第一部分：走档须知

一、毕业生档案转递去向和走档依据

1、到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业：档案转递至就业单位或定向单位。以就业单位调档函或三方协议作为走档依据。用调档函走档的，调档函应由具有人事档案管理权限的单位出具，调档函抬头为“河北工业大学”即可；用三方协议走档的，三方协议应手续齐全。考研升学的，一律用调档函走档。

2、到非公单位就业、灵活就业及自主创业的：档案转递至就业创业地或户籍地公共就业人才服务机构。以就业创业地、户籍地公共就业人才服务机构开具的调档函作为走档依据。

3、暂未就业的：可根据本人意愿转递至户籍地公共就业人才服务机构。以户籍地公共就业人才服务机构开具的调档函作为走档依据。如果户籍地公共就业人才服务机构不予出具调档函，毕业生可填写《档案回户籍地走档申请书》（附件1）作为走档依据。（备注：附件1同样适用于第2中档案转递至户籍地的情况）

二、毕业生走档需提交的材料及具体要求

材料1、毕业生本人身份证复印件1份，复印件空白处需填写以下两项内容：

（1）毕业生本人所在学院、班级、姓名、联系方式、走档方式（EMS或机要）。

（2）档案接收单位的名称、地址、接收人或部门、联系方式。

材料2、用调档函走档的，需提交调档函（原件、复印件、打印件均可）1份；用三方协议走档的，需提交三方协议复印件1份；用《档案回户籍地走档申请书》走档的，需提交《档案回户籍地走档申请书》1份。

特别说明：

1、目前我校暂不具备办理线上走档的条件，毕业生档案从学校转出，尚需本人到学校现场办理。若毕业生本人无法亲自到现场办理，可委托他人代办，毕业生可将《档案转递委托书》（附件2）写到本人身份证复印件上，同时代办人需携带其身份证原件和复印件1份。毕业生身份证复印件的格式可参考附件3。

2、毕业生档案从学校转出，可根据档案接收单位的要求，选择高校EMS邮寄或机要邮寄，邮寄费用全部由学校承担。特别提示：高校EMS邮寄速度快，且物流信息可随时跟踪；机要邮寄周期长、速度慢，物流信息个人无法跟踪。若档案接收单位无明确要求，建议选择高校EMS邮寄档案。

三、办理时间、地点与网上预约

办理时间：正常工作日每周一至周四，上午9:00-11:00、下午2:00-5:00（假期走档时间另行通知）

办公地点：天津市红桥区光荣道8号  河北工业大学红桥校区东院图书馆一楼101室

邮编：300130

联系电话：022-60435928

办公邮箱：xsdas@hebut.edu.cn

为提高办理效率，毕业生走档可提前预约，预约网址和二维码如下：

http://hebut-xsdas.mikecrm.com/cHvfqSU

特别提醒：

1、档案从学校转出后，毕业生应及时跟踪物流信息，并主动联系档案接收单位，确认档案是否已经寄达。若出现长时间档案未寄达的情况，应尽快与学生档案室取得联系022-60435928。

2、从廊坊分校毕业的学生，请与廊坊分校档案管理部门联系走档事宜。

第二部分：补档须知

（一）高中阶段材料

1、高中阶段档案材料（高中学籍、入团志愿书及其他材料），请到原来的高中去补办。

2、高中档案是电子档案的，请到学校本科招办补打纸质档案（仅限本科在我校就读的）。

（二）本科阶段材料

1、高考报名登记表：到学校综合档案室复印《高考录取花名册》即可。

2、入学登记表、毕业登记表：到所在学院补办。

3、本科成绩单：到学校综合档案室复印盖章。

4、学历学位证明：先到学校综合档案室复印《高考录取花名册》和《毕业证学位证领取表》等材料，再到学校本科学籍科开具学历学位证明。

备注：非我校毕业的本科生，需到原来本科就读的学校去补档案。

（三）硕士阶段材料

1、入学登记表、毕业登记表：到所在学院补办。

2、硕士研究生录取花名册、成绩单、硕士授位决定：到学校综合档案室复印盖章。

备注：非我校毕业的硕士生，需到原来硕士就读的学校去补档案。

（四）博士阶段材料

1、入学登记表、毕业登记表：到所在学院补办。

2、博士研究生录取登记表、考博材料：到学校研招办领取。

3、博士研究生录取花名册、成绩单、博士授位决定：到学校综合档案室复印。

特别提醒：

1、我校高自考的学生，请与学校继续教育学院联系补档事宜。

2、从廊坊分校毕业的学生，请与廊坊分校联系补档事宜。

第三部分：查档、政审、存档证明

1、档案尚在学校的毕业生查档，可由用人单位工作人员持身份证和单位开具的介绍信，到学生档案室现场查阅。用人单位因故不能到现场查档的，可与毕业生所在学院党委进行沟通，经协商一致后出具协查函，委托学院党委到学生档案室代为查阅。

2、所有在校生查档，一律由用人单位工作人员持身份证和单位开具的介绍信，直接到学生所在学院进行查阅。

3、无论是毕业生，还是在校生，其政审一律由所在学院负责进行，政审材料一律由所在学院负责盖章。党员材料的补办、组织关系转出等事宜，亦应由所在学院党委负责办理。

4、档案尚在学校的毕业生，可持本人身份证到学生档案室开具存档证明；所有在校生的存档证明，一律由所在学院负责开具。

                                                                                                                                     档案馆

                                                                                                                            2024年11月8日