度

凡己归档的文件材料需要修改时,必须经所在部门主管领导批准。未经批准,不得修改任何文件材料。修改后的文件材料,要由责任人、部门负责人签字盖章方可归档。

八、档案的补充制度

1.档案的补充是非常严肃的事情,要慎重从事。对于一般档案必须一次归齐,不允许归档不完整。因特殊情况,部门需向档案馆补充文件材料时档案人员应及时将补充材料插人卷内相应位置,并在卷内目录、帐本上补充填写清楚。

2.对于敞口档案,如仪器设备、科研项目、产品档案、照片档案等,要随着工作的进展随时补充材料。在补充时,档案人员也应及时将材料插人卷内相应位置,并在卷内目录和案卷目录上补充填写清楚,按照《预立卷和归档制度》规定。

九、档案借阅制度

1.我校各职能部门因工作需要可直接到档案馆借阅本部门形成的档案，一般不能借阅其他部门的档案。需借出时,除按规定履行借阅手续外,还应做到不污染、不损坏,不涂改、抽拆、勾划,不转借他人,按期归还。

2.因工作需要查阅非本部门档案,除借阅者部门领导批准外,还需经档案立卷部门领导批准并由立卷部门兼职档案员审核借阅。

3.对于涉密档案和未公开发表的档案资料(科研成果、教学改革项目、财务档案、外事档案)仅供部门负责人或课题组负责人查阅,非负责人查阅时,应持负责人委托查阅的文字依据，并由立卷部门兼职档案员审核借阅。

4.对己公开发展的或技术转让的一般档案资料,我校教职工可凭工作证在档案部门查阅。

5.外单位人员借阅档案,应持单位介绍信（工作证或身份证）,并经档案立卷部门领导同意方可借阅。

6.本校在校生查阅档案,须持本人学生证和本系介绍信按有关规定借阅。

7.职能部门办理师生有关手续或证明时需要提供档案材料的，应由立卷部门兼职档案员审核借阅。

8.档案管理人员,对归还的档案应认真检查,查对无误后,方可办理归还手续,如发现问题要及时处理。

9.档案管理人员在办理借阅手续时，要严格统登项目。

十、档案安全保密及密级划分制度

1.凡需保密档案，在归档前必须由档案形成部门，按照有关保密条例规定填写密级。密级分秘密、机密、绝密三种。

2.档案馆要严格执行借阅制度，任何人未经批准，不得将档案带出档案室，不得随意复印、私自抄录和传播机密、绝密档案内容。

3.档案馆日常工作用办公废纸、废件等重要文件要定期销毁，不得随意乱仍。

4.非档案馆人员不得随意进入档案库房。

5.档案馆要会同校保密委员会和有关业务处，根据有关规定定期对档案的密级进行审查调整。

6.涉密档案如有丢失，应在24小时内及时报档案馆，档案馆及时上报校保密委员会，根据《档案法》和《保密法》有关规定，视情节追究当事人责任。

7.档案工作保密事项及具体范围

（1）机密级事项

档案批量运输的时间、路线及具体范围

（2）秘密级事项

重大科研成果、发明创造以及实验、生产配方和工艺诀窍。

（3）应作内部事项管理，不得私自扩散的内容

档案中涉及个人隐私部分；

重要的会议记录；

有关会计档案。

8.有关工作人员应严格执行本校“档案借阅制度”和“档案安全保密及密级划分制度”。

 十一、河北工业大学档案馆计算机使用管理制度

1.为加强档案室计算机的规范化管理和维护正常的办公秩序，避免操作不当造成的计算机软、硬件设备及其外围设备的损坏；避免人为原因造成网络的拥堵现象，按照计算机操作规范等有关规定，结合计算机的实际使用情况，制定本规定。

2.全馆所有计算机的使用均适用本规定。

3.计算机的购买、使用、维护、维修等项业务以及办公网络由全室统一管理，室内指定熟悉计算机原理的人员做计算机管理员，负责计算机的日常维护和管理工作。

4.计算机使用人员应熟悉机器性能，爱护机器，严格按规范步骤操作计算机，切忌违规操作，不准私自拆修机器，出现问题及时与管理员联系解决。

5.要做到人走停机断电，避免计算机、打印机等办公设备的疲劳使用，降低机器损耗，节约能源。

6.为保证馆内办公系统的安全，使用外带存储设备（如软盘、U盘、光盘、移动硬盘等）时必须查杀病毒后方可使用。

7.定期对计算机系统进行维护，及时安装系统补丁，升级杀毒软件，定期查、杀病毒。

8.安装档案管理系统的计算机作为专用服务器，由专人管理。服务器除必须的应用软件外，不得安装其他软件，不得用其上网或作他用。服务器保存的档案信息每天要进行数据备份，并定期进行异地备份。安装专用的杀毒软件和防火墙，防范黑客攻击或病毒破坏，确保服务器数据的安全。

9.需要设置开机口令的计算机要定期更换密码，密码设置不能过于简单。档案管理系统的登录密码要经常更换，并且注意保密。

10.禁止随意安装网页上附带的各种软件和控件，对于邮件中的附件应先杀毒后下载，对来历不明的邮件特别是其附件不能随便打开，以防止病毒的侵入。

11.计算机设备的报损，按照学校的有关规定执行。

                                                                                  河北工业大学综合档案馆

                                                                                         二○○九年十一月