校内各单位、部门：

根据学校档案管理工作安排，现启动2023-2025年度档案立卷归档工作。请各单位、部门将本单位、部门2023-2025年度属归档范围的各类文件材料按要求立卷归档，并移交档案馆。

档案记载的是历史，传承的是文化。请各单位充分认识档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，确保在规定时间内完成本单位的立卷归档工作。现将有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）立卷归档范围和保管期限参照《河北工业大学各单位、部门归档范围和保管期限表（2025）》（附件1）。

（二）归档材料包括纸质材料和电子文件。

（三）各种证书、奖牌、奖杯、奖状、光荣册、锦旗、题词及其它具有保存价值的实物档案；学校重大活动和重大事件专项档案（文本文件、电子照片、音视频等）。

（四）科研、基建项目和专题性、成套性档案材料应在项目完成，并通过鉴定或验收后2个月内归档。

二、归档要求

（一）凡立卷归档的文件材料，要做到材料完整、齐全，以确保文件材料的准确性和全面反映各部门、单位工作情况。各单位每年有重大活动的，要安排专人负责相关档案的收集，将活动各个环节的档案材料一并移交归档。

（二）凡立卷归档的各类文件材料都应是原件，复印件及传真件等一般不能作为归档材料。重要文件材料的印章、签名等要素要完善，各类文件用纸、书写墨迹等要规范、标准，以确保文件材料的有效性。

（三）文件材料装订成卷移交；声像、实物档案无需装订，按件移交。

（四）各归档部门、单位兼职档案员将文件材料汇总集中后进行分类预立卷，经档案馆工作人员检查预立卷合格后，领取档案盒、封皮、封底进行装订。装订顺序为：封皮——卷内目录——文件材料——封底。移交时携带案卷移交目录（附件3）一式两份，移交人与接收人签字确认后各执一份。

三、归档时间

请各单位、部门于2026年5月30日前将归档案卷移交至档案馆，如立卷过程中有疑问，请及时与档案馆联系。

联系人：杨靓

联系电话：60438351

附件1.河北工业大学各单位、部门归档范围和保管期限表（2025）

附件2.卷内目录

附件3.案卷移交目录

                            

                                                             档案馆

                                                          2026年3月9日